Kako nikada faksirati dokument ponovo

Faks uređaji i dalje se prevoze u uredima širom svijeta. Vladine agencije, odvjetnici, liječnici i ostale organizacije s usporavanjem često i dalje zahtijevaju faksove - u najboljem slučaju to je nužno zlo.

Faks se često vidi kao sigurniji od e-pošte, iako to zapravo nije. Faks uređaji komuniciraju preko telefonskih linija bez šifriranja, a faksovi se često čuvaju u prometnim područjima gdje bi bilo tko mogao lako uhvatiti dokumente.

Alternativne mogućnosti faksiranja

Postoji mnogo alternativa za faksiranje. Ako niste ograničeni zakonima ili zato što osoba s druge strane zahtijeva korištenje faksa, isprobajte jednu od ovih alternativa:

• Dokumenti e-pošte: Da, skromna e-pošta može zamijeniti mnoge faksove. Vjerojatno faksirate dokument koji ste upisali iz računala, pa zašto se gnjaviti pomoću faks uređaja? Priložite datoteku e-poštom ili samo unesite važan tekst u e-poštu.
• Skeniranje i e-pošta: Ako imate faks uređaj koji također funkcionira kao skener, možete ga koristiti za skeniranje papirnatih dokumenata u računalo kao PDF datoteke. Priložite te PDF datoteke e-poštom kako biste ih poslali zajedno. Čak biste pokušali koristiti svoj telefon za skeniranje dokumenta - siguran, neće biti najbolja kvaliteta, ali vidjeli smo neke prilično niske kvalitete faksova.
• Prijenos dokumenata: Neke organizacije mogu vam omogućiti da prenesete te skenirane datoteke dokumenta na web, umjesto da ih jednostavno šaljete e-poštom.
• Koristite Mail Mail: Pošta s mačevima je sporija alternativa za faksiranje što je gore na mnoge načine, ali to nije uvijek loše. Ako nemate faks uređaj i dokument nije hitan, obično možete poslati dokument većini organizacija umjesto da ga faksirate. Naravno, morate se baviti poštanskim sustavom, ali barem ne morate ništa slati.

Potpisati dokumente bez ispisa

Možda ćete morati potpisati dokumente i poslati ih nekome, a nakon ispisa možete biti u iskušenju da ih faksirate. Uostalom, alternativa bi bila ispisati dokument, potpisati ga, skenirati ga natrag u vaše računalo i poslati e-poštom. Umjesto da trošite vrijeme, možete upotrijebiti softver da biste svoj pravi potpis primijenili na dokument na računalu. Jednostavno uhvatite svoj potpis jednom i bit će pohranjen kao slika koju možete primijeniti na dokumente. Možete jednostavno prijaviti buduće dokumente bez ispisa.

Ako imate tablet s olovkom, čak možete koristiti pisaljku za potpisivanje dokumenta izravno na zaslonu.

Faksirajte dokument Online

Usluge faksiranja putem interneta omogućuju vam faksiranje dokumenta bez potrebe za faksom vlastite ili čak telefonske linije. Koristite web sučelje za prijenos dokumenta i unesite primateljev telefonski broj. Sama usluga se brine o svim posljednjim milju stvari, faksiranje dokumenta na daljinski faks uređaj putem vlastitih telefonskih linija.

Ako samo trebate slati faksove rijetko, ove usluge će vam omogućiti da tu i tamo šaljete nekoliko stranica bez trošenja stope. Ako češće morati faksirati dokumente, možda ćete morati platiti nešto - ali biste ionako morali platiti telefaks i telefonsku liniju.

Te usluge tehnički uključuju faksiranje, ali barem se ne osjećaju kao da koriste stari stroj za faksiranje i ne zahtijevaju da imate fiksni telefon.

Primajte faks online

Primanje faksa može biti glavobolja ako imate kućni ured. Vaš faks uređaj mora biti uključen i slušati faksove cijelo vrijeme. Potrebna vam je posvećena linija za primanje faksova kako ne biste propustili faksove kada ste na telefonu. Možete pokušati tražiti od vas da faksirate dokument u određeno vrijeme kada ste sigurni da vaš fiksni telefon nije vezan.

Umjesto da se bavite svim tim glupostima, zamolite ljude da vam skenirate i šalju e-poštu. Možete koristiti i druge alate ako se ne želite oslanjati na e-poštu - primjerice, pomoću usluge JotForm uz Dropbox možete stvoriti web stranicu na kojoj bi korisnici mogli prenijeti PDF datoteke i pojaviti se u mapi u vašem Dropboxu.

Također možete pokušati koristiti uslugu koja vam pruža poseban broj faksa i omogućuje vam da primate faksove tamo. Ovi obično koštaju novac - naposljetku, usluga faksa mora platiti za namjenski fiksni telefonski broj i nadgledati je za vas. eFax nudi 10 besplatnih dolaznih stranica mjesečno, iako vam ne pružaju besplatne odlazne stranice. HelloFax omogućuje slanje pet besplatnih stranica, ali to je to. Svaka besplatna usluga za faksiranje na mreži ima takav ulov - postoji besplatna ponuda za privlačenje, a morate platiti najvažnije značajke. Faksiranje uključuje povezivanje s faks uređajima i fiksnim telefonskim brojevima, a to nije besplatno. Također se često koristi u poslovne svrhe, a tvrtke su spremne potrošiti novac na ovu vrstu stvari.

Posljednje odmaralište: Upotrijebite stvarnu telefaks bez posjedovanja jednog

Ako se ne želite baviti online uslugama ili poštom za pušenje i apsolutno nemate drugog izbora nego slati povremeni dokument kao faks, postoji i alternativa kupnji vlastitog faks uređaja i korištenja fiksnog telefona. Vjerojatno možete posjetiti lokalnu trgovinu koja nudi kopiranje i omogućit će vam da platite nekoliko centi za slanje faksa. To nije idealno ako često šaljete faksove, ali ako morate faksirati nešto jednom godišnje, to može biti dobra opcija.

Naravno, to još uvijek uključuje uporabu faks uređaja. Neke organizacije samo zahtijevaju faksove i nećete se osjećati ugodno prenijeti izuzetno osjetljive dokumente na uslugu faksa na webu. Ne možete mnogo učiniti ako se morate nositi s organizacijom koja zahtijeva faksove.

Faksiranje će i dalje biti s nama još neko vrijeme, ako je to samo zbog propisa koji potiču zdravstvenu zaštitu i pravne organizacije da nastave koristiti stariji sustav faksa umjesto suvremenih alternativa.

Image Credit: Abhisek Sarda na Flickr, priče o lutanju youkai na Flickr, AuthenticEcentent na Flickr