Za posljednju lekciju u ovoj seriji serija Geek, razgovarat ćemo o praćenju verzija u programu Word i uspoređivanju i kombiniranju dokumenata.
NAVIGACIJA ŠKOLEZnačajka Versions u programu Word uklonjena je u najnovijim verzijama programa Word. U programu Word 2013, jedini način na koji možete pristupiti prethodnim verzijama dokumenta u programu Word jest otvaranje prethodno automatski spremljenih (automatskih) verzija dokumenta. Također možete otvoriti nedavne dokumente koji nisu spremljeni. Međutim, u Word-u nema formalne značajke verzije. Pokazat ćemo vam alternativu koju možete besplatno dodati u Word koji će vam pružiti tu mogućnost.
Ako je više osoba radilo na različitim kopijama iste datoteke, a umjesto korištenja značajke Promjena zapisa na jednoj kopiji datoteke, možete usporediti dvije verzije datoteke da biste vidjeli razlike. Riječ sadrži alat za usporedbu koji vam omogućuje da usporedite dvije datoteke, pod uvjetom da imaju različite nazive datoteka. Pokazat ćemo vam kako koristiti ovu značajku i kako čitati rezultate usporedbe.
Pored uspoređivanja dokumenata, možete ih kombinirati nakon uspoređivanja. Pokazat ćemo vam kako spojiti dvije verzije istog dokumenta i kako jednostavno spojiti dva različita dokumenta u slučaju da više autora rade na odvojenim dijelovima dokumenta.
Nakon što napravite sve izmjene, napravite neophodne usporedbe i kombinirajući dokumente, jednostavno možete dijeliti svoj dokument pomoću programa Microsoft OneDrive. Također možete koristiti OneDrive u bilo kojem trenutku u procesu suradnje kako biste omogućili pristup dokumentu drugim recenzentima.
Riječ se koristi za formalnu značajku verzije koja vam je omogućila spremanje različitih verzija dokumenta u samom dokumentu. Ta značajka je otišla i jedini način na koji možete dohvatiti prethodne verzije dokumenta je putem značajke automatskog spremanja ili pristupanjem nespremljenim dokumentima, ako su dostupni.
Prema zadanim postavkama, Word automatski sprema vaš dokument u određenim intervalima. Ovo je značajka automatskog spremanja. Da biste se vratili na prethodno spremljenu automatski spremljenu kopiju dokumenta, kliknite karticu "Datoteka" i odaberite "(automatsko spremanje)" s popisa pod "Verzije".
Također možete povećati ili smanjiti interval za značajku automatskog spremanja u programu Word.
Ako ste slučajno zatvorili dokument bez spremanja, ili ste izgubili napajanje i računalo neočekivano isključeno, možete oporaviti nespremljene dokumente. Da biste to učinili, kliknite karticu "Datoteka" i kliknite gumb "Upravljanje verzijama" na zaslonu "Info". Na padajućem izborniku odaberite "Oporavi neisporučene dokumente".
Ako su sve nespremljene datoteke bile dostupne, bit će navedene na dijaloškom okviru "Otvori" koji se prikazuje.
Postoje alternative za dodavanje sustava verzije u Word. Jedan je dodatak za Word, nazvan "Spremi verzije", a drugi je dodatak koji radi s vanjskim programom za nadzor verzije koji se zove Perforce.
Dodatak za spremanje verzija omogućuje vam jednostavno spremanje numeriranih verzija Word dokumenta unutar datoteke.
Perforce je program kontrole verzije koji je dostupan besplatno za do 20 korisnika. Oni pružaju dodatak za Microsoft Office koji omogućuje da se Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Project datoteke lako pohranjuju i upravljaju u Perforceu unutar programa.
Ako recenzent zaboravi upotrebljavati značajku "Track Changes", a niste ga zaključali u dokumentu, ipak možete usporediti dvije verzije dokumenta i prihvatiti i odbiti promjene na temelju usporedbe. Potrebno vam je samo izvorni dokument i revidirani dokument. Svaka datoteka mora imati drugačije ime.
