Uskoro će izaći iz ureda i morati ga postaviti Izvan ureda, Daleko ili Odmor poruka u programu Outlook? Mislili biste da je super lako, ali nažalost nije! Postoje dva načina za stvaranje automatskog odgovora, a ovisi o tome je li Outlook samostalan ili Microsoft Exchange.
Ako ste u korporacijskom okruženju, a Outlook je povezan s MS Exchangeom, postavljanje izvanrednog odgovora zapravo je vrlo jednostavno. Prijeđimo to metodu, a zatim ćemo razgovarati o tome kako to učiniti ako ne upotrebljavate Exchange.
U sustavu Office 2007 i ranije, idite na alat i kliknite na Pomoćnik izvan ureda, Imajte na umu da to treba biti automatizirano u programima Outlook 2003 i Outlook 2007 prilikom korištenja usluge Exchange. Ako ne vidite tu opciju, ne upotrebljavate Exchange.
U programima Office 2010 i Office 2013 morate kliknuti gumb Datoteka zatim karticu Informacije i vidjet ćete gumb koji se zove Automatski odgovori (izvan ureda).
U sustavu Office 2007 i ranije kliknite na Trenutno sam izvan ureda radio gumb i upišite poruku u Automatski odgovor kutija.
Idite naprijed i stavite datum na koji ćete se pojaviti, a zatim stavite bilo kakve podatke za kontakt u slučaju nužde itd. Ako kliknete U redu, svatko će dobiti ovu poruku dok se ne vratite u ovaj dijalog i promijenite ga u Trenutno sam u uredu.
Također možete dodati pravila dolaznim porukama dok ste izvan ureda klikom na Dodaj pravilo, To je korisno ako želite izvršiti određene radnje na e-porukama koje dolaze iz različitih ljudi. Na primjer, ako dobijete poruku e-pošte od klijenta, preporučujemo da ga prosljeđujete na svoj telefon ili da odgovorite s drugim predloškom e-pošte od onog koji se koristi za interne zaposlenike. Ako ne znate kako koristiti pravila, pročitajte moj prethodni post o tome kako izraditi pravila programa Outlook.
U Outlooku 2010 i 2013, to je malo drugačije. Kada kliknete Automatski odgovori, dobit ćete pop-up prozor kao što je prikazano u nastavku.
Odaberite Pošaljite automatske odgovore i zatim provjerite Slanje samo tijekom tog vremenskog raspona ako znate točan datum koji će vam nestati. Ako ga ostavite neoznačenima, jednostavno će ostaviti automatski odgovor dok ne dođete ručno i odaberete Ne šaljite automatske odgovore.
Ono što je također cool u ovoj verziji jest da možete imati posebnu postavku automatskog odgovora za osobe unutar i izvan organizacije. Opet, kao i kod ranijih verzija sustava Office, kliknete pravila ako želite dodati iznimke automatskom odgovoru.
Dakle, ovo je sjajno ako imate Outlook s Exchangeom, ali što ako nemate pristup Pomoćnik izvan ureda ili Automatski odgovori? Pa postoji način na koji možete EMULIRATI izvan asistenta ureda stvaranjem automatskog pravila za odgovor uz predložak izvan ureda. Evo dolje navedenih koraka.
Korak 1: Najprije izradite novu poruku u programu Outlook kao da nam netko piše e-poruku. Ne stavljajte ništa u kutije TO ili CC. Upišite svoju poruku e-pošte i stavite u temu.
Kliknite gumb Microsoft Office ili Datoteka karticu u novijim verzijama sustava Office i odaberite Spremi kao, U okviru Spremi kao vrstu kombiniranog okvira odaberite Predložak za Outlook, Upišite naziv kao što je Odgovori izvan ureda u Naziv datoteke okvir i kliknite Uštedjeti.
Korak 2: Sada moramo samo stvoriti pravilo i reći Outlooku da upotrebljava novi predložak e-pošte koji smo upravo stvorili. Za Office 2007 kliknite na alat izbornik i idite na Pravila i upozorenja.
U uredu 2010 i 2013 kliknite na Dom karticu, a zatim kliknite pravila i zatim kliknite na Upravljanje pravilima i upozorenjima.
Kliknite na Novi pravilo pod, ispod Pravila e-pošte za stvaranje novog pravila programa Outlook.
Ispod odjeljka Počnite od praznog pravila, idi naprijed i kliknite na Provjerite poruke kada stignu u starijim verzijama sustava Office ili Primijeni pravilo o porukama koje primame u novijim verzijama sustava Office, a zatim kliknite Sljedeći.
Zatim ćete morati odabrati uvjete, ako postoje, koje želite provjeriti. Za automatske odgovore izvan ureda obično ne provjeravam ništa jer želim da se primjenjuju na bilo koju e-poštu koju primam.
Kliknite Dalje i potom akcije, označite okvir koji kaže "Odgovorite pomoću određenog predloška", A zatim u drugi tekstualni okvir na dnu kliknite vezu koja kaže određeno tempkasno.
Sada odaberite predložak koji ste ranije stvorili s popisa predložaka. Ako ne vidite svoj predložak, kliknite gumb Pogledaj u kombinirani okvir i odaberite Upotrijebite predloške u datotečnom sustavu.
Klik Otvorena i zatim kliknite Završi, Sada kada dobijete novu e-poštu, automatski će se odgovor poslati pomoću predloška za automatsko odgovaranje. Outlook pamti kome ga šalje i samo će ga poslati na svaku adresu e-pošte.
Da biste ga isključili, morate se vratiti u pravila i upozorenja i poništiti okvir pored pravila. Također, morate biti sigurni da je Outlook otvoren na vašem računalu prije nego što odete kako bi slali auto odgovore! Ako imate pitanja, slobodno ostavite komentar. Uživati!
