Ručka za ispunjavanje u programu Excel omogućuje automatsko popunjavanje popisa podataka (brojeva ili teksta) u retku ili stupcu jednostavno povlačenjem ručke. To vam može uštedjeti puno vremena kada unosite sekvencijalne podatke u velike listove i učinite produktivnije.
Umjesto ručnog unosa brojki, vremena ili čak dana u tjednu iznova, možete upotrijebiti značajke automatskog popunjavanja (ručica za ispunjavanje ili naredba Ispuni na vrpci) za ispunjavanje ćelija ako vaši podaci slijede obrasce ili se temelje na podataka u drugim ćelijama. Pokazat ćemo vam kako popuniti različite vrste serija podataka pomoću značajki automatskog popunjavanja.
Jedan od načina za korištenje ručke za punjenje je unos niz linearnih podataka u red ili stup od susjednih ćelija. Linearna serija sastoji se od brojeva gdje se sljedeći broj dobiva dodavanjem "korak vrijednosti" na broj koji je prethodio. Najjednostavniji primjer linearne serije je 1, 2, 3, 4, 5. Međutim, linearni niz može biti niz decimalnih brojeva (1,5, 2,5, 3,5 ...), smanjujući brojeve za dva (100, 98, 96 ...), ili čak negativni brojevi (-1, -2, -3). U svakoj linearnoj seriji dodajte (ili oduzmite) istu vrijednost koraka.
Pretpostavimo da želimo izraditi stupac sekvencijalnih brojeva, povećavajući se po jedan u svakoj ćeliji. Možete unijeti prvi broj, pritisnite tipku Enter da biste došli do sljedećeg retka u tom stupcu i unesite sljedeći broj i tako dalje. Vrlo zamorno i dugotrajan, posebno za velike količine podataka. Mi ćemo se spasiti neko vrijeme (i dosade) pomoću ručka za ispunjavanje popuniti stupac s linearnom serijom brojeva. Da biste to učinili, upišite 1 u prvu ćeliju u stupcu i odaberite tu ćeliju. Primijetite zeleni kvadrat u donjem desnom kutu odabrane ćelije? To je ručka za punjenje.
Kada premjestite miša preko ručke za punjenje, pretvara se u crni plus znak, kao što je prikazano u nastavku.
Pomoću crne plus znaka preko ručke za punjenje, kliknite i povucite ručicu niz stupac (ili desno preko reda) dok ne dođete do broja ćelija koje želite ispuniti.
Kada otpustite gumb miša, primijetit ćete da je vrijednost kopirana u ćelije na kojima ste povlačili ručicu za punjenje.
Zašto nije ispunio linearnu seriju (1, 2, 3, 4, 5 u našem primjeru)? Prema zadanim postavkama, kada unesete jedan broj, a zatim upotrijebite ručicu za punjenje, taj se broj kopira u susjedne ćelije, a ne povećava se.
NAPOMENA: da biste brzo kopirali sadržaj ćelije iznad trenutno odabrane ćelije, pritisnite Ctrl + D ili kopirajte sadržaj ćelije lijevo od odabrane ćelije, pritisnite Ctrl + R. Budite upozoreni da kopiranje podataka iz susjedne ćelije zamjenjuje sve podatke koji su trenutno u odabranoj ćeliji.
Da biste zamijenili kopije s linearnim nizom, kliknite gumb "Automatski popunjavanje opcija" koji će se prikazati kada završite s povlačenjem ručke za punjenje.
Prva opcija, Kopiraj ćelije, zadana je. Zato smo završili s pet 1s, a ne linearne serije 1-5. Da biste ispunili linearnu seriju, na skočnom izborniku odaberite "Fill Series".
Druga četiri ls zamjenjuju se s 2-5 i ispunjava se linearni niz.
To možete, međutim, to učiniti bez potrebe za odabiranjem serije punjenja iz izbornika Auto Fill Options. Umjesto da unesete samo jedan broj, unesite prva dva broja u prve dvije ćelije. Zatim odaberite te dvije ćelije i povucite ručicu za punjenje dok ne odaberete sve ćelije koje želite ispuniti.
Budući da ste mu dali dva dijela podataka, znat će korak koji želite upotrijebiti i ispuniti ostale stanice u skladu s tim.
