Mnogi od nas žude za organizacijom i produktivnošću. Ako već upotrebljavate Microsoft Office, već imate konačan alat za tu žudnju: Outlook 2013.
Outlook je od vitalnog značaja u mnogim organizacijama, ne samo zbog očitih vještina e-pošte, već i kalendara, zadataka i kontakata. Tipična tvrtka može povezati Outlook s Exchange poslužiteljem, a svatko može dijeliti istu adresaru i kalendare, što je odličan alat za suradnju na razini poduzeća.
Nažalost, većina ljudi nema postavljenu Exchange poslužitelj u svojoj kući i vjerojatno ni ne zna što je to. No, to je u redu, Outlook funkcionira jednako dobro na vašem kućnom računalu i još će uvijek pružiti sve značajke koje ga čine tako snažnim alatom za produktivnost: e-pošta, zadatke, obveze, adresari i još mnogo toga!
Outlook vam neće zasjeniti kad ga otvorite. Za sve namjere i svrhe, to je još jedna aplikacija u ekosustavu sustava Microsoft Office i kao takva imat će dosta poznatih elemenata.
Za razliku od drugih popularnih Office aplikacija, Outlook je uglavnom izgrađen oko različitih funkcija - Riječ je prvenstveno za izradu tekstualnih dokumenata, Excel je sve o proračunskim tablicama, PowerPoint prezentira - ali Outlook je aplikacija mnogih šešira.
Zadani pregled programa Outlook jest pristigla pošta, a vrh je vrpca koja je skrivena u ovom prikazu kako bi se spasio prostor na zaslonu.
Volite ih ili ih mrzite, vrpce su posvuda po uredu. Ne trebamo više provoditi vrijeme prolazeći relativnim zaslugama njihovog postojanja, očito su ovdje da ostanu. To je rekao, uvijek zapamtite, ako želite brzo sakriti ili prikazati Ribbon, samo koristiti CTRL + F1.
Ako kliknete na jednu od funkcija izbornika na vrhu, prikazuje se Ribbon i možete odabrati funkcije i alate. Ako želite da vrpca ostane, možete upotrijebiti "CTRL + F1" ili kliknuti malu ikonu gumba u donjem desnom kutu.
Kartica Početna na vrpci se kontekstualno mijenja, ovisno o načinu na kojem se nalazite. Na gornjoj snimci zaslona vidimo naše opcije za poštu.
Ispod, kartica Početna promijenjena je tako da odražava opcije Kalendara. Napomena, vrpca je pričvršćena tako da je šipka promijenjena u strelicu u slučaju da ga želite ponovno srušiti (ili upotrijebite "CTRL + F1").
Preostale kartice Ribbon - Send / Receive, Folder, View i, naravno, datoteka - su uvelike konzistentne za sve koji ste u načinu rada. Sve ćemo ih pogledati u sljedećem odjeljku.
Pogledajmo kako se prebacivati između načina rada i promijeniti vlasnički pregled. Uz lijevi rub vidite okno mape. Na dnu ove okna nalaze se prečaci do načina rada programa Outlook. U ovom primjeru vidite ikone za Pristiglu poštu, Kalendar, Ljudi, Zadaci i tako dalje.
Ako kliknete strelicu pri vrhu navigacijskog okna, proširit će okno, koji će prikazati stablo mapa za svoj račun e-pošte.
Slično tome, ako se prebacite na način rada kalendara, vidjet ćete primjenjivi prikaz u oknu mape.
Kliknite tri točkice da biste pristupili ostalim načinima Outlook, kao što su Notes, mape i Outlook prečaci. Odaberite "Mogućnosti navigacije" i možete promijeniti redoslijed kojim se prikazuju elementi navigacije.
Isključivanje "Kompaktne navigacije" privući će korisnike s većim razlučivostima. Također možete povećati ili smanjiti broj prikazanih stavki i redoslijed pojavljivanja.
Kartica Slanje / primanje usmjerena je specifično prema funkcijama Inbox, no pojavit će se i na drugim načinima rada (Kalendar, Zadaci itd.), Iako neće imati istu funkcionalnost.
Na primjer, vidjet ćemo karticu Slanje / primanje kalendara, koja izbjegava odjeljak Poslužitelj.
Ovisno o vrsti protokola za poštu koju upotrebljavate (u prvom snimku zaslona radimo s IMAP računom), možda ćete morati preuzeti zaglavlja ili označiti / odznačiti poruke za preuzimanje itd.
Mogućnosti slanja / primanja stoga ovise o načinu postavljanja vaših računa e-pošte, ali dugom kratkom pričom: preporučujemo IMAP.
Sve u svemu, kartica mapa prilično je konzistentna u svim načinima rada, uz značajnu iznimku Kalendara. Ispod možete vidjeti karticu mapa s pristiglom poštom koja vam omogućuje administriranje svih vrsta mape (ako ne upotrebljavate IMAP račun, nećete vidjeti karticu IMAP).
