Wordovi dokumenti mogu dobiti ogromne, neuobičajeno duge, složene dokumente s hrpom ugrađenih slika, fontova i drugih objekata. Ali, također, čini se da dokumenti mogu rasti iz ruke, naizgled nema razloga. Ako imate posla s velikim dokumentom, evo nekoliko stvari koje možete pokušati smanjiti veličinu datoteke.
Kada imate Word dokument koji je malo prevelik, prva stvar koju ćete pokušati komprimirati slike u njemu. To je dijelom jer su web-lokacije poput Kako-To Geek napisali sveobuhvatne članke koji objašnjavaju kako to učiniti, a djelomično zbog toga što slike izgledaju kao da prigušuju veličinu Word dokumenta izvan razloga. I dalje biste trebali ići naprijed i slijediti savjete koje smo napisali u tom članku jer ako imate slike, oni će vam pomoći.
No, ako niste dobili slike ili ste slijedili te savjete i trebate smanjiti veličinu datoteke, moramo vas pokriti. Imamo puno savjeta za dijeljenje pa smo ih slomili u stvari koje će svakako pomoći u smanjenju veličine Word dokumenta, stvari koje bi mogle pomoći i nekih uobičajenih savjeta s kojima se ne biste trebali zamarati ,
Započnimo.
Nisu vam svima korisni savjeti. Ponekad je to zato što se ne odnose na vašu situaciju (ako nemate slika, a savjeti za komprimiranje slika neće biti korisni), ali ponekad su savjeti samo pogrešni. Ispitali smo sav savjet u ovom odjeljku, tako da znamo da rade.
Microsoft je objavio format DOCX u sustavu Office 2007, pa ako još uvijek koristite .doc format, vrijeme je za pretvorbu. Nova vrsta. Docx tipa bitno djeluje kao ZIP datoteka komprimiranjem sadržaja dokumenta, tako da jednostavno pretvaranje. Doc datoteke u .docx format će vaš dokument biti manji. (To se također odnosi i na druge formate sustava Office kao što su Excel (.xls do .xslx), PowerPoint (.ppt to .pptx) i Visio (.vsd to .vsdx).)
Da biste pretvorili .doc datoteku, otvorite ga u programu Word i kliknite Datoteka> Info> Pretvori.
Kliknite "OK" na upit koji će se pojaviti, kliknite gumb "Spremi", a Word pretvara vaš dokument u .docx. Riječ ova pretvorba stvara potpuno novu verziju dokumenta u novom formatu pa ćete i dalje imati dostupnu svoju staru .doc verziju.
Ispitali smo to s uzorkom od 20 stranica .doc datoteke koja sadrži šest slika, različite tablice i oznake za oblikovanje. Izvorna .doc datoteka bila je 6.001 KB, ali konvertirana. Docx datoteka izvagala je samo na 721 KB. To je 12% izvorne veličine. Ništa drugo što predlažemo u nastavku, učinit će više da biste smanjili veličinu datoteke, pa ako imate .doc datoteke koje možete pretvoriti u .docx, vaš rad može biti učinjeno.
Kada kopirate i zalijepite sliku u dokument, Word postavlja određene pretpostavke o tome kako se nositi s njom. Jedna od ovih pretpostavki je da želite da slika bude BMP format, što je velika vrsta datoteke ili ponekad PNG, što je još uvijek prilično velika. Jednostavna zamjena je da zalijepite sliku u program za uređivanje umjesto toga, spremite ga kao manji oblik kao što je JPG, a zatim umetnite sliku u dokument.
Lijepljenje malog ekrana ispod izravno u inače prazan Word dokument je veličina dokumenta skok od 22 KB do 548 KB.
Lijepljenje tog snimka zaslona u Paint, spremanje kao JPG, a zatim umetanje JPG-a u prazan dokument uzrokovalo je skok dokumenata na samo 331 KB. To je nešto više od 40% manje. Čak i bolje, upotreba GIF formata rezultirala je dokumentom koji je bio manji od 60%. Povećana je razlika između dokumenta od 10 MB i dokumenta od 4 MB.
Naravno, ne možete uvijek otići s ovim. Ponekad vam je potrebna bolja kvaliteta slike koju mogu oblikovati formati kao što su BMP i PNG. No, ako je to mala slika ili ne trebate super visoku kvalitetu, koristite format lakšeg utega i umetanje slike može vam pomoći.
