Ako radite u uredu, šanse su da ćete provesti dosta vremena vezanih uz e-poštu, najvjerojatnije u programu Microsoft Outlook. Vrijedno je uzeti malo vremena da Outlook dobije potrebne informacije. Za e-poštu, najbolji način za to je s prikazom mapa. Evo kako oni rade.
Svako mjesto na kojemu držite e-poštu u programu Outlook - bez obzira je li riječ o pristigloj pošti, poslanoj stavci, arhivi, izbrisanim stavkama ili bilo kojem drugom mjestu - jest mapa. Svaka od tih mapa prema zadanim postavkama izgleda isto, s stupcima koji sadrže metapodatke o e-pošti, kao što su primljeni pošiljatelj, predmet, datum i vrijeme i tako dalje. Outlook grupira poruke e-pošte po datumu (s najnovijim na vrhu), označava nepročitane poruke u podebljanom plavom tekstu i prikazuje poruke koje ste pročitali redovitim crnim fontom.
Ovo je zadani prikaz mape.
No, ako želite, možete promijeniti taj prikaz. Možete izraditi drugi prikaz za svaku mapu ili stvoriti vlasnički pregled mape koji će vam se sviđati i primijeniti u svakoj mapi. Outlook također ima neke alternativne ugrađene stavove s kojima možete započeti.
Za početak, promijenimo se u jedan od ostalih ugrađenih prikaza tako da kliknemo Prikaz> Promijeni prikaz.
Kompaktni prikaz je zadani prikaz koji koristi svaka mapa, no možete se prebaciti na jedno od drugoga:
Možete prilagoditi trenutni prikaz mape klikom na View> View Settings.
Time se otvara prozor Napredne postavke prikaza, gdje možete promijeniti sve vrste stvari o prikazu.
Kao primjer možemo promijeniti prikazane stupce i postavke sortiranja. Kliknite "Stupci" da biste otvorili prozor Prikaži stupce.
Odaberite "Spominjanje" u desnom stupcu, kliknite gumb "Ukloni", a zatim kliknite "U redu".
Vratite se u prozor Napredne postavke prikaza, a zatim kliknite gumb "Poredaj" kako biste otvorili prozor Sortiraj.
Na padajućem izborniku "Poredaj po stavkama" odaberite "Od", a zatim kliknite "U redu".
Sada kliknite "U redu" u naprednim postavkama prikaza. Prikaz mape sada je promijenjen tako da je stupac "Spominjanje" skriven i mapa razvrstava osoba koja je poslala poštu.
To su samo dva brza primjera onoga što možete učiniti. Možete dodati ili ukloniti mnogo različitih stupaca, grupirati i poredati poruke na različite načine, pa čak i promijeniti fontove i stilove koji se koriste za prikazivanje poruka. Igrajte se s raznim opcijama kako biste pronašli ono što vam najbolje odgovara.
Nakon što prilagodite vlasnički pregled, možete primijeniti isti vlasnički pregled u bilo koju drugu mapu bez potrebe za svakim prilagodbom. Ponovno kliknite View> View Settings i ovaj put kliknite na naredbu "Apply Current View to Other Folders".
Odaberite mape na koje želite primijeniti prikaz, a zatim kliknite "U redu".
Možete odabrati onoliko mapa (ili podmapa) koliko želite.
Također možete zadržati svoj prilagođeni prikaz kao predložak kako biste ga mogli primjenjivati u druge mape u budućnosti. Ponovo kliknite Prikaz> Prikaži postavke i odaberite naredbu "Spremi trenutni prikaz kao novi prikaz".
Time se otvara prozor Copy View (Kopiranje prikaza), gdje možete dati svoje ime i odabrati tko može vidjeti vlasnički pregled. Kliknite "U redu" kada sve postavite.
Ako ponovno kliknete Prikaz> Postavke prikaza, Outlook prikazuje vaš novi vlasnički pregled kao dostupnu opciju. Kliknite "Upravljanje vlasničkim pregledima" da biste vidjeli sve vlasničke preglede kojima imate pristup.
Prozor Upravljanje svim prikazima omogućuje vam dodavanje, uređivanje i brisanje vlasničkih pregleda, kao i pregled postavki primijenjenih za svaki prikaz.
Ako želite izraditi potpuno novi vlasnički pregled, kliknite gumb "Novo" u prozoru Upravljanje svim prikazom. Time se otvara prozor Napravi novi prikaz.
Odaberite vrstu baznog prikaza koju želite započeti i kliknite gumb "U redu". Otvorit će se prozor Napredne postavke prikaza, a svoj vlasnički pregled možete prilagoditi onako kako želite. Kada završite, kliknite "U redu" dok se ne vratite na prozor Upravljanje svim prikazima, a zatim kliknite "Primijeni prikaz" da biste primijenili prikaz u trenutačnu mapu.
Kada izradite novi vlasnički pregled, možete se prijaviti na bilo koju drugu mapu, prilagoditi ga ili upotrijebiti kao bazu za novi novi vlasnički pregled.
Ako ste napravili prilagodbu postojećem vlasničkom pregledu, možete se jednostavno vratiti na postojeći vlasnički pregled. Ovo je dobar način da se isprobate stvari bez brige o tome da ih poništite ako promjene ne funkcioniraju za vas. Kliknite Prikaz> Ponovno postavite prikaz da biste uklonili sve nespremljene prilagodbe iz trenutačne mape.
Pomoću tih alata za prikaz možete izraditi svoje mape točno onako kako želite i početi uklanjati taj poprilični popis poruka.
