Prilikom izrade formula u programu Excel možete referencirati ćelije iz drugog dijela radnog lista u svojim formulama. Ali ako imate puno formula, sve one reference stanica mogu biti zbunjujuće. Postoji jednostavan način za uklanjanje zbrke.
Excel uključuje značajku pod nazivom "Imena" koja može učiniti vaše formule još čitljivijima i manje zbunjujućim. Umjesto da se referira na ćeliju ili raspon ćelija, možete dodijeliti naziv toj ćeliji ili rasponu i upotrijebiti taj naziv u formuli. To će vašim formulama učiniti mnogo lakše razumjeti i održavati.
U niže navedenoj formuli, u istoj je radnoj knjizi referenca na niz ćelija (podebljano) s drugog radnog lista, pod nazivom "Baza podataka o proizvodima". U ovom slučaju, naziv radnog lista nam daje dobru ideju o tome što se nalazi u rasponu stanica, "A2: D7". Međutim, možemo upotrijebiti naziv za ovaj raspon ćelija kako bi formula bila kraća i jednostavnija za čitanje.
= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL”Baza podataka '! A2: D7, 2, FALSE))
NAPOMENA: Za više informacija o funkciji VLOOKUP koja se koristi u gornjoj formuli, pogledajte naš članak o korištenju programa VLOOKUP u programu Excel. Također možete naučiti kako koristiti funkciju "IF" i druge korisne funkcije.
Da biste dodijelili naziv rasponu ćelija, odaberite ćelije koje želite nazvati. Stanice ne moraju biti susjedne. Da biste odabrali ne-susjedne ćelije, koristite tipku "Ctrl" prilikom odabira.
Kliknite mišem u okvir "Name Box" iznad ćelije mreže.
Unesite naziv za raspon ćelija u okvir i pritisnite "Enter". Na primjer, pozvali smo odabrane ćelije na radnom listu "Proizvodi baze podataka" "Proizvodi". Postoje pravila o sintaktičkoj opremi prilikom odabira imena. Možete započeti samo slovo, podnaslov (_) ili povratni znak (\). Ostatak imena može se sastojati od slova, brojeva, razdoblja i podcrtava. Postoje dodatna pravila o sintaksi o tome što je ispravno a ne za definiranje naziva.
Sjećate li se formule s početka ovog članka? Sadržao je referencu na radni list "Proizvodi baze podataka" u radnoj knjizi i nizu ćelija na tom radnom listu. Sada, da smo stvorili naziv "Proizvodi" kako bi predstavili raspon ćelija na našem radnom listu "Proizvodi baze podataka", možemo upotrijebiti to ime u formuli, prikazano podebljano ispod.
= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,proizvodi, 2, FALSE))
NAPOMENA: Prilikom izrade naziva pomoću "Name Box", opseg imena zadani je na radnu knjigu. To znači da je ime dostupno za korištenje na bilo kojem radnom listu u trenutnoj radnoj knjizi bez upućivanja na određeni radni list. Možete odabrati ograničavanje opsega na određeni radni list, tako da se naziv radnog lista mora koristiti kada se odnosi na naziv, kao što je primjer na početku ovog članka.
Excel pruža alat nazvan "Upravitelj naziva" koji olakšava pronalaženje, uređivanje i brisanje imena u radnoj knjizi. Također možete koristiti Upravitelj naziva za izradu imena ako želite navesti više pojedinosti o nazivu. Da biste pristupili Upravitelju imena, kliknite karticu "Formule".
U odjeljku "Definirana imena" na kartici "Formule" kliknite "Upravitelj naziva".
Prikazuje se dijaloški okvir Upravitelj imena. Da biste uredili postojeće ime, odaberite naziv na popisu i kliknite "Uredi". Na primjer, uređujemo naziv "Proizvodi".
Prikazuje se dijaloški okvir "Uredi ime". Možete promijeniti naziv "Ime" i dodati "Komentar" na ime, pružajući više pojedinosti o tome što ime predstavlja. Također možete promijeniti raspon ćelija na koje je dodijeljeno ime klikom na gumb "Proširi dijalog" na desnoj strani okvira "Odnosi se na".
NAPOMENA: Vidjet ćete da je padajući popis "Opseg" zasjenjen. Kada uredite postojeći naziv, ne možete promijeniti "opseg" tog imena. Prilikom prvog stvaranja imena morate odabrati opseg. Ako želite da je opseg specifičan radni list, a ne čitava radna knjiga, možete stvoriti naziv na način koji vam omogućuje da u početku odredite opseg. Pokazat ćemo vam kako to učiniti u kasnijem odjeljku.
Kao primjer, recimo da smo dodali još jedan proizvod u našu "bazu proizvoda" i želimo ga uključiti u raspon ćelija pod nazivom "Proizvodi". Kada kliknemo gumb "Proširi dijalog", dijaloški okvir "Uredi ime" smanjuje se kako bi sadržavao samo okvir "Odnosi se na". Izbor stanica odabire se izravno na radnom listu "Baza podataka", uključujući redak koji sadrži novi proizvod. Ime radnog lista i raspon ćelija automatski se unose u okvir "Odnosi se na". Da biste prihvatili svoj odabir i vratili se na puni dijaloški okvir "Uredi ime", kliknite gumb "Collapse Dialog". Kliknite "U redu" na dijaloškom okviru "Uredi ime" da biste prihvatili promjene naziva.