Kada uredite sliku u programu Word, pohranjuje sve svoje uređivanje slika kao dio dokumenta. Sredstva ako obrezujete sliku u dokumentu, Word i dalje zadržava punu izvornu sliku. Promijenite sliku u crno-bijelo, a Word i dalje zadržava originalnu sliku u boji.
To povećava veličinu vašeg dokumenta nepotrebno, pa kada ste unijeli izmjene na svoje slike i sigurni ste da ne morate vratiti te slike, Word može odbaciti podatke za uređivanje.
No, bolje od uklanjanja nepotrebnih podataka iz vašeg dokumenta, nema prilično nepotrebnih podataka u dokumentu. Sve izmjene koje možete napraviti, čak i jednostavne poput obrezivanja ili dodavanja strelice, najbolje je u uređivaču slika prije umetanja slike u dokument.
Da, na početku smo rekli da se radi o ovom članku drugo načine za smanjenje veličine datoteke, ali većina članaka o ovoj temi govori vam kako komprimirati vaše slike jednu po jednu (uključujući i naš članak), a ovdje u How-To Geeku svi smo o pronalaženju boljih načina za obavljanje stvari.
Kliknite Datoteka> Spremi kao> Više opcija. (Možda imate "Spremi kopiju" umjesto "Spremi kao" ako imate OneDrive s uključenim automatskim spremanjem.)
Time se otvara dijaloški okvir "Spremi kao", gdje možete pristupiti nekim dodatnim opcijama. Kliknite Alati> Stisnite slike.
To otvara ploču "Komprimirati slike", gdje možete odlučiti o kompresiji koju želite primijeniti na sve svoje slike odjednom.
Opcija "Primijeni samo na ovu sliku" zasivljena je jer je to alat za sve ili ništa - sve ove slike će se primijeniti kada spremite dokument ili nijedan od njih neće. Dakle, ako želite odabrati različite opcije za različite slike, to neće raditi za vas. Ali ako želite objediniti sve svoje slike u jednom pokretu, to je mogućnost korištenja.
Odaberite svoje izbore, kliknite "U redu", a zatim spremite novu verziju dokumenta sa svim komprimiranim slikama.
Ako ne koristite neobičan font iz galaksije daleko, daleko je gotovo sigurno da će svatko s kim podijeliti dokument moći pročitati pomoću kopije Worda (ili besplatne alternative kao što je Libre Office). Pa zašto biste željeli gubiti prostor u datoteci ugrađivanjem fontova? Zaustavite to tako da odete na Datoteka> Opcije> Spremi i isključuje opciju "Ugradi fontove u datoteci".
Možda mislite da to ne bi imalo puno razlika, ali biste pogriješili. Ako ste uključili ugrađivanje fontova i isključili opciju "Nemoj ugraditi zajedničke fontove sustava", razlika u veličini datoteke je gotovo 2 MB. Čak i ako ne uključite "Ne ugrađujete zajedničke fontove sustava" (što znači da fontovi poput Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman i tako dalje nisu uključeni), datoteka je još uvijek veća za 1,3 MB.
Dakle, zaustavite ugrađivanje fontova u svoj dokument.
Nedavno smo vam pokazali kako ugraditi ili povezati proračunsku tablicu programa Excel u Word dokument (i to možete učiniti s drugim datotekama, kao što su PowerPoint prezentacije ili Visio dijagrami). Ako se možete povezati s proračunskom tablicom umjesto ugrađivanja, uštedjet ćete većinu veličine datoteke programa Excel. Nećete ga sve spremiti jer će povezana proračunska tablica i dalje dodati određenu veličinu, ali će vaš dokument biti puno manji s vezom nego potpunom ugradnjom. Naravno, postoje nedostaci povezivanja i prednosti, stoga svakako pročitajte taj članak da biste ih razumjeli prije nego što to učinite.
Danas vam Word omogućuje spremanje sličice dokumenta kako bi vam Windows mogao prikazati pregled u programu File Explorer. Ovih dana File Explorer to može samostalno i ne treba pomoć od Worda, ali opcija je i dalje prisutna u vašem dokumentu. U našem testnom dokumentu od 721 KB, okretanjem ove opcije povećana je veličina datoteke na 3247 KB. To je 4,5 puta veće od izvorne datoteke - ništa. Ova postavka naći ćete u odjeljku Datoteka> Info> Svojstva> Napredni entiteti.
Isključite potvrdni okvir "Spremi sličice za sve dokumente u Wordu" i kliknite "U redu".
