Microsoft Office vam omogućuje šifriranje dokumenata sustava Office i datoteka PDF-a, čime nitko ne može ni pogledati datoteku osim ako ima zaporku. Suvremene verzije sustava Office koriste se sigurnom enkripcijom na koju se možete osloniti - ako postavite jaku lozinku.
Upute u nastavku odnose se na Microsoft Word, PowerPoint, Excel i Access 2016, ali postupak bi trebao biti sličan u drugim nedavnim verzijama sustava Office.
Značajke za zaštitu lozinke u sustavu Microsoft Office u prošlosti su postale loše. Od sustava Office 95 do sustava Office 2003 shema šifriranja bila je vrlo slaba. Ako imate dokument koji je zaštićen lozinkom u sustavu Office 2003 ili starijoj inačici, lozinku se lako i brzo može zaobići široko dostupnim softverom za lozinku zaporke.
Sa sustavom Office 2007, Microsoft je ozbiljnije shvatio sigurnost. Ured 2007 prebacio se na Advanced Encryption Standard (AES) s 128-bitnim ključem. To se široko smatra sigurnom i znači da Office sada koristi stvarne, snažne enkripcije za zaštitu vaših dokumenata prilikom postavljanja lozinke. Testirali smo značajku šifriranja PDF-a i utvrdili da koristi i 128-bitno AES enkripciju na sustavu Office 2016.
Postoje dvije velike stvari koje trebate paziti. Prvo, sigurne su samo zaporke koje u potpunosti šifriraju dokument. Ured također omogućuje postavljanje lozinke za "Ograničavanje uređivanja" teorije u datoteci, omogućujući korisnicima pregledavanje datoteke, ali ih ne mijenja bez zaporke. Ova vrsta lozinke može se lako slomiti i ukloniti, omogućujući ljudima da uređuju datoteku.
Isto tako, Officeova enkripcija funkcionira samo ako spremate u moderne formate dokumenata kao što su .docx. Ako spremite u starije formate dokumenata kao što su .doc - koji su kompatibilni s Officeom 2003 i starijim verzijama - Office će koristiti stariju, nesigurnu verziju šifriranja.
No, sve dok spremate datoteke u suvremene formate sustava Office i pomoću opcije "Šifriraj s lozinkom" umjesto opcije "Ograniči uređivanje", vaši bi dokumenti trebali biti sigurni.
Za zaštitu zaporke dokumenta sustava, prvo je otvorite u programima Word, Excel, PowerPoint ili Access. Kliknite izbornik "File" u gornjem lijevom kutu zaslona. U Info okviru kliknite gumb "Zaštita dokumenta" i odaberite "Šifriraj s lozinkom".
Gumb je nazvan samo "Zaštita dokumenta" u programu Microsoft Word, no naziv je sličan u drugim aplikacijama. Potražite "Protect Workbook" u programu Microsoft Excel i "Protect Presentation" u programu Microsoft PowerPoint. U programu Microsoft Access vidjet ćete gumb "Šifriraj s lozinkom" na kartici Info. Koraci će inače biti isti.
NAPOMENA: Ako samo želite ograničiti uređivanje dokumenta, ovdje možete odabrati "Restrict Editing", ali kao što smo rekli, to nije baš sigurno i lako se može zaobići. Bolje ti je šifriranje cijelog dokumenta, ako možeš.
Unesite lozinku s kojom želite šifrirati dokument. Ovdje ćete odabrati dobru lozinku. Slabe lozinke mogu se lako pogoditi pukotinama softvera ako netko dobije pristup dokumentu.
Upozorenje: Izgubit ćete pristup dokumentu ako zaboravite zaporku, stoga ga držite na sigurnom! Microsoft savjetuje da zapišete naziv dokumenta i lozinku te ga držite na sigurnom mjestu.
Kada je dokument šifriran, na info zaslonu vidjet ćete poruku "Zaporka je potrebna za otvaranje ovog dokumenta".
Sljedeći put kada otvorite dokument, vidjet ćete okvir "Unesi lozinku za otvaranje datoteke". Ako ne unesete ispravnu zaporku, uopće nećete moći vidjeti dokument.
Da biste uklonili zaštitu zaporkom iz dokumenta, kliknite gumb "Zaštita dokumenta" i ponovno odaberite "Šifriraj s lozinkom". Unesite praznu lozinku i kliknite "U redu". Ured će ukloniti lozinku iz dokumenta.
Također možete izvesti dokument sustava Office u PDF datoteku i zaštititi tu PDF datoteku. PDF dokument će biti šifriran lozinkom koju unesete. Ovo funkcionira u programima Microsoft Word, Excel i PowerPoint.
Da biste to učinili, otvorite dokument, kliknite gumb izbornika "File" i odaberite "Export". Kliknite gumb "Create PDF / XPS" za izvoz dokumenta kao PDF datoteke.
Kliknite gumb "Opcije" pri dnu prozora za spremanje koji će se pojaviti. Pri dnu prozora opcija omogućite opciju "Šifriranje dokumenta s lozinkom" i kliknite "U redu".
Unesite lozinku s kojom želite šifrirati PDF datoteku, a zatim kliknite "U redu".
Kada završite, unesite naziv PDF datoteke i kliknite gumb "Objavi". Ured će izvesti dokument u PDF datoteku zaštićenu lozinkom.
Upozorenje: Ne možete vidjeti PDF datoteku ako zaboravite lozinku. Obavezno pratite ili ćete izgubiti pristup PDF datotekama.
Morat ćete unijeti zaporku PDF datoteke kada ga otvorite. Na primjer, ako otvorite PDF datoteku u zadanom pregledniku PDF-a programa Microsoft Edge-Windows 10, od vas će se tražiti da unesete zaporku prije nego što je možete pregledati. To također funkcionira i kod drugih čitača PDF-ova.
Ova značajka može pomoći u zaštiti posebno osjetljivih dokumenata, osobito kada ih pohranite na USB pogon ili u mrežnu uslugu pohrane kao što je Microsoft OneDrive.
Šifriranje cijelog diska kao što je Device Encryption i BitLocker na Windows računalu ili FileVault na Macu sigurnije je i bezbolnije za zaštitu svih dokumenata na vašem računalu, međutim - osobito ako je vaše računalo ukradeno.
