Outlook datoteke s podacima mogu biti vrlo velike tijekom vremena, pogotovo ako dobivate mnogo privitaka. Čak i ako izbrišete stare poruke, veličina Outlook datoteke podataka se ne smanjuje u skladu s tim.
Vaše podatkovne datoteke programa Outlook (.pst i .ost datoteke) uključuju sve vaše e-poruke (u svim vašim mapama, uključujući poslana e-pošta), kontakte, kalendarske sastanke, zadatke i bilješke, kao i pridružene privitke. Dok šaljete i primate više poruka e-pošte i privitaka, dodajte više obveza kalendaru i izradite više zadataka i bilješki, datoteke programa Outlook mogu lako rasti do nekoliko gigabajta. Moja je jedna gigabajt, ali to je još uvijek prilično velika.
Čak i ako ispraznite mapu izbrisanih stavki ili ga automatski ispraznite kada izađete iz programa Outlook, prostor koji se nalazi u podatkovnoj datoteci ne pušta. Možete, međutim, vratiti taj prostor zbijanje vašu podatkovnu datoteku programa Outlook. Evo kako to učiniti.
Prije nego što prođete proces kompaktiranja, trebat ćete proći kroz Outlook i izbrisati sve što vam nije potrebno. Preporučujemo da provjerite koliko su vaše različite mape, tako da znate koje će stavke osloboditi najviše prostora. Ne zaboravite, pored e-poruka možete i izbrisati kalendare, zadatke i bilješke. Da biste provjerili veličinu mapa, odaberite ulazni spremnik (ili bilo koju drugu mapu) na računu (Outlook datoteka podataka) koju želite kompaktirati i kliknite karticu "Datoteka".
Na zaslonu backstage kliknite "Tools" i odaberite "Mailbox Cleanup" s padajućeg izbornika.
Na dijaloškom okviru Čišćenje spremnika kliknite "Prikaz veličine spremnika".
Dijaloški okvir Size Folder prikazuje veličinu svake mape na trenutno odabranom računu. Pomaknite se i vidite koje su mape veće, gdje biste mogli izbrisati stavke. Kada završite, kliknite "Zatvori".
Da biste vidjeli veličinu mape Izbrisane stavke, kliknite "Prikaži veličinu izbrisanih stavki".
Naša mapa Izbrisanih stavki nije ogromna, ali svakako je trebamo isprazniti prije zbijanja naše podatkovne datoteke. Kliknite "Zatvori".
Vratit ćete se u dijaloški okvir Čišćenje spremnika. Ako želite izbrisati još stavki s računa, kliknite "Zatvori" da biste se vratili na svoj račun. Odaberite sve poruke e-pošte, kalendara, zadataka i bilješki koje ne želite i pritisnite Izbriši. Također možete pritisnuti Shift + Delete za trajno brisanje odabranih stavki, zaobilazeći mapu Deleted Items.
Također ćete želite isprazniti mapu smeće ili mapu "Izbrisane stavke" prije nastavka. Ako u mapi Izbrisanih stavki još postoje stavke, na raspolaganju vam je dva načina na koje možete isprazniti mapu. Jedan je način ako kliknete "Isprazni" u dijaloškom okviru Čišćenje spremnika, ako je još uvijek otvoren.
Pojavljuje se dijaloški okvir za potvrdu kako biste trajno izbrisali stavke u mapi Izbrisane stavke. Kliknite "Da".
Ako dijaloški okvir Čišćenje spremnika nije otvoren, mapu Izbrisane stavke možete i ispisati izravno na svom računu u oknu e-pošte. Da biste to učinili, prvo provjerite je li okno E-pošte aktivno. Pritisnite Ctrl + 1 za otvaranje okna e-pošte, ako nije. Zatim kliknite desnom tipkom miša na mapu Izbrisanih stavki na računu koji želite kompaktirati i na skočnom izborniku odaberite "Prazna mapa". Isti potvrdni dijaloški okvir prikazan iznad prikazuje.
Sada kada ste izbrisali stavke koje ne želite i ispraznite mapu Izbrisanih stavki, vrijeme je za kompaktiranje podatkovne datoteke programa Outlook. U glavnom prozoru programa Outlook, ponovno kliknite karticu "Datoteka". Zatim provjerite je li zaslon Informacija računa aktivan. Ako ne, kliknite "Info" na popisu stavki s lijeve strane. Kliknite "Postavke računa", a zatim s padajućeg izbornika odaberite "Postavke računa".
U dijaloškom okviru Postavke računa kliknite karticu "Podatkovne datoteke".
Odaberite podatkovnu datoteku programa Outlook koju želite kompaktirati na popisu, a zatim kliknite "Postavke".
Ako je trenutno odabrani račun POP3 račun (.pst datoteka), prikazuje se sljedeći dijaloški okvir. Kliknite "Compact Now".
U suprotnom, ako je odabrani račun IMAP račun (.ost datoteka), vidjet ćete sljedeći dijaloški okvir. Kliknite "Compact Now".
Sljedeći dijaloški okvir prikazuje se dok je podatkovna datoteka programa Outlook kompaktirana.
Kada se proces kompaktiranja dovrši, vratit ćete se u dijaloški okvir Outlook Data File (ili Outlook Data File Settings). Kliknite "U redu" ili "Odustani" da biste je zatvorili.
Kliknite "Zatvori" u dijaloškom okviru Postavke računa.
Naša Outlook datoteka dosegla je od oko 951 MB do oko 845 MB pa smo dobili malo više od 100 MB prostora na disku. Što je vaša podatkovna datoteka veća, to ćete više prostora vjerojatno vratiti.
Oblikovanje vaših podatkovnih datoteka programa Outlook ne samo da vam štedi prostor na disku, već također može poboljšati performanse programa Outlook. Velika podatkovna datoteka programa Outlook može učiniti da Outlook traje duže za pokretanje, rad i zatvaranje. Dakle, povremeno komprimiranje podataka programa Outlook je pametna stvar za napraviti.