Naziv ove opcije malo je zabludu, jer ga isključivanje samo utječe na dokument koji ste otvorili, iako to kaže "svi dokumenti iz programa Word". Ako je ovo zadano uključeno prilikom izrade dokumenta, Morat ćete ga isključiti u predlošku Normal.dotx i Microsoft je dao odlične upute za to ako niste sigurni kako.
Ova se postavka također možete isključiti u dijalogu "Spremi kao", gdje se zove malo točnija "Spremi sličicu".
Ne samo da su osobni podaci dodali veličinu vašeg dokumenta, već i potencijalno daju informacije čitateljima koje ne želite da ih imaju. Možda postoje informacije koje su oblikovane kao skrivene, a ako taj dokument nije potreban za taj skriveni tekst, zašto se ne biste riješili?
Uklonite ove nepotrebne informacije iz dokumenta tako što ćete krenuti u odjeljak Datoteka> Info> Potražite probleme i zatim kliknite gumb "Pregled dokumenta".
Provjerite je li uključen "Svojstva dokumenta i osobni podaci", a zatim kliknite "Pregledaj". Kada inspektor završi s radom, kliknite "Ukloni sve" u odjeljku "Svojstva dokumenta i osobne informacije".
Ta je radnja smanjila veličinu testne datoteke za 7 KB, pa ne i ogroman iznos. Međutim, dobra je praksa ukloniti osobne podatke iz vaših datoteka, tako da vjerojatno ionako biste to trebali učiniti. Budite upozoreni da ne možete oporaviti te podatke nakon što ste ih uklonili, stoga budite sigurni da ste sretni da to prijeđete prije uklanjanja. Isto vrijedi i za opcije "Nevidljivi sadržaj" i "Skriveni tekst", ali to će samo smanjiti datoteku ako imate skriveni sadržaj.
Jedna od sjajnih značajki programa - u stvari, jedna od sjajnih značajki svake aplikacije sustava Office - jest automatsko uklanjanje. Ova značajka redovito bilježi sigurnosnu kopiju datoteke dok radite, stoga ako se Word padne ili vaše računalo neočekivano ponovo pokrene (na primjer, kada Windows ažurira sustav preko noći), sljedeći put kada pokrenete, automatski ćete dobiti oporavljene verzije otvorenih dokumenata Riječ. Naravno, sve ove verzije dodaju veličinu datoteke, pa ako isključite automatsko uklanjanje, vaša će datoteka biti manja.
Idite na Datoteka> Opcije> Spremi i isključite opciju "Spremi podatke o automatskom uklanjanju svakih [x minuta]".
To neće učiniti neposrednu razliku, ali će zaustaviti nove verzije AutoRecover koje se dodaju u datoteku dok radite na njemu.
Upozoravajte se da više nećete imati AutoRecover verzije pa ako se Word ne padne ili zatvori neočekivano, izgubit ćete sav svoj posao od zadnjeg spremanja.
Dok radite na dokumentu, Word štedi razne stvari u pozadini kako bi vam pomogao.Pokazali smo kako ih isključiti tamo gdje je to moguće i kako izbrisati podatke koje Word prikuplja, no vjerojatno će vam i dalje biti stvari u vašem dokumentu koji vam nisu potrebni. Ako se nađete u ovakvoj veličini veličine dokumenta, možete stvoriti novi dokument i kopirati sve na njega.
Započnite s izradom novog praznog dokumenta. Odaberite sav sadržaj trenutnog dokumenta pritiskom na Ctrl + A. U novom dokumentu pritisnite Ctrl + V da biste sve zalijepili. Ovo kopira sav vaš tekst, odjeljke, oblikovanje, opcije izgleda stranica, brojčano označavanje stranica - sve što vam je potrebno.
Vaš novi dokument neće imati bilo koji od prijašnjih pozadina za spremanje, AutoRecover informacije ili prethodne verzije, a to bi trebalo smanjiti veličinu datoteke.
Imajte na umu da će ovo kopirati preko svih podataka uređivanja na vašim slikama pa biste to prije toga trebali ukloniti iz izvornog dokumenta prije nego što kopirate sve na svoj novi dokument. Ako to ne učinite, to nije velika stvar. I dalje ga možete ukloniti iz novog dokumenta.
Ne možemo vam reći koliko će to uštedjeti, jer može biti bilo što od nekoliko kilobajta do mnogo megabajta, ali uvijek je vrijedno raditi ako želite izvući što više masnoća iz dokumenta.