Također možete kliknuti i povlačiti ručku za punjenje pomoću gumba pravo gumb miša umjesto lijeve strane. Još uvijek morate odabrati "Fill Series" s pop-up izbornika, ali taj izbornik automatski se prikazuje kada prestanete povlačiti i otpustiti desnu tipku miša, tako da to može biti zgodan prečac.
Ako imate poteškoća s upotrebom ručice za punjenje ili jednostavno želite koristiti naredbe na vrpci, upotrijebite naredbu Fill (Ispuni) na kartici Home (Da) kako biste ispunili seriju u susjedne ćelije. Naredba za popunjavanje također je korisna ako ispunjavate veliki broj ćelija, kao što ćete vidjeti na malo.
Da biste upotrijebili naredbu za popunjavanje na vrpci, unesite prvu vrijednost u ćeliju i odaberite tu ćeliju i sve susjedne ćelije koje želite ispuniti (dolje ili gore ili stupac lijevo ili desno preko reda). Zatim kliknite gumb "Ispunite" u odjeljku Uređivanje na kartici Početna.
Na padajućem izborniku odaberite "Serija".
U dijaloškom okviru Series odaberite želite li seriju u redovima ili stupcima. U okviru Vrsta odaberite "Linearno" za sada. Kasnije ćemo raspravljati o mogućnostima rasta i datuma, a opcija automatskog popunjavanja jednostavno kopira vrijednost na druge odabrane ćelije. Unesite "korak vrijednost" ili povećanje za linearnu seriju. Za naš primjer povećavamo brojeve u našoj seriji za 1. Kliknite "U redu".
Linearna serija popunjena je odabranim stanicama.
Ako imate stvarno dug stupac ili red koji želite ispuniti s linearnom serijom, možete upotrijebiti Stop vrijednost na dijaloškom okviru Serije. Da biste to učinili, unesite prvu vrijednost u prvoj ćeliji koju želite koristiti za niz u retku ili stupcu i ponovno kliknite "Ispuni" na kartici Početna. Osim opcija koje smo prethodno diskutirali, unesite vrijednost u okvir "Stop value" koju želite kao zadnju vrijednost u seriji. Zatim kliknite "U redu".
U sljedećem primjeru stavili smo 1 u prvu ćeliju prvog stupca, a brojevi 2 do 20 automatski će se unijeti u sljedećih 19 ćelija.
Da bi čitav radni list bio čitljiviji, ponekad preskačemo redove, stavljamo prazne redove između redaka podataka. Iako postoje prazni redci, još uvijek možete upotrijebiti ručicu za punjenje za popunjavanje linearne serije s praznim redovima.
Za preskakanje retka prilikom popunjavanja linearne serije unesite prvi broj u prvu ćeliju, a zatim odaberite tu ćeliju i jednu susjednu ćeliju (na primjer, sljedeću ćeliju dolje u stupcu).
Zatim povucite ručicu za punjenje dolje (ili preko) dok ne popunite željeni broj ćelija.
Kada dovršite povlačenje ručice za punjenje, vidjet ćete da vaš linearni niz ispunjava svaki drugi redak.
Ako želite preskočiti više od jednog retka, jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži prvu vrijednost, a zatim odaberite broj redaka koji želite preskočiti odmah nakon te ćelije. Zatim povucite ručku za punjenje preko ćelija koje želite ispuniti.
Također možete preskočiti stupce kada ispunjavate redove.
Možete upotrijebiti i ručicu za punjenje kako biste propagirali formule susjednim ćelijama. Jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži formulu koju želite ispuniti u susjedne ćelije i povucite ručicu za punjenje niz ćelije u stupcu ili preko ćelija u retku koju želite ispuniti. Formula se kopira u druge stanice. Ako ste upotrebljavali relativne reference stanica, one će se promijeniti u skladu s tim da se odnose na ćelije u svojim redovima (ili stupcima).
Također možete ispuniti formule pomoću naredbe Fill na vrpci. Jednostavno odaberite ćeliju koja sadrži formulu i ćelije koje želite ispuniti s tom formulom. Zatim kliknite "Ispunite" u odjeljku Uređivanje kartice Početna i odaberite Dolje, Desno, Gore ili Lijevo, ovisno o smjeru kojem želite ispuniti ćelije.
NAPOMENA: Formule kopirane neće ponovno izračunati, osim ako ste omogućili automatsko izračunavanje radne knjige.
Također možete koristiti tipkovničke prečace Ctrl + D i Ctrl + R, kao što je ranije spomenuto, za kopiranje formula u susjedne ćelije.
