Ako nam kažete da je poruka e-pošte pao izvan mode, tražili bismo da pogledate naše pristigle pretince. Biti u stanju razvrstati i organizirati nered poruka koje dolaze svakodnevno je prilično ključ za održavanje zdravlja na radnom mjestu.
Ne radi se samo o spamu. Neželjena pošta i dalje postoji, dosadna činjenica života, ali postoje načini za rješavanje tog problema. To je slom drugih e-poruka koje dobivamo - ažuriranja o softveru, pozivima na događaje, popise za slanje putem kojih smo se pretplatili, ali nikada ne zaboravimo otkazati pretplatu - sve to zahtijeva neki način organiziranja, razvrstavanja i slanja poruka na svoje mjesto , bilo da je to određena mapa ili otpad.
Razgovarali smo vrlo malo o Outlooku, uključujući osnove e-pošte kao što su skladanje i slanje, načini dodavanja i primanja privitaka, uvoz kontakata i upravljanje adresarima. Želimo sada skrenuti pozornost na veću sliku, usredotočujući se na upravljanje poštanskim sandučićima.
Outlook ima obilje ugrađenih značajki koje vam pomažu filtrirati poštu na odgovarajuća mjesta. Da biste započeli, ako desnom tipkom miša kliknete poruku ili miš do vrpce, primijetit ćete da postoji značajka koja se zove Brzim koracima.
Ako ga proširimo s Vrpce, ta značajka možemo vidjeti u cijelosti.
Prva stvar koju trebate zapamtiti je Quick Steps su u osnovi pravila (postoji značajka koja se zove Pravila, o kojima ćemo raspravljati uskoro). Druga stvar koju treba zapamtiti je da, za razliku od pravila, koja funkcioniraju iza kulisa bez vašeg unosa, Quick Steps oslanjaju se na vaš doprinos radu.
Prva stvar koju ćete učiniti jest odabrati Quick Step koji želite stvoriti. Učinimo jednostavno kako bismo ilustrirali našu točku.
U ovom brzom koraku odaberite poruku koju smatramo različitim i kliknite Brzi korak, koji će premjestiti poruku u mapu Misc i označiti poruku kao Read.
Ako kliknete gumb "Opcije", možete vidjeti kako je izrađen Quick Step i možete je i urediti, kao što je dodavanje ili uklanjanje dijelova iz ili s nje.
Na primjer, na ovom snimku zaslona možete ukloniti korak u kojem su poruke označene kao Read, tako da je sve premješteno u mapu Miscellaneous, ali njezin status ostaje nepromijenjen.
Na taj način funkcioniraju brze korake, mogli bismo provesti dosta vremena i pokazati vam različite načine na koje se mogu stvoriti i implementirati, no želimo se prebaciti na pravila kako bismo ilustrirali razliku.
Kao što smo spomenuli, Quick Steps su nešto na što djelujete dok Pravila funkcioniraju automatski, iza kulisa, prema kriterijima koje odredite. Kada kliknete gumb "Pravila", na padajućem popisu odaberite "Izradi pravilo ...".
Primarni uvjeti za izradu pravila su prilično osnovni i možda čak ni ne morate ukrcati ni u kakve napredne opcije pa idemo dalje i ispitati neke od njihovih jednostavnijih aspekata.
Na sljedećoj slici vidite da možete usmjeravati poštu od određenih pošiljatelja ili na temelju predmeta ili na koga se šalje. Od tamo, možete ga vidljivo vizualno i / ili zvukom obavijestiti. Također možete premjestiti poruku u određenu mapu, koja za razliku od korištenja brzog koraka, dogodila se bez vašeg unosa.
Ako kliknete gumb "Napravite pravilo", vidjet ćete sljedeći dijaloški okvir čarobnjaka.
Također možete kliknuti "Novo pravilo" iz prozora Pravila i upozorenja.
Na taj način otvorit će se prvi prozor čarobnjaka pravila, koji vas vodi kroz postupak.
Pravila su iznenađujuće jednostavna ako već znate što želite učiniti pravilom. Kliknite "Napredne opcije ..." i vidjet ćete što mislimo. Ne samo da ćete vidjeti opcije iz zaslona osnovnog pravila za stvaranje, nego ćete pronaći cijeli novi svijet drugih pravila koja možete koristiti.
Zamislite da uzmemo Quick Step koji smo ranije stvorili i želite ga pretvoriti u pravilo. Želimo odabrati naše kriterije iz gore navedenih opcija, a zatim kliknite "Dalje". U tom ćemo slučaju premjestiti poštu koja se šalje našem računu Kako do Geek.
Na sljedećem zaslonu odabiremo opciju "preselimo u određenu mapu", a zatim na dnu kliknemo podvučenu vezu "premjestimo je u određenu mapu". Nakon toga prikazujemo opcije koje će nam omogućiti usmjeravanje pošte na bilo koju drugu mapu koju odaberemo, što je u ovom slučaju "Misc".
Nakon što kliknete "Dalje", bit ćete upitani ako postoje iznimke od ovog novog pravila. Ako nema, tada možete kliknuti "Dalje" i napredovati ćete do konačnog zaslona, od vas će se tražiti da navedete novo pravilo, želite li ga uključiti, pokrenuti nakon dovršetka i konačno , moći ćete je pregledati.