Kao bonus, vidjeli smo i ovu kopiju / zalijepiti u novi trik za dokumente kako bi riješili čudne pogreške u Wordovim dokumentima koje je bilo teško pronaći u suprotnom.
Čini se da neki savjeti pomažu, ali s njima ne možemo dobiti pozitivan rezultat. Ne kažemo da neće pomoći smanjiti veličinu datoteke, ali čini se da vam je potreban određeni skup okolnosti kako biste imali koristi od njih. Preporučujemo da najprije isprobavate savjete iz prethodnog odjeljka, a zatim ih pustite ako želite.
Složeniji dokument, a što je duže od trenutka kada ste ga spremili, to više može trajati kada spremite gumb "Spremi". Da biste se lakše približili ovoj, Word ima postavku u Datoteka> Opcije> Napredno pod nazivom "Dopusti pozadinsko spremanje".
Ta je postavka omogućena prema zadanim postavkama i sprema dokument u pozadini dok radite na njemu. Ideja je da kada kliknete "Spremi", bit će manje izmjena za spremanje i time ćete uštedjeti mnogo brže. To je u velikoj mjeri povratak danima kada je Word preuzela proporcionalno veću količinu resursa sustava, a na modernim sustavima, vjerojatno nije potrebna, pogotovo ako ne uređujete izuzetno dugo ili komplicirane dokumente.
Žiri ocjenjuje da li to čini razliku u veličini datoteke. Ostavljanje otvorenog dokumenta s ovom postavkom nije bilo nikakve razlike u veličini našeg testnog dokumenta (dok je AutoRecover uključen učinio povećajte veličinu datoteke). Izmjene izmjena tijekom razdoblja od oko 30 minuta također nisu uzrokovale znatnu promjenu veličine dokumenta, bez obzira na to je li "Dopusti pozadinskim uštedama" bio uključen ili isključen. Niti je isključio promjenu kako brzo dokument sprema.
Ukratko: ovo ovisi o vama. Ako ga isključite, ne smanjujete veličinu datoteke, a zatim ga ostavite, jer je sve što Word uradi za spremanje dokumenata automatski je dobra stvar.
RTF označava format Rich Text, a to je otvoreni standard za dokumente koji pružaju malo više oblikovanja od običnog teksta, ali ne i sva zvona i zviždaljke DOCX-a. Ideja pretvaranja DOCX-a u RTF je da uklanja sve dodatne formate i sve skrivene podatke tako da kada spremite RTF natrag kao DOCX datoteku, veličina datoteke će biti manja.
Pretvaranje naših 20 stranica, 721 KB testnog dokumenta u RTF pretvorilo je veličinu datoteke na 19,5 MB (stoga nemojte koristiti RTF ako želite malu datoteku). Pretvaranje natrag u DOCX rezultiralo je datotekom koja je bila 714 KB. To je ušteda od 7 KB - manje od 1% - i zato što RTF nije mogao podnijeti neke od jednostavnih oblikovanja tablica koje smo koristili, morali smo preoblikovati ... koji je vratio veličinu do 721 KB.
To se ne čini kao da će imati mnogo prednosti za vaš dokument, pogotovo kada moderni DOCX ima toliko mogućnosti oblikovanja koje RTF ne može podnijeti.
To je ista ideja kao i pretvorba u RTF, osim što je HTML web format. Naš test pretvorbe pokazao je gotovo identične rezultate u korištenju RTF-a.
Pokušali smo to na našoj 721 KB DOCX datoteci i pretvorili ga u 383 KB HTML datoteku. Pretvorba natrag u DOCX rezultirala je datotekom od 714 KB. To je ušteda od 1%, ali je zagušila oblikovanje, pogotovo zaglavlja, a one bi morale biti obnovljene.
DOCX dokument je komprimirana datoteka, poput arhive koju napravite s 7-Xip ili WinRar. To znači da ga možete otvoriti jednim od tih alata i vidjeti sve sadržaje. Jedan savjet koji biste mogli vidjeti jest izvući sve datoteke iz DOCX-a, dodati ih komprimiranoj arhivi, a zatim preimenovati arhivu na DOCX datotečni nastavak. Hej presto, imate Word dokument koji je komprimiran! Teoretski, to zvuči uvjerljivo, ali koristeći oba 7-Zip i WinRar i razne formate arhive otkrili smo da svaki put kad smo pokušali otvoriti .docx datoteku koju smo stvorili, Word nam je rekao da je datoteka oštećena.