Gumb AutoArchive Settings malo je zbunjujući jer ne utječe na način na koji vaš pristiglom poštom automatski arhivira staru poštu. Ako želite zadržati malu i jednostavniju upravu za poštu, morat ćete otvoriti opcije i pridržavati se postavke automatskog arhiviranja. Otvorite Opcije i odaberite kategoriju "Napredno".
Nakon što pronađete opciju AutoArchive, kliknite gumb "AutoArchive Settings ..." da biste otvorili dijaloški okvir koji je daleko korisniji od onoga što ste dobili s vrpce.
Kao što smo već spomenuli, većina Kartica mapa prilično je dosljedna u programu Outlook, osim Kalendara, koji služi za funkcije specifične za kalendar. Na primjer, ne kopirate ili premjestite mape, kopirate ili premjestite kalendare i tako dalje.
U većini ćeš slučajeva uveliko upravljati datotekama u vezi s pristiglom poštom jer očigledno da e-pošta brzo može postati nezgrapan i neodoljiv ako nemate dobru strukturu mapa i organizaciju.
Opcije prikaza sadrže sljedeće bitne funkcije. Ovo je kartica Prikaz kao što se vidi iz Pristigla pošta.
Imajte na umu gumb za opcije podsjetnika koji možete otvoriti u bilo kojem trenutku da biste provjerili podsjetnike, primjerice ako ste propustili ili odsutno odbacili drugi.Ako ste imali podsjetnika, možete odabrati da ih odbacite, dodirnete gumb za odgodu ili jednostavno odbacite sve u jednom pokretu.
Druge kartice Prikaz će se razlikovati ovisno o načinu rada. Sljedeće se pripisuje Kalendaru koji dodaje mogućnost promjene trenutnog prikaza, rasporeda, boje i izgleda. Opet, odjeljak Izgled ima mnogo istih stvari u programu Outlook, no važno je napomenuti da nije univerzalna, pa ono što omogućite u načinu rada Zadaci ili Kalendar ili e-pošta neće se reproducirati tijekom cijele aplikacije.
Također, važno je obratiti pozornost na odjeljak Raspored. Evo što izgleda odjeljak Uređivanje u načinu rada Zadaci. Primite kako možete sortirati i izmijeniti prikaz Zadaće za maksimalni učinak.
Pomoću kartice Prikaz prema vašim željama omogućit će vam brzo rezanje i razvrstavanje informacija dok se povećava i izgrađuje tijekom vremena. Vaš kalendar neće ostati prazan, vaši će se zadaci množiti, kopirati hrpe pošiljki, pa će vam različiti aranžmani i rasporedi pomoći da budete produktivniji umjesto da se slijepo slijepe.
Sada razmotrimo kako se vaše opcije mijenjaju od funkcije do funkcije. Evo sve što vam je potrebno kako biste iskoristili osnovnu poruku e-pošte, dodali privitke, označili i oblikovali tekst. Ne postoji ništa prekomjerno komplicirano i trebate biti u stanju proizvesti nevjerojatnu poruku e-pošte.
Usporedite to s Ribbon zadataka, koji je dostupan pokretanjem ili otvaranjem zadatka. Odvojite trenutak kako biste zabilježili koliko se razlikuje od vrpce s porukama.
Usporedite to s karticom Umetni. Kartica Umetni je statična u programu Outlook, moći ćete utjecati na sadržaj poruke, zadatak, događaj kalendara i sl. Pomoću iste opcije i funkcija.
Poruke e-pošte dodaju karticu Opcije, koje imaju vrlo malo korisnih značajki. Iza Teme, što vam može biti korisno ili vam možda neće biti korisno, postoji opcija BCC (slijepa kopija ugljika, za kada želite sakriti primatelje iz zaglavlja e-pošte) i funkcije praćenja. Sveukupno, ovdje nema ništa od kritične važnosti, ali ako ikad trebate zatražiti isporuku ili čitanje potvrde, kartica Mogućnosti je mjesto za kretanje.
Kartica Oblikovanje teksta je ista bez obzira na koju ste funkciju uključeni, a nema puno o čemu razgovarati. Ova kartica ima upečatljivu sličnost sa funkcijama oblikovanja koje se nalaze u programu Word, pa ako koristite Word za pisanje i oblikovanje dokumenata, ove će vam kontrole vjerojatno biti poznate.
Konačno, kartica Review je vaša kartica "samo u slučaju". Pomoću alata za provjeru pravilnika možete provjeriti pravopis i gramatiku, pronaći bolju riječ i saznati koliko je riječi u vašoj e-pošti / zadatku / sastanku.
