Pretraživanje putem e-pošte programa Outlook može se dokazati kao težak zadatak ako ste netko poput mene s više PST datoteka i desetaka tisuća e-poruka koji obuhvaćaju desetljeća. Većina korporativnih okruženja koristi Outlook za e-poštu i mnogi ljudi završavaju s poslovnim i osobnim e-poštom pohranjenim u programu Outlook.
U starijim verzijama programa Outlook, trebali ste dodatke trećih strana poput Xobni za brzo pretraživanje vašeg e-pošte. Srećom, od Office 2010, Microsoft je stvorio korisnu funkciju pretraživanja koja zapravo funkcionira i omogućava brzo pronalaženje poruka e-pošte pomoću širokog raspona filtara. Možete tražiti tekst, adrese, privitke, pošiljatelje i sl. I možete filtrirati prema datumu, veličini, predmetu, važnosti i drugom.
U ovom članku pokazat ću vam kako provjeriti jesu li sve vaše e-poruke indeksirane od strane sustava Windows, a zatim kako izvršiti različite vrste pretraživanja ovisno o onome što tražite.
Imajte na umu da ovaj članak pretpostavlja da radite na usluzi Office 2010, 2013 ili 2016 jer su te verzije najbolje za pretraživanje.
Prije nego što možete izvršiti pretjerano brzu pretragu u programu Outlook, morate provjeriti jesu li sve vaše e-poruke indeksirane. Da biste to provjerili, prijeđite i kliknite okvir za pretraživanje koji se nalazi na vrhu spremnika e-pošte.
Kada kliknete u okvir za pretraživanje, vidjet ćete Alati za pretraživanje kartica pojavljuje se na vrpci. Na krajnjoj desnoj strani kliknite Alati za pretraživanje i zatim kliknite na Opcije pretraživanja.
Pod, ispod izvori, Klikni na Mogućnosti indeksiranja dugme.
Ovo će vas odvesti na Windows Mogućnosti indeksiranja gdje možete odabrati i odabrati različite lokacije koje želite indeksirati. Ako ne vidite Microsoft Outlook na popisu, morate kliknuti na izmijeniti dugme.
Idite naprijed, provjerite Microsoft Outlook i zatim kliknite OK (U redu).
Windows će odmah početi indeksirati poruke e-pošte i možete provjeriti kada to učinite klikom na Status indeksa u alatu za pretraživanje kao što je gore prikazano.
Vidjet ćete poruku koja pokazuje koliko stavki ostaje indeksirano i kada se dovrši, reći će da je Outlook završio indeksiranje svih vaših stavki. Sada naučimo kako pretraživati u programu Outlook.
Za početak pretraživanja u programu Outlook, kliknite na Ulazni spremnik ili kliknite na određenu mapu. Ako kliknete Inbox, primijetit ćete da će taj okvir imati Pretraživanje trenutnog spremnika na popisu. Možete kliknuti na mali pad s desne strane i odabrati između drugih opcija kao što je Trenutna mapa, podmape, i Sve stavke iz programa Outlook.
Kada kliknete Inbox, Trenutačni spremnik automatski se odabire. To će pretražiti sve poruke e-pošte u cijelom poštanskom sandučiću, uključujući sve unutar Inbox, Poslane stavke, Izbrisane stavke, Izlazne pošte itd. Ako kliknete na određenu mapu, okvir za pretraživanje će Trenutna mapa, koji će pretraživati samo e-poštu u toj mapi, a ne uključujući podmape.
Ako imate mapu s podmape, pobrinite se za odabir podmape s padajućeg izbornika kako biste pretražili samo podmape.
Sada kada to razumijemo, naučimo kako izvesti različite vrste pretraživanja u programu Outlook. Postoje dva načina za to: pomoću trake za pretraživanje ili pomoću sintakse upita za pretraživanje. Kao što biste mogli reći, ova posljednja opcija je tehnija, ali vam omogućuje stvaranje složenih pretraživanja.
Počnimo s lakšom metodom koja će dobro funkcionirati za većinu ljudi. Kliknite u okvir za pretraživanje nakon što odaberete Inbox ili mapu, a zatim kliknite Alati za pretraživanje u vrpci. Pogledajmo sve različite opcije.
Na krajnjoj lijevoj strani je djelokrug, što je isto kao padajući okvir koji sam gore spomenula. Sljedeća je Rezultati, koji neće biti aktivan dok ne izvršite pretraživanje. Prema zadanim postavkama, Outlook će vam prikazati samo najnovije stavke koje odgovaraju pretraživanju i možda vam neće biti prikazane sve rezultate. Možete kliknuti Uključi starije rezultate da biste prikazali sve rezultate ili pomaknite se do dna rezultata pretraživanja i odaberite Prikaži više.
rafinirati je mjesto gdje se stvarno možemo drill down i pronaći upravo ono što tražimo. Prvo, kako bismo tražili točan tekst u programu Outlook? Pretpostavimo da želite pronaći sve poruke e-pošte sa svojim SSN-om ili s određenom riječi. U tim slučajevima samo koristite dvostruke navodnike.
