Kad znate da ćete nekoliko dana izaći iz ureda, možete postaviti pomoćnika izvan ureda kako biste automatski odgovorili, dopuštajući ljudima da znaju da uživate u svom odmoru dok su zaglavljeni na poslu.
Da biste izradili odgovor iz sustava Outlook u programu Outlook, izradit ćemo predložak e-pošte s porukom koju želimo upotrebljavati i izraditi pravilo koje će poslati odgovor s tom porukom na sve e-poruke koje primimo tijekom određenog datumskog raspona.
NAPOMENA: Outlook mora biti otvoren za pokretanje pravilnika i slanje odgovora izvan ureda. Dakle, pobrinite se da ostavite svoje računalo i Outlook se izvodi dok ste izvan ureda.
Da biste stvorili predložak poruke u programu Outlook, provjerite je li kartica "Početna" aktivna i kliknite gumb "Nova e-pošta" u novom odjeljku.
Unesite poruku koju želite poslati kao automatski odgovor u okviru za poruke. Ne unosite adresu e-pošte ili subjekt. Zatim kliknite karticu "Datoteka".
Kliknite "Spremi kao" na popisu opcija na lijevoj strani zaslona backstage.
Na dijaloškom okviru Spremi kao odaberite "Predložak za Outlook (* .oft)" s padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu".
Odvezeni ste u mapu korisnika predložaka. Unesite naziv predloška u okvir "Naziv datoteke", zadržavajući nastavak ".oft" i kliknite "Spremi".
Ako želite kopirati svoj predložak e-pošte od odgovornosti u službu na drugo računalo ili ga sigurnosno kopirati, cijeli put do mape korisničkih predložaka je C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates , Zamijeniti s korisničkim imenom u sustavu Windows.
Zatvorite prozor s porukama klikom na gumb "X" u gornjem desnom kutu.
Pojavi se dijaloški okvir s upitom želite li spremiti nacrt poruke. Ne morate jer ste ga spremili kao predložak, ali možete, ako želite. Kliknite "Da" ako želite spremiti skicu ili "Ne" ako to ne učinite.
U odjeljku Premjesti kliknite gumb "Pravila" i odaberite "Upravljanje pravilima i upozorenjima" s padajućeg izbornika.
Možete i kliknuti karticu "Datoteka" da biste pristupili zaslonu iza pozadine. Provjerite je li zaslon "Info" aktivan (ako je potrebno, kliknite lijevu tipku "Info"), a zatim kliknite gumb "Upravljanje pravilima i upozorenjima".
Na dijaloškom okviru Pravila i upozorenja provjerite je li adresa e-pošte kojoj želite primijeniti ovo pravilo odabrana u padajućem izborniku "Primijeni izmjene u ovu mapu". Ako želite da se ovo pravilo primijeni na sve svoje račune u programu Outlook, pokazat ćemo vam kako to učiniti kasnije u ovom članku. Kliknite karticu "Pravila e-pošte" ako već nije aktivna, a zatim kliknite gumb "Novo pravilo".
Na prvom zaslonu dijaloškog okvira Čarobnjak za pravila kliknite "Primijeni pravilo o primljenim porukama" u odjeljku "Počnite od praznog pravila". Opcija se dodaje u okvir "Korak 2: Uredi opis pravila (kliknite podcrtanu vrijednost)". Nema ništa za uređivanje ovog dijela pravila, pa kliknite gumb "Dalje" da biste nastavili.
Drugi zaslon na dijaloškom okviru Čarobnjak za pravila omogućuje vam odabir uvjeta za provjeru pri primitku e-pošte. Da biste poslali izvan ureda odgovor poslan tijekom određenog datumskog raspona, označite okvir "primljen u određenom razdoblju" u okviru "Korak 1: Odabir uvjeta". Stanje se dodaje u okviru "Korak 2: Uredite opis pravila (kliknite podcrtanu vrijednost)", kao i prije, ali ovaj put postoji dio opisa koji treba urediti. Da biste dodali datumski raspon, kliknite vezu "u određenom datumskom rasponu" u okviru Korak 2.
Na dijaloškom okviru Datum prijema, potvrdite okvir "Nakon", kliknite padajući izbornik i kliknite datum nakon kojeg želite poslati automatsko isključivanje odgovora. Na primjer, ako želite da vaš odsutni odgovor počne poslati 8. veljače, odaberite 7. veljače za naknadni datum.
