Vodič za brze korake u programu Microsoft Outlook

Outlook sadrži značajku Quick Steps koja vam omogućuje da jednim klikom primijenite više radnji u poruku. Outlook sadrži nekoliko zadanih brzih koraka, ali možete izraditi i vlastiti (i izbrisati zadane ako ih ne trebate). Ako redovito izvršavate isti skup postupaka, stvaranje brzog koraka i dodjeljivanje prečacem može vam uštedjeti puno vremena. Evo kako oni rade.

Zadani QuickSteps

Brzo korake možete pronaći na kartici "Početna" programa Outlook. Kada prvi put pokrenete, vidjet ćete tamo zadane Quick Steps. Možete kliknuti bilo koji od njih da biste primijenili uključene radnje odabranoj poruci.

Zadani brzi koraci uključuju:

1. Prijeđi na? Otvara prozor za odabir mape na koju želite premjestiti poruku.
2. Za upravitelja: Izrađuje prosljeđenu kopiju trenutačno odabrane poruke u kojoj se nalazi adresa upravitelja.
3. E-pošta tima: Stvara praznu poruku upućenu članovima vašeg tima. (Ako vašu adresu e-pošte upravlja vaš poslodavac, a ovisno o načinu na koji su administratori sustava Exchange konfigurirali vaš poštanski pretinac, Outlook može već znati tko su vaši članovi upravitelja i članova tima. Ako to ne učinite, trebat ćete ih ispuniti prilikom prvog korištenja brze korake.)
4. Gotovo: Označava poruku kao pročitanu i dovršenu, a zatim ga šalje u određenu mapu. Prvi put kada koristite ovaj, imat ćete određenu mapu, ali od tada će Outlook pamtiti vaš izbor i poslati ga u tu mapu svaki put kad koristite Quick Step.
5. Ponavljanje i brisanje: Otvara odgovor na trenutačno odabranu poruku i briše trenutno odabranu poruku nakon slanja odgovora.

Outlook prikazuje samo dostupne korake. Ako nemate odabranu poruku, primjerice, prikazuje se samo brz korak "Tim e-pošta" jer su druge zadane postavke na postojećoj poruci.

Kako stvoriti brzi korak

Da biste dodali novi Quick Step, kliknite okvir "Create New" u okviru Quick Steps.

Ovo otvara novi prozor u kojem možete navesti svoj brz korak i odabrati akcije koje želite izvršiti.

Kada kliknete padajući izbornik "Odaberi radnju", dobit ćete popis mogućih akcija, od kojih svaki može vam dati dodatne mogućnosti za odabir.

Dodat ćemo dvije radnje: jedan za premještanje poruke u mapu i jedan za označavanje kao pročitan.

Odaberite akciju "Premjesti u mapu" i odaberite mapu u koju želite premjestiti poruke.

Zatim kliknite "Dodaj radnju" da biste dodali drugu radnju.

Na padajućem izborniku odaberite "Označi kao pročitano".

Po želji, možete odabrati jedan od ugrađenih tipki prečaca i dodati neki tekst koji će se prikazati kada pokazivač miša iznad Quick Stepa (kratki opis podsjećajući na radnje koje Quick Step koristan).

Kliknite "Završi", a vaš novi Quick Step pojavit će se u okviru Quick Steps u programu Outlook. Ako zadržite pokazivač miša iznad brzog koraka, vidjet ćete ključ prečaca koji ste odabrali i tekstualni tekst koji ste unijeli.

Sada samo trebate odabrati svoje poruke i kliknuti na novi QuickStep (ili pogoditi kombinaciju tipki prečaca) da biste primijenili svoje radnje.

Kako urediti ili brisati QuickStep

Ako želite urediti ili izbrisati Quick Step, kliknite malu strelicu u donjem desnom dijelu skupine Quick Steps na vrpci.

Time se otvara prozor "Upravljanje brzim koracima".

Ovdje imate mogućnost uređivanja, duplikata (što stvara točnu kopiju odabranog brze koraka ako želite sličnu, ali uz malu varijaciju) ili izbrišite Quick Step.

Također možete promijeniti redoslijed kojim se Quick tapes pojavljuju na vrpci ili stvoriti novi Quick Step.

Konačno, postoji opcija za "Ponovno postavljanje na zadane postavke".

Odabirom opcije "Ponovno postavljanje na zadane postavke" brišete sve brze korake koje ste izradili i ponovno stvorite sve zadane korake koje ste možda izbrisali. Također uklanja sve promjene koje ste napravili u zadanim brzim koracima. Budući da ne možete poništiti ovu radnju, prikazat će vam se upozorenje. Kliknite "Da" kako bi se resetiranje dogodilo.

I to je brz koraci. Nismo prošli sve moguće radnje koje možete dodati u brzi korak jer postoji mnogo njih i to je prilično intuitivno sučelje kada znate kako to funkcionira. Ako želite učiniti vaš doživljaj programa Outlook učinkovitijim i manje vremena, Quick Steps su veliko mjesto za početak.