Ako odlučite da više ne trebate ime, jednostavno je izbrisati. Jednostavno, otvorite dijaloški okvir "Name Manager" kako smo razgovarali u prethodnom odjeljku. Zatim odaberite naziv koji želite izbrisati na popisu imena i kliknite "Izbriši".
U dijaloškom okviru za potvrdu koji se prikazuje, kliknite "U redu" ako ste sigurni da želite izbrisati odabrano ime.Vratite se u dijaloški okvir "Ime upravitelja". Da biste je zatvorili, kliknite "Zatvori".
Kada stvorite novo ime odabirom jedne ili više ćelija, a zatim unosom naziva u okvir "Name Box", zadani opseg naziva je cijela radna knjiga. Dakle, što ćete učiniti ako želite ograničiti opseg naziva samo na određeni radni list?
Odaberite ćelije kojima želite dodijeliti naziv. Kliknite karticu "Formulas", a zatim kliknite "Define Name" u odjeljku "Definirana imena".
NAPOMENA: Ne morate najprije odabrati ćelije. Možete ih odabrati i pomoću gumba "Proširi dijalog" kasnije, ako želite.
Prikazuje se dijaloški okvir "New Name". Primijetite da je vrlo sličan prethodno spomenutom dijaloškom okviru "Uredi ime". Glavna razlika je u tome što sada možete promijeniti opseg naziva. Recimo da želimo ograničiti opseg naziva samo na radni list "Račun". To ćemo učiniti ako želimo biti u mogućnosti koristiti isti naziv za niz stanica na drugom radnom listu.
Prvo ćemo unijeti ime koje želimo koristiti, što je u našem slučaju "Proizvodi". Zapamti pravila sintakse prilikom izrade svojeg imena. Zatim, da biste ograničili opseg naziva "Proizvodi" samo na radni list "Račun", odaberemo to iz padajućeg popisa "Područje".
NAPOMENA: U dijaloškom okviru "Novo ime" možete pristupiti klikom na "New" u dijaloškom okviru "Name Manager".
Ako želite, unesite više pojedinosti o tom nazivu u okvir "Komentar". Ako niste odabrali ćelije kojima dodijelite naziv, kliknite gumb "Proširi dijalog" desno od okvira "Odnosi se na" za odabir ćelija na isti način na koji smo to učinili kad smo prethodno uredili naziv , Kliknite "U redu" da biste dovršili izradu novog naziva.
Naziv se automatski umetava u isti "okvir za ime" kojim smo dodijelili naziv nizu ćelija na početku ovog članka. Sada možemo zamijeniti referencu ("Product Database", $ A $ 2: $ D: 7) s nazivom (Products) u formulama na radnom listu "Račun", kao što smo ranije u ovom članku.
Ne morate se pozivati na ćelije prilikom izrade imena. Možete koristiti naziv da biste predstavljali konstantnu, ili čak i formulu. Na primjer, radni list u nastavku prikazuje tečaj koji se koristi za izračun cijene u eurima za različite veličine widgeta. Budući da se tečaj često mijenja, bilo bi korisno ako se nalazi na mjestu koje je lako pronaći i ažurirati. Budući da su imena jednostavna za uređivanje, kao što smo prethodno diskutirali, možemo stvoriti naziv koji predstavlja tečaj i dodijeliti vrijednost tom nazivu.
Napominjemo da formula sadrži apsolutnu referencu ćelije na ćeliju koja sadrži trenutačni tečaj. Radije upotrebljavamo naziv koji će se odnositi na trenutni tečaj tako da je lakše promijeniti, a formulacije pomoću tečaja lakše je razumjeti.
Da biste stvorili naziv koji će biti dodijeljen stalnoj vrijednosti, otvorite dijaloški okvir "Novo ime" tako da kliknete karticu "Formula", a zatim kliknite "Definiraj ime" u odjeljku "Definirana imena". Unesite naziv da biste predstavljali konstantnu vrijednost, kao što je "ExchangeRate". Da biste dodijelili vrijednost tom nazivu, unesite jednaki znak (=) u okvir "Odnosi se na", nakon kojeg slijedi vrijednost. Ne bi trebao postojati prostor između jednakog znaka i vrijednosti. Kliknite "U redu" da biste dovršili izradu imena.
NAPOMENA: Ako postoji formula koju koristite na mnogim mjestima u radnoj knjizi, tu je formulu možete unijeti u okvir "Odnosi se na", tako da jednostavno unesete naziv u svaku ćeliju u kojoj trebate upotrijebiti formulu.
Sada možemo upotrijebiti novi naziv u formulama gdje želimo koristiti tečaj. Kada kliknemo na ćeliju s formulom koja sadrži apsolutnu referencu, primijetite da je rezultat "0.00". To je zato što smo uklonili tečaj iz ćelije na koju se upućuje. Zamijenit ćemo tu referencu stanica novim imenom koji smo stvorili.
Istaknite referencu ćelije (ili neki drugi dio formule koju želite zamijeniti nazivom) i počnite upisivati ime koje ste stvorili. Dok upisujete, sva imena podudaranja prikazat će se u skočnom okviru. Odaberite naziv koji želite umetnuti u formulu klikom na nju u skočnom okviru.
Naziv je umetnut u formulu. Pritisnite "Enter" za prihvaćanje promjene i ažuriranje ćelije.
Imajte na umu da se rezultat ažurira pomoću tečaja navedenog pod imenom.
Imena su vrlo korisna ako izradite složene Excel radne bilježnice s mnogo formula. Kada trebate distribuirati svoje radne knjige drugima, upotreba imena olakšava razumijevanje vaših formula za druge, kao i za sebe.
