U ovom ćemo postu pogledati kako možete bolje upravljati e-poštom programa Outlook tako što se dolazna pošta automatski premješta u zasebne mape. Ako svakodnevno primate puno e-pošte, to može uštedjeti puno vremena. Umjesto da potrošite jedan sat tjedno pokretanjem e-pošte iz pristigle pošte na svoje kategorizirane mape, pravila e-pošte pomoći će automatizirati organizaciju pristigle pošte. To je vrlo slično upotrebi oznaka i filtara u Gmailu.
Pravila e-pošte mogu izgledati komplicirano i mogu biti ako stvarno želite izvršiti neke sofisticirane sortiranje, ali ako jednostavno želite premjestiti radne poruke e-pošte na mapu Work, onda je to komad kolača.
Da bi pravila bila korisna, najprije morate stvoriti neke mape ispod pristigle pošte kako biste kategorizirali svoju e-poštu, kao što su Projekti, Rad, Obitelj itd. Možete napraviti mape tako da desnom tipkom miša kliknete Ulazni spremnik ili bilo koju mapu i odabir Nova mapa, Sljedeći postupak radi na programima Outlook 2010, 2013 i 2016.
Sada za početak, otvorite Outlook, kliknite na Datoteka i vidjet ćete Upravljanje pravilima i upozorenjima gumb prema dnu.
Pojavit će se glavni prozor Pravila i upozorenja i prema zadanim postavkama možda ćete vidjeti jedno pravilo koje je već stvoreno, ovisno o vašoj verziji programa Outlook.
Odavde ćete kliknuti Novi pravilo da biste započeli s prvim pravilom e-pošte programa Outlook. Otvorit će se dijaloški okvir Čarobnjak za pravila i pokazat će vam neke uobičajene predloške pravila. To su najčešći i vjerojatno sve što trebate. Najčešći je zakon prvi naveden, "Premjestite poruke od nekoga u mapu„. Idite naprijed i odaberite ga, a zatim kliknite Dalje.
Primjetit ćete da se okvir dna koji se zove "Korak 2:" ostaje na dnu s nekim podvučenim tekstom. U stvarnosti, sve morate učiniti kako biste postavili pravilo je kliknuti na hiperveze za ljudi ili javnih skupina i specificirano da biste odabrali adresu e-pošte i gdje želite da te e-poruke odlaze. Zatim možete kliknuti Završi i gotovi ste. Međutim, ako želite pravilo učiniti složenijim, a zatim kliknite Dalje da biste dobili puno više opcija:
Dok provjeravate različite uvjete u gornjem okviru popisa, opis pravila na dnu također će se popuniti s više hiperveza. Čak možete izraditi pravila koja traže određene riječi u tijelu e-pošte, a zatim izvršite radnje na tim e-porukama. Vaš sljedeći zadatak je da kliknete na svaku hipervezu i odaberete povezane vrijednosti kao što su e-mail adrese, mape, itd. U našem primjeru gore, te htijenje ištanje to kliknite na ljudi ili javnih skupina i odaberite e-adresu.
Zatim kliknite na riječ specificirano i pregledajte mapu koju želite poslati e-poštom ili kliknuti Novi i stvorit će se nova mapa ispod trenutno označene mape.
Sada ćete vidjeti donji dio ažuriran sa stvarnim vrijednostima za svoj pravilo.
Kada kliknete Next, možete postaviti više radnji za pravilo. Jednostavno to možete normalno napustiti ako je to jednostavno pravilo, ali ako želite obavljati i druge radnje poput reprodukcije zvuka, prosljeđivanje e-pošte, kopiranje, ispis e-pošte, pokretanje drugog programa, pokretanje skripte itd. onda to možete učiniti sve na ovom zaslonu.
Kada završite, kliknite Dalje, a vi ćete biti dovedeni u dijaloški okvir izuzeća, gdje možete odabrati uvjete u kojima ne biste htjeli ovo pravilo obraditi. Ako nemate nekih jedinstvenih slučajeva, možete je ostaviti praznim, što je zadano.
Kliknite Dalje i konačno smo došli do kraja pravila čarobnjaka! Dajte pravilima ime kao "Premjesti e-poštu prijatelja" kako biste znali što će učiniti kada to kasnije pogledate. Ako imate već e-poštu u pristigloj pošti koja bi odgovarala novom pravilu, potvrdite okvir "Pokrenite ovo pravilo za poruke već u Inboxu„. Možete ostaviti sve drugo kao zadano i kliknite Završi!
Sada možete stvoriti pravila za ljude, biltene, izjave banke / kreditne kartice i sve ostalo što mislite da biste počeli učinkovitije upravljati e-poštom programa Outlook!
