Ako ste korisnik usluge Outlook.com, možda ćete zainteresirati da znate da postavljanje pravila za upravljanje dolaznim i odlaznim e-porukama može učiniti vaš život puno jednostavnijim.
U najjednostavnijem obliku, Outlook pravila su radnje koje vaš račun e-pošte automatski izvode na temelju uputa koje ste odredili. Postoje dvije glavne kategorije pravila koje možete stvoriti. To su organizacijska pravila i pravila koja se temelje na obavijestima. Ta pravila neće biti retroaktivna, što znači da će se primjenjivati samo na nepročitane poruke.
Nakon što se prijavite na račun e-pošte Outlook.com, kliknite gumb "Postavke", a zatim opciju "Upravljanje pravilima" kako biste izradili novo pravilo.
Sada kliknite gumb "Novo" da biste izradili prvu pravilo. Kao što vidite, postoje dva glavna dijela. S lijeve strane dodijelit ćete uvjet ili višestruke uvjete za identifikaciju e-poruka na koje će se primjenjivati novo pravilo. Desna strana je mjesto gdje ćete definirati koju će radnju Outlook poduzeti sa svojim porukama e-pošte.
Za ovaj primjer ćemo odabrati dva od devet uvjeta koje e-adresa mora ispuniti, kao i dva od osam radnji.
Prvo ćemo kliknuti vezu Uvjeti da biste dodali drugi uvjet. Recimo da se bilo koja poruka e-pošte s adrese "[email protected]" koja sadrži riječ "jabuka" u naslovnici treba poslati u mapu pod nazivom "Apple e-pošta" i mora biti kategorizirana kao "VAŽNO !!!"
Učinite to tako da uredite pravilo dok dva odjeljka izgledaju kao ispod.
Na kraju, kliknite "Izradi pravilo" i pustite ga da stupi na snagu. Od sada, sve poruke e-pošte s adrese [email protected] koje imaju riječ Apple u njima bit će klasificirane kao važne i premještene u mapu "Apple Emails".
Ako želite urediti neku od prethodno stvorenih pravila, sve što trebate učiniti jest kliknuti na pravilo i urediti ga u prozoru koji se pojavljuje. Da biste izbrisali pravilo, jednostavno kliknite na mali koš za smeće pored pravila.
Stranica "Upravljanje pravilima" nije jedini način stvaranja pravila za e-poštu. Alternativno, ako želite izraditi pravilo na temelju e-pošte koju ste primili, jednostavno ga pronađite u pristigloj pošti i desnom tipkom miša kliknite na njega. Zatim odaberite opciju "Napravi pravilo".
Alternativno, možete kliknuti na e-poruku da biste je otvorili i stvorili pravilo odabirom opcije iz "Proširenog izbornika".
Nakon što to učinite, vidjet ćete prozor skočnih prozora kako je prikazano u nastavku, u kojem možete prilagoditi pravilo po potrebi.
Važno je zapamtiti da će Outlook.com automatski odabrati pravila koja ih odredite i implementirati na temelju redoslijeda na kojem se pojavljuju na vašem popisu pravila. Zato je važno organizirati pravila prema njihovoj važnosti. Jednostavno kliknite strelice gore i dolje uz pravila kako biste ih po potrebi stavili u red.
Sada kad znate kako izraditi i organizirati pravila, morate znati da postoje i neka ograničenja pravila u web aplikaciji Outlook.com. Postoji ograničenje koliko pravila možete stvoriti. Iz nekog razloga dodjeljujete samo 64 KB za pravila programa Outlook.com. Nema konačnog odgovora o tome koliko pravila možete stvoriti jer će se veličina pravila razlikovati ovisno o dužini pravila i koliko ste uvjeta i radnji definirali. Nakon što dostignete ograničenje, Outlook.com će vas obavijestiti da više ne možete stvoriti pravila. Tada ćete morati konsolidirati pravila ili izbrisati stara pravila koja više nisu potrebna.
Pored ograničenja količine pravila koja vam je dopušteno izraditi, ako također koristite aplikaciju za stolna računala programa Microsoft Outlook s pravilima, možda ćete primiti upozorenje da su vaša pravila u sukobu s onima na aplikaciji za stolna računala. Morat ćete provjeriti dvostruko da biste bili sigurni da možete onemogućiti pravila koja su u sukobu ili ih izbrisati ako je potrebno.
Čestitamo, sada znate gotovo sve što trebate znati o stvaranju, manipuliranju i korištenju pravila u programu Microsoft Outlook Web App. Zabavite se jednostavnim upravljanjem digitalnom komunikacijom na usluzi Outlook.com.
