Ako ste jedan od onih ljudi koji imaju pametnu ploču ili notepad sa sveobuhvatnim popisom obveza, ili vaš stol i monitori su ukrašeni Post-itom® podsjećajući vas na važne događaje, ovo je članak za vas.
Outlook vam omogućuje da napravite popise obveza koji se sastoje od zadataka, a to možete učiniti na sve načine, kao što su postavljanje datuma, podsjetnika, kategorija i još mnogo toga. Cjelokupna točka je stvaranje aktivnije vrste popisa zadataka s kojima možete komunicirati i čuvati vas iskreno.
Nedavno smo raspravljali o različitim zamršenostima programa Outlook 2013, pa ako ste novi, preporučujemo da pročitate naš uvod.
U suprotnom, otvorite Outlook do prikaza Zadataka i pogledajte okolo. Na prvi pogled ćete primijetiti da je prilično prazna i neplodna. To je zato što još moramo popuniti mnoštvo stvari koje trebamo učiniti i nastojati pokrenuti.
Proći ćemo i pokazati vam kako koristiti zadatke kao profesionalca i dalje organizirati svoj život s programom Outlook. Uz malo vremena i posla, imat ćete sveobuhvatan skup zadataka, koje možete podesiti da vas podsjeti na vrijeme, ili ih čak možete dodijeliti drugoj osobi!
Za početak, želite dodati zadatke. Primjetit ćete da se na lijevoj strani nalazi poznato okno s mapama. Ovim pregledom možete dodati nove mape, učinkovito zatim organizirati zadatke u kategorije. Možete čak i stvoriti novu grupu mapa tako da, ako je potrebno, možete ponovno razdvojiti zadatke između vašeg profesionalnog i osobnog života.
Da biste započeli, primijetit ćete da se jedna grupa mapa zadataka naziva Moja zadaća i dvije mape podvrsta: popis obveza i zadaci. Ako desnom tipkom miša kliknemo na najvišu mapu, možemo stvoriti "Nova grupa mapa" koja ćemo nazvati radne zadatke.
Možete dodati brzi zadatak klikom na "Kliknite ovdje za dodavanje nove zadatke" ili možete kliknuti "Nova zadatka" na početnoj vrpci. Pogledajte sljedeći zadatak bez naslova, na koji možete primijeniti brojne opcije, prikazati Zadatak, njegove pojedinosti i upravljati njime.
Ispunite naš zadatak malo s nekim osnovnim pojedinostima, a zatim kliknite "Spremi & Zatvori". Možete odabrati svoj datum početka, datum završetka (ako je primjenjivo), status, prioritet i postotak završetka. Također možete provjeriti okvir "Podsjetnik" i Outlook vam obavijestiti kada vam je potreban zadatak.
Nakon izrade nekoliko zadataka, možemo ih vidjeti na popisu u našem pregledu Zadaci. Ovdje možete napraviti neke osnovne postupke kao što je promjena datuma dospijeća ili dodjeljivanje kategorije, ali ako stvarno želite pregledati i urediti, dvaput kliknite da biste ga otvorili.
Evo našeg zadatka još jednom. Možemo ih mijenjati kao što je status ili prioritet, ili možemo kliknuti gumb "Detalji".
Ako postoje drugi podaci povezani s zadatkom, možete ih ispuniti ovdje. Iako to možda nije bitno za većinu ljudi, ako se bavite s neovisnim izvođačima ili konzultantima, onda je ovo idealno mjesto za praćenje koliko vam približno koštaju.
Postoji još nekoliko stvari koje možemo spomenuti prije nego što se prebacujemo na recidiva. Dok se nalazite na sučelju zadataka, odvojite trenutak da zabilježite da možete izbrisati ili prosljeđivati zadatak ako odlučite da nije vrijedno slijediti ili trebate unositi od nekog drugog.
Također možete upravljati zadatkom, kao što je označavanje potpune, dodjeljivanje i slanje izvješća o statusu. Ubrzo ćemo o tome razgovarati. Za sada, kratko provjeravamo kako postaviti ponavljajuće zadatke.
Stvaranje ponavljajućeg zadatka jednako je stvaranju ponavljajućeg sastanka ili ponovnog sastanka. Dijaloški okvir koji vidite kada kliknete gumb "Ponavljanje" vjerojatno će izgledati prilično poznato.
Dakle, ovdje je naš zadatak "govorimo o stvarima" koji se ponavljaju svaki tjedan u srijedu, bez kraja na vidiku. Napominjemo također da čak i ako ne dovršite zadatak do trenutka kada se zadatak ponovi, još će se generirati zadatak.
To možete nadjačati odabirom opcije "regenerirati novi zadatak", koja se umjesto automatskog ponavljanja na x dan neće obnoviti zadatak sve dok se trenutni ne označi kao potpuna.
Imamo svoj "razgovor o radu!" Zadatak koji je postavljen, sada samo trebamo založiti ga na nekog drugog! Kliknite gumb "Dodijeliti zadatak" u odjeljku Upravljanje zadacima vrpce.