U toj ideji može biti nekih zasluga: naš 721 KB datoteka završio je samo 72 KB - ali to ne bismo vam preporučili, osim ako ne želite potrošiti puno vremena za igranje s njim da biste je pokušali pokrenuti. Također, ušteda može biti samo zato što je postupak kompresije uklonio / komprimirao nešto što zaustavlja Word od otvaranja dokumenta, ali ne možemo biti sigurni.
Postoji nekoliko prijedloga koji plutaju oko interneta zvuk osjetljiv, ali neće imati puno učinka. To ne znači da ih ne biste trebali probati, samo zato što ne biste trebali očekivati mnogo utjecaja na veličinu dokumenta.
Riječ čuva prethodne verzije dokumenta dok radite na njemu. Ovo je funkcija automatskog spremanja, a neki ljudi predlažu da ih izbrišete odlaskom na Datoteka> Info> Upravljanje dokumentom i uklanjanjem svih starih verzija.
Međutim, nema smisla to učiniti jer su te stare verzije pohranjene u datotečnom sustavu sustava Windows, a ne u Word dokumentu. Ako ih izbrišete, dokument neće biti manji. Ako želite ukloniti sve prethodne informacije o verziji unutar dokumenta, kopirajte sadržaj na potpuno novi dokument ili napravite Datoteka> Spremi kao za spremanje na novi dokument, kao što smo prethodno predložili.
Kada želite kopirati i zalijepiti iz jednog dokumenta u svoj trenutni dokument, možete koristiti različite opcije pasti.
Zadana opcija koja se koristi ako kliknete gumb "Zalijepi" (ili pritisnite Ctrl + V) jest "Keep Formatting Source". Ovo kopira fontove i oblikovanje koji nisu zadani kao podebljano, kurziv i tako dalje. No ako kliknete na opciju "Samo za tekst", to će - ili tako da teorija ide - smanjiti veličinu datoteke uklanjanjem oblikovanja.
Pokušali smo to s dokumentom od 20 stranica koji je na svakoj stranici primijenjen različiti format na tekst, a prosječna razlika u veličini bila je nešto manje od 2 KB po stranici. Ovaj moć bitno je ako imate dokument od 250 stranica, gdje bi ukupno iznosio oko 0,5 MB, ali da li ćete stvarno imati Word dokument od 250 stranica bez oblikovanja? Vjerojatno ne, jer bi to bilo uglavnom nečitljivo, tako da biste izgubili uštedu kada ponovno dodate oblikovanje.
Sve prednosti ove metode najvjerojatnije se svode na vrh koji smo dali gore - kopirajte i zalijepite cijeli dokument u novi dokument kako bismo uklonili prethodne verzije, stare izmjene i tako dalje.
Riječ vam daje opciju za promjenu veličine stranice tako da odete na Layout> Size i mijenjaju se od zadane veličine "Letter". Postoje savjeti koji ukazuju na to da ako odaberete manju, ali sličnu veličinu poput "A4", drugi čitatelji neće primijetiti i dobijete malu štednju.
Isprobali smo to pomoću dokumenta od 20 stranica pomoću veličine "Letter" veličine 721 KB. Promijenili smo veličinu na "A4", "A5", (što je pola veličine "A4"), a "B5" i naš dokument ostao je stalan 721 KB svaki put. Drugim riječima, uopće nije bilo razlike u veličini datoteke.
Postoji postavka u odjeljku Datoteka> Opcije> Napredno pod nazivom "Ugradite jezične podatke" i vidjet ćete savjete na različitim mjestima koji vam govore da to isključite. Na površini to zvuči razumno - ne bi li jezični podaci povećali veličinu dokumenta?
Ukratko, odgovor je ne ako koristite moderan. Docx datoteku. Riječ obrađuje jezične podatke iza kulisa i ne zauzima mjesta u dokumentu.
Isključivanje ove opcije može donijeti malu razliku u odnosu na starije .doc datoteke, ali čak i tada samo ako ste koristili alat za rukopis i Word ima neke "informacije o ispravljanju prepoznavanja rukopisa" za pohranu. Inače, to uopće nema nikakve razlike.
To je naš prilično sveobuhvatan popis načina na koji možete smanjiti datoteke programa Word prema veličini, ali uvijek pazimo na nove metode za pokušaj (ili uklanjanje). Uklonite komentare ako znate tehniku koju smo propustili, a mi ćemo to provjeriti!
