Uvijek je strašna tragedija kad netko izgubi nešto važno na čemu su radili jer nisu ispravno spremili dokument. To se događa češće nego što biste mislili na korisnike programa Excel i Word!
Srećom, Microsoft je dodao mnoge značajke u posljednjih nekoliko verzija koje pomažu u smanjivanju vjerojatnosti gubitka podataka zbog rušenja, prekida napajanja, slučajnih brisanja itd. Jedna značajka zove se AutoRecover i druga, manje poznata značajka, zove se AutoBackup.
U ovom ću članku govoriti o tome kako konfigurirati obje opcije tako da su vaši podaci sigurni. Također bih želio spomenuti da najnovije verzije sustava Office omogućuju spremanje dokumenata izravno u OneDrive, što je dobra opcija za razmatranje jer ćete i dalje moći pristupiti svom radu čak i ako vaš tvrdi disk ne uspije.
Značajka automatskog obnavljanja uključena je prema zadanim postavkama i u osnovi automatski sprema vaš dokument na privremenu lokaciju nakon određenog vremenskog intervala. Da biste vidjeli postavke AutoRecover, kliknite na Datoteka i onda Opcije.
Kliknite na Uštedjeti u lijevom izborniku i vidjet ćete mogućnost AutoRecover Spremi radne knjige.
Prema zadanim postavkama, podaci o automatskom uklanjanju spremaju se svakih 10 minuta. Pored intervala, Excel mora biti neaktivan 30 sekundi prije spremanja podataka. Također, automatski pohranjeni podaci spremaju se u AutoRecover mjesto datoteke navedene ovdje. Pa kako to radi? U osnovi, recimo da imate radni list poput onog u nastavku i spremite ga.
Recimo da dodajem sljedeće podatke u Excel proračunsku tablicu i pričekam oko 10 minuta bez spremanja dokumenta. Budući da je interval AutoRecover postavljen na 10 minuta, morate barem čekati da se podaci spremaju.
U mom slučaju, simulirao sam Excel pad sustava otvaranjem zadaća voditelj i ubojstvo Excel proces. Nakon toga sam ponovno otvorio Excel i odmah vidio opciju nazvanu Prikaži oporavljene datoteke.
Ako kliknete na taj, on će prikazati popis Excel datoteka koje se mogu vratiti. U mom slučaju, imao je izvornu datoteku koja ima podatke samo A1 i A2, a također je imala i AutoRecovered datoteku koja je sadržavala podatke koje nisam spremio na disk.
Klikom na bilo koju stavku na popisu otvorit će se druga Excelova primjerka s podacima u toj datoteci. Sve u svemu, ovo je stvarno korisna značajka za one doba kada niste spremili sav svoj posao, ali Excel se neočekivano završava.
Glavni nedostatak ove značajke jest da su podaci o automatskom odstupanju pohranjeni na istom hard disku kao i vaša datoteka, pa ako se nešto dogodi vašem tvrdom disku, sve će nestati. Možete promijeniti lokaciju u gore navedenim postavkama na zasebni tvrdi disk ili čak na mrežno mjesto, što preporučujem.
Imajte na umu da Excel Excel automatski briše informacije o automatskom uklanjanju u sljedećim okolnostima:
Dakle, u osnovi, kad god spremite datoteku, dobiva se osloboditi podataka o automatskom uklanjanju. Osim toga, ako ručno odustanete od programa Excel i odaberete da ne spremate podatke, izbrisat će podatke o automatskom uklanjanju. Imajte na umu da koristite tu značajku. Ako ste teški korisnik programa Excel, predlažem postavljanje intervala AutoRecover na nešto poput 2 ili 3 minute umjesto 10.
Još jedna značajka koju mnogi ljudi zapravo ne znaju o tome je AutoBackup. Da biste ga koristili, prvo morate ići i spremiti datoteku kako biste došli do Uštedjeti dijaloški okvir. Ako već imate spremljen Excel dokument, idite na Datoteka i onda Spremi kao i odaberite lokaciju. Kada to učinite, to će dovesti do Spremi kao dijaloški okvir.
U dijaloškom okviru kliknite alat gumb koji se nalazi lijevo od Uštedjeti dugme. Vidjet ćete nekoliko opcija, od kojih je jedan Opće mogućnosti, Kada kliknete na taj, pojavit će se mali prozor s još više opcija.
Idite naprijed i provjerite Uvijek stvorite sigurnosnu kopiju kutija. Kliknite OK (U redu) a sada kada spremite datoteku, izradit će se i rezervna datoteka programa Excel s proširenjem .XLK. Imajte na umu da će prvi put to učiniti, datoteke će biti točno iste. Ako izvršite uređivanja izvorne datoteke i ponovno ga spremite, datoteka sigurnosne kopije i dalje će ostati ista (izvorni podaci). Treći put kada ga spremite, međutim, sigurnosna kopija datoteke bit će ažurirana s informacijama do drugog spremanja.
Uglavnom, sigurnosna kopija datoteke je uvijek jedna verzija iza trenutne verzije. Dakle, ako ste napravili hrpu izmjena, spremili datoteku i želite se vratiti na verziju koja nije imala te izmjene, jednostavno biste otvorili datoteku sigurnosne kopije.
Datoteka je spremljena na istom mjestu kao i izvorna datoteka i čini se da to ne može promijeniti način. Ova značajka ne dodaje cijelu sigurnost dokumentu, ali je u određenim okolnostima dobro.
Omogućavanje ovih značajki za sigurnosno kopiranje i oporavak u programu Excel nadamo se da će vas spasiti od gubitka važnih podataka. Uvijek je dobar izbor za pohranu oblaka (kao što je OneDrive) kao dodatnu sigurnosnu mrežu u slučaju katastrofalne pogreške vašeg računala. Ako imate pitanja, slobodno komentirajte. Uživati!