Brzo ispunite linearnu seriju podataka u stupac dvostrukim klikom na ručicu za punjenje. Kada koristite ovu metodu, Excel samo puni ćelije u stupcu na temelju najduljeg susjednog stupca podataka na vašem radnom listu. Susjedni stupac u ovom kontekstu je bilo koji stupac koji se Excel susreće s desnim ili lijevim strane stupca koji se popunjava dok se ne postigne prazan stupac. Ako su stupci izravno s obje strane odabranog stupca prazni, ne možete koristiti metodu dvostrukog klika za popunjavanje ćelija u stupcu. Također, prema zadanim postavkama, ako su neke od ćelija u rasponu ćelija koje ispunjavate već imaju podatke, ispunjavaju se samo prazne ćelije iznad prve ćelije s podacima. Na primjer, na donjoj slici, postoji vrijednost u ćeliji G7 pa kad dvaput kliknete ručicu za punjenje na ćeliji G2, formula se kopira samo dolje kroz ćeliju G6.
Do sada smo raspravljali o popunjavanju linearne serije, pri čemu se svaki broj iz serije izračunava dodavanjem vrijednosti koraka na prethodni broj. U seriji rasta, ili geometrijskom uzorku, sljedeći broj izračunava se pomoću množenjem prethodni broj po koracnoj vrijednosti.
Postoje dva načina za ispunjavanje serija rasta unosom prva dva broja i unosom prvog broja i stepenice.
Da biste ispunili seriju rasta koristeći prva dva broja, unesite dva broja u prve dvije ćelije reda ili stupca koji želite ispuniti. Desnom tipkom miša kliknite i povucite ručku za punjenje onoliko stanica koliko želite ispuniti. Kada završite s povlačenjem ručke za punjenje preko ćelija koje želite ispuniti, na skočnom izborniku odaberite "Trend rasta" koji se automatski prikazuje.
NAPOMENA: Za ovu metodu morate unijeti dva broja. Ako to ne učinite, opcija Trend rasta bit će sivi.
Excel zna da je korak vrijednost 2 od dva brojeva koji smo unijeli u prve dvije ćelije. Dakle, svaki sljedeći broj računa se množenjem prethodnog broja za 2.
Što ako želite početi s drugim brojem od 1 pomoću ove metode? Na primjer, ako želite pokrenuti gore navedeni niz na 2, unijet ćete 2 i 4 (jer 2 × 2 = 4) u prve dvije ćelije. Excel bi shvatio da je korak vrijednost 2 i nastaviti s rastom serije od 4 množenjem svaki sljedeći broj za 2 da biste dobili sljedeći u redu.
Da biste napunili seriju rasta na temelju jednog broja i stupnjevite vrijednosti, unesite prvi broj (ne mora biti 1) u prvoj ćeliji i povucite ručicu punjenja preko ćelija koje želite ispuniti. Zatim odaberite "Series" s pop-up izbornika koji se automatski prikazuje.
U dijaloškom okviru serije odaberite želite li ispuniti seriju u redcima ili stupcima. U odjeljku Vrsta odaberite: "Rast". U okviru "Korak vrijednosti" unesite vrijednost koju želite umnožiti svaki broj da biste dobili sljedeću vrijednost. U našem primjeru želimo umnožiti svaki broj za 3. Kliknite "U redu".
Serija rasta popunjava se odabranim stanicama, svaki sljedeći broj je tri puta veći od prethodnog broja.
Do sada smo pokrivali kako popuniti niz brojeva, linearnih i rasta. Također možete ispuniti seriju s predmetima kao što su datumi, dani u tjednu, radnim danima, mjesecima ili godinama pomoću ručke za punjenje. Excel ima nekoliko ugrađenih serija koje mogu automatski popuniti.
Sljedeća slika prikazuje neke od serija koje su ugrađene u Excel, proširene preko redaka.Stavke podebljane i crvene su početne vrijednosti koje smo unijeli, a ostatak stavki u svakom retku su proširene serije vrijednosti. Ove ugrađene serije mogu se ispuniti pomoću ručke za punjenje, kao što smo prethodno opisali za linearni i rastni niz. Jednostavno unesite početne vrijednosti i odaberite ih. Zatim povucite ručicu za punjenje nad željenim ćelijama koje želite ispuniti.