Usluge "Compare" i "Combine" su slične, ali svaka ima svoju svrhu. Ako imate samo dva dokumenta koje želite usporediti, a niti jedna ne sadrži izmjene u prometu, upotrijebite značajku "Usporedi". Ako imate dva ili više dokumenata koji sadrže praćene izmjene i trebate pratiti tko je promijenio što i kada upotrebljavaju značajku "Kombiniraj", opisanu kasnije u ovoj lekciji.
Da biste usporedili izvorne i revidirane verzije dokumenta, kliknite "Usporedi" u odjeljku "Usporedi" na kartici "Pregled" i odaberite "Usporedi" s padajućeg izbornika.
NAPOMENA: Ne možete usporediti dva dokumenta ako je jedan od njih zaštićen za praćene izmjene ili je primijenio bilo kakvu zaštitu dokumenta. Uklonite zaštitu dokumenta da biste nastavili uspoređivati dokumente. Pogledajte odjeljak 2 za informacije o tome kako otključati značajku promatranih promjena i Lekcija 4 za informacije o uklanjanju ograničenja oblikovanja i uređivanja iz dokumenta i zaporke dodijeljene dokumentu da biste je otvorili.
Na dijaloškom okviru "Usporedi dokumente" odaberite "Izvorni dokument" s padajućeg popisa.
Na padajućem popisu odaberite "Revidirani dokument". U odjeljku "Revidirani dokument" navedite oznaku koja se primjenjuje na izmjene tako da znate tko ih je napravio u okviru za izmjenu oznaka s promjenama. To može biti ime korisnika ili što vam se sviđa.
Kliknite "Više" da biste pristupili više opcija.
U odjeljku "Usporedba postavki" odaberite stavke koje želite usporediti u dva dokumenta. Prema zadanim postavkama odabrane su sve stavke.
NAPOMENA: Stavka "Umetanje i brisanje" uvijek je sive i uvijek je označena. Kada koristite "Usporedi" ili "Kombiniraj", umetanja i brisanja uvijek će se uspoređivati.
U odjeljku "Prikaži promjene na" odaberite usporedbu znaka prema znaku ("Razina znakova") ili riječ po riječi ("razina riječi"). "Razina znakova" omogućuje vam da vidite točne promjene koje ste napravili. Na primjer, ako izvorni dokument ima riječ "do" i revidirani dokument sadrži riječ "previše", na koju je dodana "o", postavka "razina riječi" pokazala bi da je "do" zamijenjeno " previše ". Međutim, postavka" Razina znakova "pokazala bi činjenicu da je dodana" o ".
Prema zadanim postavkama značajka "Usporedi" stavlja promjene u novi dokument, kao što je prikazano u odjeljku "Prikaži promjene u". Međutim, možete odabrati stavku izmjena u "Izvorni dokument" ili "Revidirani dokument".
Nakon što napravite odabir, kliknite "U redu".
Uspoređuju se dva dokumenta i promjene se prikazuju u specificiranom dokumentu. U našem primjeru odlučili smo prihvatiti zadanu postavku izmjena u novom dokumentu. "Izvorni dokument" i "Revidirani dokument" oba se prikazuju u oknu s desne strane "usporednog dokumenta" koji će se koristiti za referencu. Ne mogu ih uređivati.
Ako ne vidite oknu s originalnim i revidiranim dokumentima, kliknite "Usporedi" u odjeljku "Usporedi" na kartici "Pregled". Zatim odaberite "Prikaži izvorni dokument", a zatim "Prikaži oboje". Također možete odabrati "Prikaži originalno" ili "Prikaži izmijenjeno" ako ne želite vidjeti oboje.
"Okno za pregled", kratko raspravljeno u lekciji 2 i detaljnije u lekciji 3, također se prikazuje slijeva od "usporednog dokumenta".
U "usporedenom dokumentu" možete proći kroz promatrane promjene, baš kao što je objašnjeno u lekciji 2, prihvaćajući ili odbacivši svaku promjenu.
Zatim spremite dokument u usporedbi s drugim nazivom i imat ćete dokument koji sadrži izmjene iz izvornih i revidiranih dokumenata.