To će otvoriti zadatak kao e-mail, a zatim se možete obratiti drugima. U ovom slučaju samo ćemo dodijeliti zadatak da razgovaramo o nekoj drugoj stvari, tako da ćemo ih e-poštom poslati.
Ako želite upisati adresu u polje "To" možete, ili možete izbrisati sretno ime iz adresara. Nemate postavljen adresar? Pročitajte kako izraditi i upravljati kontaktima, uključujući i uvoz kontakata iz Gmaila izravno u Outlook.
Taj će primatelj dobiti e-poštu, a zatim s opcijom "Prihvati" ili "Odbaci". Ne želimo nagovoriti šefa, pa ćemo samo naprijed i prihvatiti zadatak. Osim toga, razgovor o radnim stvarima nikada nije loš!
Konačno, ako ovlasti -to-žele znati napredak (ili nedostatak istoga) na trenutačno dodijeljenom zadatku. Možete im poslati izvješće o statusu.
Sveukupno, prosječni korisnik kućnog Outlooka vjerojatno ima veću vjerojatnost da će koristiti zadatke kao sredstvo dobivanja obavljenih poslova ili kucanja kućanskih poslova, no korisno je znati cijeli niz vaših sposobnosti za izradu zadatka. Idemo sada na ostatak Home vrpce i razgovaramo o tome što možete učiniti da upravljate zadatkom od tamo.
Tijekom tijeka vašeg tjedna, neke će zadatke biti gotov, a neke neće. One koje ste dovršili, možete označiti kao potpuni i zaboraviti. Ali one koje ne dođete trebat će vam nekako upravljati ili ćete imati samo sve veći popis zapuštenih zadataka.
Postoji nekoliko načina za upravljanje njima. Pogledajmo to područje vrpce, a zatim vam pokazati kako iskoristiti većinu tih alata.
Klikom na gumb "Ukloni s popisa" označit će ga kao potpuni i ukloniti je s popisa. Ako se Outlook susreće s problemom, primjerice ako je zadatak ponavljao ili je nepotpun, zatražit će vam što želite učiniti.
Također možete izravno raditi s zadacima koja vidite na popisu zadataka. Za više detalja pogledajte sljedeći snimak zaslona. Vidite da možete jednostavno kliknuti ikonu zastavice da biste je označili kao potpuni ili možete kliknuti desnom tipkom miša da biste vidjeli opcije praćenja.
Vidjet ćete ovdje na sljedećem snimku zaslona, s obzirom da je naš zadatak "sjediti oko gledanja nogometa s našim nogama" sutra, ali smo ga obilježili i za praćenje sljedećeg tjedna. Stvaranje praćenja zadataka u osnovi ga duplikati za vrijeme koje vam najbolje odgovara da ga možda završite. U tom slučaju, mogli bismo označiti sutrašnji zadatak kao cjelovit ili ukloniti, ali taj će duplikatni zadatak ipak biti sljedeći tjedan.
Napominjemo da možete pratiti zadatke iz jedne od pet unaprijed određenih intervala, ili možete izraditi prilagođeni nastavak.
Konačno, mijenjanje vlasničkog pregleda može vam pomoći u presjeku velikog broja zadataka. Ako se ne prikazuje na Vrpci, možete kliknuti gumb "Promijeni prikaz" i vidjet ćete te opcije.
Evo kako bi izgledao jednostavan popis. Pogled ne razlikuje stanja završetka ili kategorija, ili bilo što drugo. Jednostavno prikazuje sve svoje prošle, sadašnje i buduće zadatke.
S druge strane, ako razvrstavamo pogled prema aktivnim zadacima, vidimo da su nam stvari znatno sužene.
Uvijek se sjetite kako biste promijenili prikaz zadatka kako biste ih brzo sakrili ili sakrili radi maksimalnog potencijala produktivnosti!
Na kraju, neka se upoznaju ili se prepoznaju s opcijama zadataka. Opcije zadatka omogućit će vam promjenu postavki i promjenu ponašanja i izgleda. Možete ih dohvatiti iz izbornika Datoteka klikom na "Opcije -> Zadaci".
Možete postaviti opcije za podsjetnike na zadatke s datumima, zakašnjelim i završenim bojama zadataka, radnim satima i drugim jednostavnim ugađanjem. Dakle, ako želite da zakašnjela zadataka budu svijetlo plava ili želite zadane podsjetnike na kraju dana umjesto početka, ovdje možete izvršiti izmjene.
Kao što možete reći, Outlook se otkriva kao vrlo dobro zaokružena aplikacija, a još nismo ni razgovarali o kalendaru i bilješkama još! Nadamo se da ćete moći koristiti zadatke kako biste revidirali svoje vještine organizacije nekoliko zareza. Vrlo je jednostavno postaviti i dodijeliti, a lijepo je imati te podsjetnike i gledati sve stvari na vašem popisu polagano se provjeriti.
U međuvremenu smo zainteresirani za slušanje od vas. Imate pitanje ili komentar s kojim biste željeli otići s nama? Spustite naš forum za raspravu i otiđite.