To je to, kliknite "Završi" i dobro ste ići. Ovo pravilo možete vidjeti tako da kliknete gumb "Pravila", a zatim "Upravljanje pravilima i upozorenjima" na padajućim izborima.
Možete se vratiti u bilo kojem trenutku da biste promijenili pravilo, dodali nove, izradili kopije, izbrisali i ostale funkcije. Ne zaboravite, ako želite zadržati pravilo, ali ne želite da se cijelo vrijeme pokreće, možete samo isključiti mali okvir pokraj njega.
Ako želite saznati više o automatskom premještanju poruka u određenu mapu, preporučujemo da provjerite ovaj članak.
Dobit ćete mnogo e-pošte koju ne želite ili trebate, bez obzira radi li se o nadređenom roditelju ili izravno spama, čuvanje pristigle pošte i dobro njegovan pristigle pošte bit će veliki izazov ako ne znate koristiti alate koji vam stoje na raspolaganju.
Kao što vidite vidno na vrpci, postoji dio koji je posvećen brisanju stvari, a najznačajniji je veliki gumb "Izbriši" i njegov divovski X.Također možete jednostavno odabrati poruku ili grupu poruka i kliknuti na taj gumb ili jednostavno dodirnuti "Izbriši" na tipkovnici.
Pogledajmo to odjeljak Brisanje malo više i pogledajte što još ima za ponuditi. Prvo, tu je gumb "Ignoriraj".
Što Ignore radi? Kada odaberete poruku ili razgovor i kliknite "Ignoriraj", pojavljuje se dijaloški okvir.
Razlika između ovog i jednostavno brisanje razgovora je da će ignoriranje primijeniti na ovu i sve buduće poruke, što znači da ako ste na popisu e-pošte, a ispitanici i dalje odgovaraju na sve, više ih nećete vidjeti, što je prilično korisno ,
Druga značajna opcija je značajka Čišćenje. Klikom na gumb "Čišćenje" pokrenut će se padajući izbornik sa sljedećim mogućnostima
Bez obzira na opciju koju odaberete, vidjet ćete dijaloški okvir koji nudi isti ishod, sve će se zanemarene poruke odbaciti.
Ako kliknete gumb "Postavke", bit ćete zainteresirani za opcije Skidanje razgovora. Kao što možete vidjeti, značajku Clean Up možete koristiti za arhiviranje starih, zanemarivih razgovora u alternativnu mapu, koja je ovdje vjerojatno najkorisnija. Često je bolje jednostavno arhivirati stvari umjesto da ih izbrišete, samo u slučaju da ih kasnije trebate uputiti.
Premda su te značajke sjajne i vidimo očiglednu prednost u njima, oni neće imati puno utjecaja na taj nećak krivotvorenih poštanskih sandučića: spam.
Spam ne dobiva iste vrste naslova koje je nekoć činio, jer u većini slučajeva moderni spam filtri čine prilično dobar posao u uklanjanju svih. Ako upotrebljavate Gmail ili druge usluge web-pošte, vjerojatno nećete vidjeti puno, što ne znači da nije tu, pogotovo ako napravite pogrešnu pogrešku pri prihvaćanju da neka tvrtka podijeli vašu adresu s njihovim marketinškim partnerima, ili kliknete pogrešan okvir i pogrešno se prijavite da biste bili na popisu za distribuciju.
Stvar je u tome što se spam i dalje događa, ali Outlook vam daje načine da se nadamo da ćete ga uglavnom pod kontrolom filtrima smeća. Kada primite poruku koja je jasno bezvrijedna ili neželjena, možete odabrati tu poruku, a zatim kliknite gumb "Junk" za padajući popis opcija. Za neželjene poruke odabrat ćete "Blokiraj pošiljatelja", ali za sve ostalo, trebat ćete prilagoditi opcije neželjenog e-pošte.
Što je ograničavajuća razina filtriranja, to je veća vjerojatnost da će se slučajno filtrirati nešto što zaista želite ili trebate vidjeti. Ako se to dogodi, morat ćete liječiti pogođene poruke e-pošte pomoću izbora vidljivih na prethodnom snimku zaslona.
Dobro je provesti neko vrijeme istraživati Opcije bezvrijedne e-pošte. Možete postaviti dopuštene dozvole od određenih pošiljatelja i određenih primatelja, dok izričito blokira pošiljatelje za koje ne znate da nemate povjerenja.
Čuvanje pristigle pošte u srednjoj i srednjoj mreži posvećuje se i posvećuje detaljima. Da budem iskren, nekoliko dobro osmišljenih pravila može nadoknaditi puno posla, ali uvijek će biti novih izazova. Zapamtite ove alate - Brzi koraci, pravila, ignoriranje i filtre bezvrijednosti - i bit ćete dobro na putu da popunite svoju e-poštu.
Čujemo sada od tebe. Recite nam o vlastitim omiljenim brzim koracima i pravilima, ili kako postupate s neželjenim sadržajem. Naš forum za raspravu je otvoren, stoga nam posudite svoje komentare i pitanja.
