Čak iu tim vremenima brzih internetskih veza, velikih tvrdih diskova i opterećenja besplatnog prostora za pohranu u oblaku, veličina datoteke ponekad je važna. Možda imate ograničenje veličine datoteka koje možete slati ili primati putem e-pošte, ili možda imate mali položaj na palcu. Bez obzira na razlog, ako imate dokumente iz sustava Office koji uključuju slike, možda ćete znatno smanjiti veličinu tih datoteka.
Ured već radi iza kulisa kako bi se veličine datoteka mala. Novije vrste DOCX datoteke uglavnom djeluju kao ZIP datoteke, sažimajući sadržaj datoteke. Slike i tekst koji se više puta pojavljuju u dokumentu pohranjuju se samo jednom u stvarnu datoteku. Dakle, barem u novijim verzijama aplikacija sustava Office vidjet ćete da velike veličine datoteka obično imaju puno različitih slika u dokumentima.
Dobra je vijest da Office aplikacije nude i praktične alate za čuvanje tih veličina slika. U ovom članku koristimo Office 2016 (konkretnije Word 2016) kao naš primjer. No, pronaći ćete iste alate koje ćemo raspravljati u drugim aplikacijama sustava Office, kao što su Excel i PowerPoint te u prethodnim verzijama sustava Office koji se vraćaju na barem Office 2010.
Prvi korak koji biste trebali poduzeti u pokušaju smanjivanja veličine datoteke dokumenta sa slikama jest stiskanje tih slika. Svaka aplikacija sustava Office nudi vam praktičan alat za to. Koristimo Word ovdje (i to ćemo upućivati u sljedećim koracima), ali značajke ćete pronaći na istom mjestu u drugim aplikacijama sustava Office.
U dokumentu kliknite bilo koju sliku da biste je odabrali. Kliknite izbornik Format koji će se pojaviti na alatnoj traci sustava Office kada odaberete sliku.
Na izborniku Oblikovanje kliknite gumb Komprimirati slike.
U prozoru sažimanja slika kliknite "Primijeni samo na ovu sliku" ako želite komprimirati samo odabranu sliku. Kada ova opcija nije označena, vaše radnje primijenit će se na sve slike u dokumentu. Odaberite "Obriši izrezana područja slike" ako ste izbrisali slike u dokumentu i želite ukloniti područja koja ste izrezali. Napominjemo da ako odaberete ovu opciju, nećete više moći poništiti obrezivanje ako ponovno ne stavite originalnu sliku. Također možete odabrati razlučivost na koju možete komprimirati slike. Odaberite najnižu razlučivost koja će pokriti vaše potrebe. Kada završite, kliknite U redu.
Ovisno o broju slika u vašem dokumentu, Word može potrajati nekoliko trenutaka da ih sve komprimira. Kada završite, spremite dokument i provjerite novu veličinu datoteke. Ako niste sigurni da želite zadržati promjene, uvijek možete spremiti dokument kao novu datoteku, a zatim usporediti veličine datoteka s izvornom verzijom.
Uredske aplikacije nude sve vrste sjajnih alata za uređivanje slika u kojima se nalaze. Kada ih upotrebljavate, Word zadržava originalnu sliku i prati uređivanja koja ste napravili kako biste ih poništili ili se vratili na izvornu sliku ako vam je potrebna , Ako ste zadovoljni načinom oblikovanja svojih slika, sve što je spremljeno za uređivanje samo povećava veličinu datoteke. Ako komprimiranje slika u vašem dokumentu nije dovoljno daleko dosegla vašu datoteku, možete također izbrisati Word spremljene podatke o oblikovanju. Opet, možda biste htjeli spremiti dokument kao novu datoteku prije nego što započnete kako biste se mogli vratiti na izvornik, ako je potrebno.
Dok je dokument otvoren, kliknite izbornik Datoteka.
Na izborniku File (Datoteka) kliknite Options (Mogućnosti).
U prozoru Opcije riječi, na izboru s lijeve strane kliknite Napredno.
U prozoru Napredne opcije riječi pomaknite se do odjeljka "Veličina i kvaliteta slike" s desne strane. Odaberite opciju "Odbaci podatke za uređivanje" kako bi Word izbacivao informacije o oblikovanju prilikom spremanja datoteke. Druge opcije u ovom odjeljku omogućuju vam da zaštitite dokument od komprimiranja slika i odaberite zadanu razlučivost za komprimiranje slika (iako uvijek možete odabrati novu razlučivost prilikom kompresije).
Kada to učinite, spremite datoteku (ili spremite kao novu datoteku), a zatim provjerite novu veličinu datoteke. Vjerojatno je otišlo malo.
U našem primjeru uzeli smo Word datoteku ("File 1.docx" na sljedećoj slici) koja sadrži oko 20 kvalitetnih slika i vagati u veličini od gotovo 48 MB. Mnoge od tih slika su izrezane, neke su promijenjene veličine, a nekoliko je uređeno na druge načine. Nakon komprimiranja slika i uklanjanja spremljenih informacija o oblikovanju, nova datoteka ("File 2 (compressed) .docx" u sljedećoj slici) sada je nešto manje od 35 MB, što predstavlja smanjenje veličine datoteke od oko 27%. I ilustrirati ugrađenu kompresiju u DOCX formatu, zalijepili smo i tu datoteku. Kao što vidite, razlika u veličini između zipnih i odloženih datoteka zanemariva je.
I to je to! Slike su velike i brzo mogu povećati veličinu vaših dokumenata u sustavu Office. Ali pomoću ugrađenih alata za kompresiju u Office aplikacijama i uklanjanjem starih informacija o uređivanju možete značajno smanjiti veličinu dokumenata sustava Office koji sadrže slike bez puno truda.
