Outlook vam omogućuje izradu i prilagodbu prikaza mape na mnoge načine, kao što je dodavanje i uklanjanje stupaca ili grupiranje i razvrstavanje poruka. Također možete primijeniti pravila kako bi Outlook prikazao poruke na različite načine na temelju njihovih svojstava (poput pošiljatelja, redaka predmeta ili vremenske oznake). Ovo se zove uvjetno oblikovanje, Pogledajmo kako to radi.
ažuriranje: Jedan od naših čitatelja upozorio je da je uvjetno oblikovanje dostupno samo na verziji programa Outlook ine MacOS verzija. Hvala, Christy!
Da biste započeli s postavljanjem uvjetnog oblikovanja, idite na Prikaz> Postavke prikaza.
Možete pristupiti i naprednim postavkama prikaza tako da desnom tipkom miša kliknete glavu mape i odaberete naredbu "Prikaz postavki".
Prozor Napredne postavke prikaza omogućuje prilagodbu prikaza mape. Kliknite gumb "Uvjetno oblikovanje".
To vas dovodi do prozora uvjetnog oblikovanja kojim ćete koristiti postavljanje različitih pravila za oblikovanje poruka.
Stavke prikazane u popisu "Pravila za ovaj vlasnički pregled" su zadana pravila koja dolaze s ne-prilagođenim pogledom mape. Na primjer, možete vidjeti da su "nepročitane poruke" prikazane u podebljanom, plavom fontu Segoe UI veličine 11 boda.
"Pravila" su uvjeti koje poruka mora zadovoljiti kako bi Outlook mogao primijeniti oblikovanje. Na primjer, u zadanim pravilima pravilo "Pročišćena poruka" aktivira se kada je poruka označena kao nepročitana. Kada je to pravilo aktivirano, Outlook koristi podebljano, plavo, 11-point Segoe UI font za prikazivanje.
Outlook primjenjuje pravila s vrha popisa. Pravila koja su gore na popisu imaju prednost nad pravilima nižim. Kako ovo djeluje u praksi? Recimo da imate dva pravila, jedan na vrhu popisa koji mijenja font na zelenu boju, a drugi na donjem popisu koji mijenja font u crvenu boju. Ako poruka zadovoljava uvjete oba pravila, font će biti promijenjen u zelenu boju jer je to pravilo više gore na popisu - zanemaruje se pravilo koje postavlja font crvenom bojom.
Uz zadana pravila, možete promijeniti samo font. Ne možete izbrisati zadana pravila, premjestiti narudžbu ili promijeniti uvjete za pravilo. Možete isključiti zadana pravila iako ih isključite u popisu "Pravila za ovaj vlasnički pregled".
U prozoru uvjetnog oblikovanja kliknite gumb "Dodaj". Na popis će se dodati novo pravilo "Untitled". Dajte naziv svoje vladavine, a zatim kliknite gumb "Stanje".
Prozor filtra omogućuje vam da odlučite o stanju ili uvjetima koje mail mora ispunjavati za formatiranje.
Upravo ćemo ovdje koristiti jednostavan primjer i tražiti poruke koje je poslao "Rob Woodgate" i sadrže riječ "Outlook" u polju Predmet.
Da biste to učinili, najprije kliknite gumb "Od", koji otvara adresar i odaberite kontakt.
Zatim dodamo "Outlook" u polje "Traži riječ (e)", pazeći da je opcija "Samo polje predmeta" odabrana s padajućeg popisa "U". Kada završite, kliknite "U redu".
Vratite se u uvjetno oblikovanje, kliknite gumb "Font".
Napravit ćemo poruke koje se podudaraju s filtrom koji postavimo, a prikazane su ljubičasto i podebljano. Ipak, postavite je kako želite, kliknite gumb "U redu", ponovo kliknite "U redu" da biste zatvorili prozor uvjetnog oblikovanja, a zatim još jednom zatvorite prozor Napredne postavke prikaza.
Pravila se primjenjuju odmah. U nastavku možete vidjeti poruke koje zadovoljavaju naše uvjete sada su podebljane i ljubičaste.
Ovo je samo jednostavan primjer - možete dodati mnogo uvjeta, čak i vrlo složene. Natrag u prozoru Filtriranje možete prijeći na karticu "Više izbora" da biste vidjeli hrpu dodatnih uvjeta koje možete odabrati.
Ovdje možete odabrati da se podudara s porukom o tome:
Prebacite se na karticu "Napredno" i možete stvoriti složene uvjete.
Kartica Napredno omogućuje odabir bilo kojeg polja s bilo kojeg mjesta u programu Outlook i odabir uvjeta koji želite podudarati. To bi moglo biti vrlo jednostavno, kao što je podudaranje pošiljatelja s točnom adresom, ali imate puno mogućnosti za odabir. Recimo da želite da se pravilo podudara s porukama e-pošte koje ste primili. Kliknite gumb "Polje", pokažite na "Datum / vrijeme polja", a zatim kliknite opciju "Primljeno".
Kliknite padajući izbornik "Stanje" da biste odabrali svoje stanje.
Izbori su mnogo veći nego što biste očekivali:
A druga polja možete odabrati nude slične iznose opcija.
Odaberite svoj uvjet, dodajte vrijednost i kliknite gumb "Dodaj na popis".
Na popis možete dodati što više uvjeta po želji.Da bismo vam dali neku ideju o tome koliko polja postoji, ovdje pogledajte samo izbornik "All Mail fields".
Izbornik "Sve polja kontakta" ima više od četiri stupca opcija, toliko ih nismo mogli prilagoditi osjetljivom screenshotu. Stoga nećemo proći kroz sva polja i uvjete, ali sada znate gdje su i kako ih koristiti.
U pravilu možete postaviti više uvjeta kako biste stvari bile što specifične koliko želite. Želite li Outlooku prikazivati poruke u crvenom fontu 16pt ako su iz određenog kontakta, primljene u posljednjih sedam dana, sadrže određenu riječ u predmetu, i uključiti privitak? Nije problem.
Ako ste izradili pravilo i više ga ne želite, jednostavno je izbrisati. U prozoru uvjetnog oblikovanja odaberite pravilo koje želite izbrisati i kliknite gumb "Obriši". Ne zaboravite da možete izbrisati samo pravila koja ste stvorili, a ne ugrađena zadana pravila programa Outlook.
Možete dodati što više uvjeta i želite imati što više pravila. I kao što smo vam pokazali, nakon što ste postavili pravila o uvjetnom oblikovanju na način koji želite, možete kopirati prikaz u drugu mapu ili sve mape ako to želite.