Zatim provjerite okvir "Prije", odaberite datum s padajućeg izbornika s desne strane okvira Prije označavanja. Datum koji odaberete trebao je biti dan nakon što želite da se ne odazove odgovoru ureda da se prestane slati. Na primjer, ako želite da 15. veljače bude posljednji dan slanja vašeg izvanrednog odgovora, 16. veljače odaberite Kao datum.
Odabrani datumi dodaju se u stanje u okviru Korak 2. Kliknite gumb "Dalje" u dijaloškom okviru Čarobnjak za pravila kako biste nastavili.
Na trećem zaslonu u dijaloškom okviru Čarobnjak za pravila odaberite ono što želite učiniti s dolaznim e-porukama tijekom razdoblja. Želimo odgovoriti na sve e-poruke pomoću predloška koji smo izradili u prvom odjeljku pa u okviru "Korak 1: Odabir radnji" provjeravamo okvir "odgovor pomoću određenog predloška". Da biste odabrali predložak koji smo stvorili, kliknite vezu "određeni predložak" u okviru "Korak 2: Uredi opis pravila (kliknite podcrtanu vrijednost)".
Na dijaloškom okviru Odaberi predložak odgovora odaberite "Korisnički predlošci u datotečnom sustavu" na padajućem izborniku "Pogledaj".
Odaberite predložak koji ste izradili (u našem slučaju, predložak "Izvan prijave") i kliknite gumb "Otvori".
Puni put do odabranog predloška dodaje se odabranoj radnji. Kliknite gumb "Dalje" da biste nastavili.
Na četvrtom zaslonu čarobnjaka pravila možete odabrati sve iznimke koje želite primijeniti na pravilo, kao što je to, ako želite isključiti određene ljude ili grupe ("osim ako je od ljudi ili javnih grupa"). Nećemo dodavati nikakve iznimke u našu pravilu pa kliknite gumb "Dalje" da biste nastavili.
Unesite naziv pravila u okviru "Korak 1: Navedi ime za ovo pravilo". Okvir "Uključi ovo pravilo" provjerava se prema zadanim postavkama pa će pravilo automatski biti uključeno. Nemojte se brinuti, ipak. Neće se prikazivati tek nakon navedenog datuma nakon.
Ne želimo pokrenuti pravilo o porukama već u našoj pretincu pristigle pošte, pa ostavite neodgovoreno "Pokreni ovo pravilo sada na porukama već u pristigloj pošti". Ako želite pokrenuti ovo pravilo na svim računima e-pošte u programu Outlook, označite okvir "Napravi ovo pravilo na svim računima". Kliknite gumb "Završi".
Pravilo se dodaje popisu. Kliknite "U redu" da biste zatvorili dijaloški okvir Pravila i upozorenja.
Sada, kada vam netko pošalje e-poruku tijekom datuma koji ste naveli, oni će automatski primiti poruku u predlošku e-pošte koju ste stvorili.
Iako pošiljatelj prima automatski odgovor koji kaže da ste izvan ureda, i dalje ćete dobiti e-poštu s ikonom koja pokazuje da je poslan automatski odgovor. Međutim, možete se osjećati opravdanim ignorirati dok se ne vratite.
Nakon što se proširi datumski raspon u pravilu, pravilo se neće primijeniti na dolazne poruke e-pošte. Međutim, i dalje možete isključiti pravilo. Da biste to učinili, otvorite dijaloški okvir Pravila i upozorenja kako je ranije opisano i poništite okvir s lijeve strane pravila u popisu. Kliknite "U redu" da biste zatvorili dijaloški okvir.
Kada upotrebljavate ovo pravilo za slanje automatskog neizvršenog odgovora, odgovor se šalje jednom svakom pošiljatelju tijekom jedne sesije programa Outlook. Sesija je kada otvorite Outlook dok ne izađete iz aplikacije. To sprječava slanje dvostrukih odgovora istom pošiljatelju koji vam šalje više poruka. Outlook prati one koji su primili automatizirani odgovor tijekom svake sesije, ali ovaj popis se vraća kada izađete iz programa Outlook. Zato ostavite Outlook otvoren (nemojte izlaziti i ponovno se otvoriti) kako bi se pravilo pokrenulo i automatsko isključivanje odgovora poslane svima koji vas e-poštom šalju i tako pošiljatelji ne primaju više od odgovora u službi.