Prilikom popunjavanja niza datuma možete upotrijebiti naredbu Fill na vrpci kako biste odredili prirast za upotrebu. Unesite prvi datum u seriju u ćeliji i odaberite tu ćeliju i ćelije koje želite ispuniti. U odjeljku Uređivanje na kartici Početna kliknite "Ispuni", a zatim odaberite "Serija".
Na dijaloškom okviru serije automatski se odabire opcija Serija u skladu s odabranim skupom ćelija. Vrsta je također automatski postavljena na Datum. Da biste odredili prirast koji će se koristiti prilikom punjenja serije, odaberite jedinicu Datum (dan, tjedan dana, mjesec ili godina). Navedite vrijednost koraka. Želimo popuniti seriju svakim datumom radnog dana, tako da unosimo 1 kao vrijednost koraka. Kliknite "U redu".
Serija je popunjena datumima koji su samo radnim danom.
Također možete ispuniti niz s vlastitim prilagođenim stavkama. Recimo da vaša tvrtka ima urede u šest različitih gradova i često upotrebljavate te nazive gradova u Excelovim listovima. Popis gradova možete dodati kao prilagođeni popis koji će vam omogućiti da upotrijebite ručicu za punjenje kako biste ispunili seriju nakon što unesete prvu stavku. Da biste izradili prilagođeni popis, kliknite karticu "Datoteka".
Na pozadini zaslona kliknite "Opcije" na popisu stavki s lijeve strane.
Kliknite "Napredno" na popisu stavki s lijeve strane dijaloškog okvira programa Excel.
Na desnoj ploči pomaknite se do odjeljka Općenito i kliknite gumb "Uredi prilagođene popise".
Kad se nalazite na dijaloškom okviru prilagođenih popisa, možete ispuniti niz prilagođenih stavki. Serija možete temeljiti na novom popisu stavki koje izradite izravno na dijaloškom okviru Prilagođenih popisa ili na postojećem popisu koji je već na radnom listu u trenutačnoj radnoj knjizi. Pokazat ćemo vam obje metode.
Na dijaloškom okviru Prilagođene popise provjerite je li odabran NEW LIST u okviru Prilagođene popise. Kliknite na okvir "Unosi popisa" i unesite stavke u svoje prilagođene popise, jednu stavku retku. Obavezno unesite stavke u redoslijedu koji želite ispuniti u ćelijama. Zatim kliknite "Dodaj".
Prilagođeni popis dodaje se u okvir Prilagođene popise, gdje je možete odabrati tako da je možete urediti dodavanjem ili uklanjanjem stavki iz okvira Popis unosa i ponovnim klikanjem na "Dodaj" ili možete izbrisati popis klikom na "Izbriši". Kliknite "U redu".
Kliknite "OK" u dijaloškom okviru Excel Options.
Sada možete upisati prvu stavku na svoj prilagođeni popis, odabrati ćeliju koja sadrži stavku i povucite ručicu za punjenje preko ćelija koje želite popuniti s popisom. Vaš je prilagođeni popis automatski ispunjen u ćelije.
Možda pohranite prilagođeni popis na zasebni radni list u svojoj radnoj knjizi. Popis možete uvesti iz radnog lista u dijaloški okvir Custom Lists. Da biste stvorili prilagođeni popis na temelju postojećeg popisa na radnom listu, otvorite dijaloški okvir Custom Lists (Poruke prilagođenih popisa) i provjerite je li NEWLINE odabrano u okviru Custom lists, kao u prvom postupku. Međutim, za ovu metodu kliknite gumb za raspon ćelija desno od okvira "Uvezi popis iz ćelija".
Odaberite karticu za radni list koji sadrži vaš prilagođeni popis pri dnu prozora programa Excel. Zatim odaberite ćelije koje sadrže stavke na popisu. Naziv radnog lista i raspon ćelija automatski se unosi u okvir za uređivanje prilagođenih popisa. Ponovno pritisnite gumb za područje ćelija da biste se vratili u puni dijaloški okvir.
Sada kliknite "Uvoz".
Prilagođeni popis dodaje se u okvir Prilagođeni popisi i možete ga odabrati i urediti popis u okviru Unos popisa, ako to želite. Kliknite "U redu". Pomoću ručice za punjenje možete napuniti ćelije s vašim prilagođenim popisom, baš kao što ste učinili s gornjom metodom.
Ručka za punjenje u programu Excel vrlo je korisna ako stvarate velike radne listove koji sadrže mnogo sekvencijalnih podataka. Možete se spasiti puno vremena i dosada. Sretno napunjavanje!
