Outlook 2013 omogućuje vam da dodijelite kategorije i prilagodite navedene kategorije. Stvari o kategorijama jesu da su univerzalni u Outlooku, a možete dodijeliti svaku kategoriju na kombinaciju tipkovnice. Dakle, možete kategorizirati poruke e-pošte, kalendarske događaje i bilješke s nekoliko kratkih poteza ključa.
Tijekom proteklih nekoliko mjeseci razgovarali smo o Outlooku 2013 i raznim dijelovima. Razgovarali smo o svladavanju najvažnijih značajki kao što su sastavljanje i slanje e-pošte, stvaranje i upravljanje kontaktima, pa čak i uvoz kontakata na usluzi Gmail. Također smo obuhvatili i druge stvari iz programa Outlook, na primjer kako možete izraditi popise zadataka kako biste ih zadržali na zadatku. I naravno, tu je važan kalendar koji je bitan za svakoga tko želi učinkovito održavati raspored.
Ono što sve to znači jest da s njim možete mnogo raditi kako biste lakše upravljali poslom, pa čak i osobnim životom. Prije nego što zatvorimo naš pogled na Outlook 2013, međutim, osjećali smo da bi trebali ukratko obuhvatiti dva preostala aspekta za koje se osjećamo vrijediti istaknuti: kategorije i pretraživanje.
Da biste prilagodili svoje kategorije, kliknite gumb "Kategoriziraj", a zatim na padajućem izborniku odaberite "Sve kategorije ...". Pomoću ovog dijaloga možete izraditi nove kategorije, izbrisati stare, preimenovati, mijenjati boje i dodijeliti tipke prečaca.
Obavijest o sljedećem snimku zaslona, kako smo dodijelili "CTRL + F2" u plavu kategoriju.
Sada, na primjer, možete primijeniti kategorije na sve što želite. U nastavku našeg glupog primjera imamo zadatak da "živimo la vida loca" i označili smo ga s osobnim (ljubičasto) i žurnim (crvenim) kategorijama.
Sjetite se ovog vrlo korisnog savjeta: nakon dodjeljivanja tipki prečaca za svoje kategorije, a kategorije ste počinili u memoriji, oni mogu brže raditi od organiziranja pošte, obveza i drugih stavki programa Outlook.
Na primjer, ovdje je zaglavlje e-pošte iz poruke u našoj pristigloj pošti, označili smo ga s kategorijom Rad. Od sada, ako trebamo potražiti tu specifičnu poruku, možemo koristiti kategorije za filtriranje nepovezanih poruka.
Imajte na umu i činjenicu da brzo možete zabilježiti zadatke, poruke e-pošte i ostale stavke programa Outlook pomoću zadane kategorije, na primjer u sljedećem snimku zaslona. Ovdje smo označili nekoliko zadataka kao URGENT jednostavno klikom na mali okvir u stupcu CATEGORIES.
Jasno je da kategorije mogu biti vrlo korisne i oni su u velikoj mjeri neizgovorena značajka u programu Outlook. Saznajte kako ih učinkovito upotrebljavati i moći ćete zadržati sve svoje stvari organizirane u područjima srodne kategorije.
Zatvorimo ovo ukratko govoreći o pretraživanju stavki iz programa Outlook. To znači da se to uglavnom odnosi na poštu, ali pretraživanje se proteže kroz aplikaciju. Kada kliknete na okno za pretraživanje, primjerice u pristigloj pošti (ili bilo kojoj drugoj mapi pošte), vrpca će se promijeniti kako bi vam pružila mnoštvo alata za pretraživanje.
Zašto je sve ovo ovdje? Jednostavno, više načina na koje možete tražiti poruku, to je bolje šanse za pronalaženje. Pogledajte sljedeću snimku zaslona, kliknemo gumb "Predmet", a mi možemo ispuniti odgovarajući prostor s onim što želimo da predmet bude sadržan. U ovom slučaju želimo pronaći sve teme vezane uz "Rad".
Napominjemo da su rezultati koji se pojavljuju zapravo zadaci, što pokazuje kako Outlook vraća rezultate pretraživanja od svega što pohranjuje.
Ako maksimizirajući svoje vještine pretraživanja u programu Outlook, možete brzo prebroditi nered tako da malo vremena provedete i isprobate mogućnosti pretraživanja trake. Imajte na umu da ako su rezultati preveliki i raznoliki, uvijek možete poboljšati opseg pomoću alata s odgovarajućim naslovom.
Konačno, ako osjetite potrebu za energijom i vrhunsku kontrolu nad pretraživanjem, pokušajte pomoću obrasca Napredno traženje klikom na gumb "Alati za pretraživanje" u odjeljku Opcije.
Upotreba obrasca Napredno traženje daleko je daleko najbolji, bezbrižan način za pretraživanje Outlooka, ali bez obzira na metodu koju koristite, sigurni smo da ćete shvatiti kako uopće ništa pronaći.
Outlook radi s programom Windows Search, koji smo malo napisali cijeli niz. Ove opcije utječu na to kako se stavke pretražuju i u sustavu Windows i unutar programa Outlook.
Napominjemo, ako kliknete "Mogućnosti indeksiranja ...", otvorit ćete kontrolnu ploču Indeksne opcije, gdje možete prilagoditi način indeksacije indeksa programa Windows pomoću indeksa pretraživanja usluge Windows. Ostatak tih opcija bave se prvenstveno rezultatima pretraživanja, kao što su način prikazivanja i rezultat prikazivanja rezultata.
Kategorije i pretraživanje su dvije neotkrivene značajke koje možete dodati u Outlook repertoar, koji će zaokružiti naše iskustvo sustava Office vrlo lijepo. Ako ekstenzivno koristite Outlook i dobivate mnogo e-pošte, kreirajte mnoge kalendarske sastanke ili generirate popise dugih zadataka, važno je ne samo da ih organizirate, već ćete moći tražiti bilo što, posebno ako znate ono što tražite je neprocjenjivo.