Iznad, tražio sam tu riječ sherlock stavljajući ga u dvostruke navodnike. Ako se riječ nalazi u naslovu, on će biti označen žutom bojom. Kada kliknete na bilo koju od poruka e-pošte, vidjet ćete i riječ označenu za vas, što je prikladno.
To je jedna od najčešćih vrsta pretraživanja. Druga uobičajena pretraga je pošiljatelj. Ovo je stvarno lako učiniti u programu Outlook. Jednostavno kliknite na Iz na vrpci i počnite upisivati ime osobe ili adresu e-pošte.
Ako želite dodati više kriterija pretraživanja, kao što je samo prikazivanje e-poruka od određenog pošiljatelja koji ima privitke, jednostavno biste kliknuli na Ima privitke dugme.
Možete nastaviti s dodavanjem više filtara kako biste smanjili skup rezultata e-pošte. Većina drugih opcija prilično je samoobjašnjela kao što su nepročitane, označene, važne itd. Ako želite pretraživati po datumu, možete kliknuti ovaj tjedan i dobiti ćete nekoliko opcija kao što su ovaj tjedan, ovaj mjesec, ovaj Godina, itd., Ali to je u vezi s tim.
Ako želite pretraživati po datumu ili raditi nešto poput pronalaska najstarije e-pošte u programu Outlook, morate upotrijebiti opciju Napredno traženje ili sintaksa upita. Počnimo s Naprednim traženjem. Da biste je pristupili, ponovno kliknite Alati za pretraživanje i odaberite Napredno traženje.
Imajte na umu da ovo pretraživanje pretražuje samo trenutnu mapu koju ste odabrali prema zadanim postavkama. Ako želite pretražiti sve, morate kliknuti na pretraživati gumb u gornjem desnom kutu.
Ako želite pretražiti sve, odaberite Inbox, a zatim provjerite Traži podmape kutija na dnu.
Sada na glavnom zaslonu za pretraživanje vidjet ćete Vrijeme na samom dnu, ali vam daje samo iste opcije kao padajući u vrpci. Da biste izvršili naprednije pretraživanje, morate kliknuti na Napredna kartica.
Ovdje morate izgraditi vlastite kriterije pretraživanja. Kliknite na Polje, a zatim idite na Polja datuma / vremena i odaberite primljen, Sada kliknite na Stanje i pomaknite se do dna dok ne vidite druge opcije kao što su na ili poslije, prije ili prije, i između.
Ako odaberete između, možete upisati datume poput 01/01/2005 i 31.12.2005 i zatim kliknite Dodati na popis, Evo što izgleda moje pretraživanje.
Imajte na umu da možete dodati više kriterija na popis kako biste suzili rezultate. U gornjem primjeru, samo ću dobiti sve e-poruke u datumskom rasponu, što će vjerojatno biti previše.
Ako želite pronaći najstariju poruku e-pošte u programu Outlook, odaberite prije ili prije a zatim upišite bilo koji datum za koji smatrate da je prilično star.
Prilagodite datum ovisno o broju e-poruka koje dobivate. Trebao bi biti prilično jednostavan za pronalaženje najstarije e-pošte u cijeloj datoteci programa Outlook pomoću ovog pretraživanja.
Još jedna popularna pretraga je tražiti najveću e-poštu u vašoj PST datoteci. Da biste to učinili, kliknite gumb Više izbora karticu Napredno traženje i vidjet ćete opciju za veličinu pri dnu. izabrati veći od a zatim utipkajte vrijednost u kilobajtima. Na primjer, ako želite pronaći e-poruke veće od 5 MB, upišite 5000.
Ovo su samo neka pretraživanja koja možete izvršiti pomoću Naprednog pretraživanja. Osim toga, sve to možete upisati u okvir za pretraživanje pomoću sintakse pretraživanja i dobiti iste rezultate. Na primjer, mogu se jednostavno upisati MESSAGESIZE:> 5 MB i dobiti iste rezultate.
Neću proći kroz sve različite opcije pretraživanja u ovom postu jer Microsoft ima stranicu koja navodi sve različite opcije pretraživanja sintakse. Nadamo se, pomoću alata iznad, moći ćete pronaći e-poštu koju ste tražili. Uživati!
