Vjerojatno imate neki tekst koji upisujete često u Word dokumentima, kao što su adrese. Umjesto ponovnog unosa teksta svaki put kada to trebate, ovaj zajednički tekst možete staviti u jedan Word dokument i uputiti ga u druge dokumente - čak i ako se promijenite, automatski će se ažurirati u svim vašim dokumentima.
Recimo da želite postaviti svoju adresu u podnožje svojih dokumenata, ali adresa se s vremena na vrijeme mijenja. Ovu adresu možete pohraniti u zasebni zajednički Wordov dokument i upotrijebiti polje u izvješću za povlačenje teksta iz zajedničkog dokumenta i ažuriranje kad god se mijenja. Pokazat ćemo vam kako to učiniti.
Za početak, izradite novi Word dokument koji će poslužiti kao spremište za adresu koju želite umetnuti u druge dokumente programa Word. Spremite ga na lokaciju koja će biti dostupna drugim dokumentima. Na primjer, nemojte je spremiti na mrežni pogon na koji nemate uvijek pristup.
Koristit ćemo oznake za označavanje adrese u našem zajedničkom dokumentu. Upišite niz teksta koji želite umetnuti u druge dokumente (u našem slučaju, adresu). Izradite oznaku tako da označite naziv i idete u Insert> Bookmark i dajte mu ime, poput "Adresa". Pogledajte naš vodič za oznake u programu Word za informacije o njihovom stvaranju.
Imajte na umu da imena oznaka ne mogu imati razmake. Preporučujemo da stavite naziv oznake iznad svake stavke u zajedničkoj datoteci s podacima kako biste jednostavno znali koje ime koristiti za koju stavku. To je osobito korisno ako namjeravate imati puno ponovljivih stavki u ovom zajedničkom dokumentu. U našem primjeru dodali smo našu adresu zajedničkom informacijskom dokumentu i stavili oznaku "Adresa" iznad stavke.
Kada dodate stavku u zajednički dokument, možete spremiti i zatvoriti. Otvorite dokument u koji želite umetnuti adresu i postavite pokazivač na mjesto gdje želite da taj tekst ide. Za naš primjer dodajemo podnožje i tamo unesite adresu.
Upotrebljavamo kôd polja INCLUDETEXT kako bismo se uputili na oznaku koju smo stvorili u zajedničkom dokumentu. Da biste to učinili, pritisnite "Ctrl + F9" za umetanje zagrada za polje kod.
NAPOMENA: Ne možete upisati normalne zagrade oko polja kodova. Morate upotrijebiti "Ctrl + F9" za umetanje ispravne vrste zagrada.
Pokazivač se automatski postavlja između zagrada. Umetnite sljedeći tekst između zagrada, zamjenjujući "" apsolutni puni put do uobičajene riječi koja sadrži naziv koji želite umetnuti. Zamijenite "" oznakom koju ste dodijelili stavci u zajedničkom dokumentu.
INCLUDETEXT ""
NAPOMENA: Nemojte unositi zagrade u polje kod.
Primjerice, između zagrada polja za šifru zapisali smo sljedeće:
INCLUDETEXT "C: \ Korisnici \ Lori \ Dokumenti \ Opće informacije \ CommonInformation.docx" Adresa
NAPOMENA: Morate upotrijebiti dvostruki unatrag na putu, kao što smo to učinili. Također, provjerite koristite li pravocrtne citate, a ne pametne citate, kada upišete gore navedeni kôd u polje.
Da biste dohvatili adresu iz zajedničkog dokumenta i umetnuli je u kôd koji ste upravo unijeli, desnom tipkom miša kliknite polje kod i odaberite s padajućeg izbornika "Update Field".
Adresa se prikazuje u dokumentu. Zaglavlja se i dalje prikazuju oko adrese ako je uključena opcija "Prikaži oznake". Opet, pogledajte naš članak o oznakama da biste saznali kako isključiti ovu opciju. Također, šifra polja može biti zasjenjena. Međutim, to možete i isključiti.
Ako želite promijeniti polje, možete ponovo prikazati kôd, a ne rezultat. Da biste to učinili, desnom tipkom miša kliknite rezultirajuću stavku i odaberite s popup izbornika "Toggle Field Codes". Tekst koji ste upisali u kôd polja ponovno će se prikazati i možete je urediti. Jednostavno, ažurirajte polje za prikaz novog rezultata.
Nakon što stvorite zajednički dokument, možete ga koristiti za pohranu drugih stavki koje često upišete u Wordove dokumente. Jednostavno upotrijebite zaseban polje INCLUDETEXT u dokumentima programa Word za svaki podatak koji želite automatski umetnuti iz zajedničkog dokumenta.
