Ponekad vam svibanj želite stvoriti pismo koje ćete slati puno različitih ljudi, ali biste željeli određene dijelove toga da budu individualizirani za svakog primatelja: dijelove kao što su pozdrav, ime, adresa, itd. U programu Word to znači da trebate stvoriti pismo s obrazacom, što je stvarno lako učiniti.
Prije nego započnete s pisanim slovima, trebali biste provjeriti imate li već postavljenu bazu podataka sa svim poljima koje želite uključiti. Baza podataka može biti jednostavna kao Excel proračunska tablica s stupcima za ime, prezime, adresu itd. Riječ može uvesti podatke iz programa Excel, Access i tekstualnih dokumenata. Ako još nemate postavljanje baze podataka, uvijek ga možete izraditi unutar Worda, što ću vam pokazati kako to učiniti.
Da biste započeli, izradite dokument koji sadrži standardni tekst kao primjer božićnog pismo u nastavku:
Primijetite kako nema pozdravne, adrese i sl. Jer će sve biti dodane kasnije kao polja u našem pismu. Prva stvar koju trebate učiniti je kliknuti na Odaberite Primatelji na pošte kartica:
Ovdje dodajete osobe koje će primiti pismo ili uvesti popis iz datoteke baze podataka.
Možete kliknuti Upišite novi popis ako želite stvoriti popis unutar samog Worda. Da biste uvezli, kliknite Upotrijebi postojeći popis, U ovom ćemo primjeru upisati popis.
Napomena: Kada spremite popis primatelja, Word će vas tražiti da pronađete mjesto na tvrdom disku da biste spremili podatkovnu datoteku koja će se stvoriti.
Kada spremite popis primatelja, primijetit ćete da su mnoge ikone koje se nalaze na pošte Sada se mogu kliknuti vrpce. Da biste započeli s dodavanjem polja u svoje pismo, kliknite točku u svom dokumentu kako biste naznačili gdje želite postaviti polje, a zatim kliknite Blok adresa.
To će dovesti do Umetni blok adrese dijaloški okvir.
Klik u redu da idete s zadanim formatom i trebali biste dobiti nešto što izgleda ovako:
Zatim dodajte a Unesi nakon što Blok adresa za pomicanje teksta dolje crta, a zatim kliknite na Pozdravna linija ikona:
To će dovesti do Umetni pozdravnu liniju dijaloški okvir.
Još jednom, idemo s zadanim formatom i samo kliknite na u redu dugme.
Dalje, istaknite mjesto na kojem se nalazi, desnom tipkom miša kliknite mišem, odaberite stav a zatim potvrdite okvir poredNemojte dodavati prostor između stavaka istog stila, Time će blok adresa biti dobro povezan umjesto da ima prazan redak između svakog dijela.
Zatim kliknite na Pregled rezultata ikonu koja se nalazi na kartici Mailings na vrpci.
Umjesto indikatora polja adresnog bloka, sad biste trebali vidjeti stvarni sadržaj naveden u Word dokumentu.
Kada završite s pregledavanjem, kliknite Pregled rezultata za isključivanje pregleda. Zatim, da biste vidjeli kako dodati druga polja, kliknite samo prošlost u svojem dokumentu da biste postigli svoj trenutačni položaj, a zatim kliknite gumb Umetni polje spajanja ikona.
Trebali bi nešto ovako:
izabrati Država ili regija, a zatim kliknite na Umetnuti dugme.
Pokušajte kliknuti Pregled rezultata ponovno vidjeti kako izgleda. Ovdje je moj primjer u nastavku:
Sada kada je obrazac pismo ispravno postavljen, možete učiniti naprednije stvari poput postavljanja pravila. Pravila će vam omogućiti prikazivanje nekog teksta za određene primatelje i sakrivanje za druge. Da biste započeli, kliknite gumb pravila dugme.
Vidjet ćete padajući izbornik s nekoliko opcija kao što su upit, popunjavanje itd.
Za naš primjer, odaberite Ako ... Onda ... Ostalo, koji će nas dovesti do sljedećeg dijaloga:
Promijeni Naziv polja: do Država ili regija, i upišite SAD u Usporedi s: polje. Zatim dodajte neki tekst u okvire gdje piše Umetnite ovaj tekst i U suprotnom umetnite ovaj tekst. U ovom primjeru ako primatelj živi u SAD-u, dobit će tekstsretan Božić umetnuta u svoje pismo, dok će svi drugi dobiti porukuPrigodne čestitke.
Evo kako će izgledati nakon što kliknete u redu gumb, a zatim Pregled rezultata dugme.
Zatim, napominjemo Pregled rezultata odjeljak:
Ovdje možete kliknuti gumbe sa strelicama (kada Pregled rezultata je uključen) lijevo i desno od broja za kretanje po svim slovima koja će biti poslana. Na taj način možete biti sigurni da će sva vaša pisma izgledati točno prije ispisa ili slanja e-pošte.
Napomena: Odabir izbornika polja podudaranja pod Pravilima je za podudaranje naziva polja u bazi podataka s nazivima zaglavlja na popisu primatelja.
Da biste lakše vidjeli gdje ste umetnuli polja u svoj dokument, upotrijebite vrhunac Spoji polja dugme.
To je prekidač koji možete uključiti i isključiti po vlastitom nahođenju. Konačno, kada ste zadovoljni svojim pismom, kliknite Završi i spoji ikona:
Trebali biste dobiti ovaj padajući izbornik s tri opcije.
izabrati Uredite pojedinačne dokumente da biste dobili Riječ spojiti sve vaše pisma zajedno u jedan veliki dokument koji možete pregledati prije ispisa ili slanja kao e-pošte.
Kao što možete vidjeti, stvaranje slova s Wordom više nije posao koji je nekoć bio i možete brzo kreirati i slati dokumente brzo i jednostavno. Ako imate pitanja, slobodno komentirajte. Uživati!
