Pretraživanje u programu Outlook je prilično jednostavno, ali zašto se potrudite istovremeno istovremeno upisivati istu pretragu ako ih redovito izvršavate? Mape za prilagođeno pretraživanje omogućuju spremanje tih prilagođenih pretraživanja tako da ih možete vratiti samo jednim klikom ili dva.
I dok je primamljivo samo misliti na mape za prilagođeno traženje kao spremljeno pretraživanje, oni su zapravo hladniji od toga. Budući da se automatski ažuriraju, oni zapravo funkcioniraju više poput virtualnih mapa - slično značajci Oznake na usluzi Gmail, osim što je moćnija. Želite li mapu koja prikazuje samo poruke koje su nepročitane od određene osobe i imaju jedan ili više privitaka? Nema problema.
Pogledajmo kako ih postaviti.
Outlook već ima nekoliko unaprijed definiranih mapa pretraživanja koje možete iskoristiti. Ne možete dalje prilagoditi bilo koji od ovih, ali vrijedi pogledati prvi, samo ako pokrivaju vaše potrebe.
Za početak ćete pronaći mape za pretraživanje na dnu popisa mapa u podatkovnoj datoteci programa Outlook na lijevoj strani prozora. Svaka podatkovna datoteka ima vlastitu mapu za pretraživanje, pa ako Outlook koristite za provjeru više računa, možete postaviti različite mape pretraživanja za svaku od njih.
Ipak, nećete moći čak odabrati mapu "Pretraživačke mape" dok ne izradite prvu mapu za pretraživanje. Da biste stvorili mapu za pretraživanje, prebacite se na karticu "Mapa" na vrpci, a zatim kliknite gumb "Nova mapa pretraživanja".
Time se otvara prozor Nova tražilica. Vidjet ćete hrpu unaprijed definiranih mapa pretraživanja organiziranih u kategorije kao što su čitanje pošte, pošte od ljudi i popisi i organiziranje pošte. Većina mapa prilično je samoobjasna, pa ih nećemo detaljno objasniti - samo ih možete pregledavati.
Ovdje stvaramo novu mapu za pretraživanje koja prikazuje nepročitanu poštu. Radi se o vrlo povoljnoj mapi za pretraživanje, jer prikazuje sve vaše nepročitane poruke, bez obzira u koju je mapu pohranjena. Samo kliknite mapu za pretraživanje koju želite stvoriti, a zatim pritisnite gumb "U redu".
Vrlo jednostavno, zar ne? Sada pogledajmo stvaranje vlastitih prilagođenih mapa za pretraživanje, koje su način snažnije.
Mape prilagođenog pretraživanja omogućuju dodatni kriterij koji unaprijed definirane mape pretraživanja ne uključuju - možete prilično pretraživati bilo koje polje koje sadrži Outlook poruku. Još važnije, možete stvoriti prilagođenu mapu za pretraživanje koja koristi više kriterija za odabir poruka. Na primjer, možete imati samo jednu poruku zaslona od određenih ljudi i imati specifične riječi u predmetnom retku.
Da biste stvorili mapu za pretraživanje, prebacite se na karticu "Mapa" na vrpci, a zatim kliknite gumb "Nova mapa pretraživanja".
U prozoru Nova mapa pretraživanja pomaknite se do dna popisa, odaberite opciju "Izrada prilagođene mape pretraživanja", a zatim kliknite gumb "Odaberi" koji se pojavljuje.
U prozoru mape Custom Search, unesite naziv svoje mape.
Zatim postavljate kriterije za pretraživanje, pa pritisnite gumb "Kriteriji".
Prozor Traži kriterije mape omogućuje vam da uistinu prilagodite pretraživanje, a možete odabrati onoliko dostupnih kriterija kao što želite.
Kartica "Poruke" sadrži osnovne kriterije koji vam omogućuju traženje određenih riječi u predmetu ili tijelu poruke, pošiljateljima i primateljima. Ograničavanje pretraživanja možete ograničiti i na poruke u kojima ste vi jedina osoba na liniji "Prima" ili "Po" ili "Cc" s drugim osobama.
Možete čak odrediti vremenski raspon za poruke na temelju kada su primljeni, poslani, izmijenjeni i tako dalje. Na primjer, možete prikazati samo poruke primljene u posljednjih sedam dana.
Kartica "Više izbora" pruža još više kriterija za sužavanje pretraživanja. Možete pretraživati po porukama u određenim kategorijama, one koje su nepročitane ili imaju privitke po važnosti poruke, one koje su označene ili ne i čak i po stvarnoj veličini poruke. Taj posljednji može biti od pomoći u pronalaženju i brisanju velikih privitaka, usput.
Kartica "Napredno" omogućuje dodavanje kriterija na temelju svih polja koja Outlook objekt može pohraniti. Mnogo ih je, pa ih ovdje nećemo pokriti. Ali ako trebate tražiti nešto što niste pronašli na drugim karticama, šanse su da ćete ga pronaći klikom na gumb "Polje" i pregledavanje izbornika.
Kada završite s postavljanjem svih željenih kriterija na tim tri kartice, idite naprijed i kliknite gumb "U redu" da biste se vratili u prozor Okvir za prilagođeno pretraživanje. Postoji još jedna stvar koju biste trebali konfigurirati ovdje prije nego što završite.
Prema zadanim postavkama, prilagođeno pretraživanje koje stvorite povući će se iz svih mapa u datoteci programa Outlook. Ako želite ograničiti to samo na određene mape, kliknite gumb "Pregledaj".
U prozoru Select Folders odaberite mape koje želite uključiti u pretraživanje, a zatim kliknite gumb "OK".
A zatim natrag u glavnom prozoru prilagodbe, idite naprijed i ponovno kliknite "U redu".
Outlook kreira prilagođenu mapu za pretraživanje i dodaje ga u prikaz mape.
Nakon što primijetite da je upotrebljava, značajka Prilagođena mapa pretraživanja prilično je moćna. Evo samo nekoliko primjera stvari koje možete upotrijebiti za mape pretraživanja za:
I to samo ogrebotine površinu. Dakle, koje vrste mapa za pretraživanje stvarate? Javite nam u komentarima!