Kartica Pregled je ista u programu Outlook. Primijetite i da sadrži jezične funkcije, ovdje možete postaviti postavke jezika i postavke za provjeru. Također možete prevesti stavke kao što su ako odgovarate stranom partneru ili netko šalje malo teksta na nekom drugom jeziku.
To je u velikoj mjeri i za daljnje funkcionalnosti u programu Outlook. Očito smo preskočili mnoge specifičnosti, ali osjećamo da nakon što shvatite prirodu Ribbon sustava. Kada želite koristiti funkciju, znate gdje potražiti.
Ukratko ćemo razgovarati o postavljanju računa e-pošte automatski i ručno. Kada prvi put pokrenete Outlook, to će vas zavarati da postavite račun.
Imate izbor, odmah možete postaviti Outlook s računom e-pošte ili možete preskočiti taj dio i kasnije dodati račun.
Ako odaberete "Ne", potom će se pojaviti poruka upozorenja koja će vam u osnovi reći da je Outlook prilično slab bez barem jednog računa e-pošte. Naravno, i dalje ga možete koristiti za praćenje zadataka, bilježaka, kalendara i drugih stvari, ali Outlook je doista iskustvo usredotočeno na e-poštu.
Imajući to na umu, postavit ćemo Outlook s računom e-pošte. U početku to možete automatski pokušati učiniti, gdje ćete unijeti određene podatke o računu i aplikacija će pokušati automatski otkriti postavke.
Ponekad to funkcionira, nešto što ne. Ako uspije, onda pobijedite i možete prijeći na sljedeću sekciju. Ako ne ili znate da trebate postaviti dodatnu vrstu poslužitelja, odaberite opciju "Ručno postavljanje" i kliknite "Dalje" da biste nastavili.
Radi svrhovitosti, postavit ćemo već postojeći račun pomoću automatske metode. Opisujemo ručne metode u samo malo. Ako trebate ručno postaviti račun, preporučujemo da prijeđete na taj odjeljak. U međuvremenu smo jednostavno koristili Outlook.com račun, dobili smo zaporku i vidjet ćete rezultat u nastavku.
Korištenje programa Outlook.com je vrsta jednostavnog izlaza, ako želite postaviti poštu koja nije Microsoftova, vjerojatno ćete ga morati konfigurirati ručno. Ako ne znate kako to raditi, preporučujemo da potražite način postavljanja programa Outlook s određenom e-poštom.
To je rekao, u našem jednostavnom primjeru, kliknite na "Završi" i Outlook zatim otvara naš sjajni, novi ulazni spremnik.
Sada kada imate prilično dobro razumijete osnovne značajke programa Outlook, vratimo se i razgovaramo o tome kako postaviti daljnje račune e-pošte. Postoji dobra šansa da ste poput mnogih drugih ljudi i imate dva ili više računa e-pošte. Srećom, možete postaviti Outlook za rad s mnogim različitim računima e-pošte, uključujući POP i IMAP, a možete imati što više računa kojima možete osobno upravljati.
Pa što mislimo govoriti o POP i IMAP?
POP ili Post Office Protocol su zauvijek, a ako ste ikada koristili i klijenta e-pošte za povezivanje s vašom ISP-om, ili dohvatite poštu iz usluge web-pošte, vjerojatno biste se mogli povezati pomoću POP-a. POP je izvrstan za preuzimanje vaših poruka.
Ako postavite svoj račun za rad s IMAP-om, Outlook će kopirati vašu strukturu mrežne mape i samo će istovremeno sinkronizirati e-poštu od nekoliko tjedana. Vaša e-pošta neće biti uklonjena s poslužitelja, a možete jednostavno preuzeti samo zaglavlja poruka, što je fantastično ako imate 1000 poruka u mapama.
Dakle, imate POP koji je zastario i nešto poput primitka macheta na vašu e-poštu, a zatim postoji IMAP, koji je profinjeniji, moderniji i bolji ako želite zadržati isti poštanski sandučić on-line i izvan mreže.
Kao što smo rekli, mislimo da je IMAP daleko nadmoćniji način.
Dodavanje i upravljanje s više računa e-pošte u programu Outlook vrlo je jednostavno. Ako želite dodati novi račun e-pošte, kliknite karticu "Datoteka" na vrpci i kliknite "Dodaj račun". Pojavit će se zaslon za automatsko postavljanje računa. Ako želite (ili trebate) ručno postaviti svoj račun, odaberite "Ručno postavljanje" i kliknite "Dalje".
Kao što smo ranije spomenuli, vaš izbor između vrsta računa vjerojatno će biti POP ili IMAP, a postavljanje vašeg računa kao jednog ili drugog obično će vam detaljnije opisati vaš davatelj usluga e-pošte. Naime, ako upotrebljavate Gmail ili Yahoo !, ili čak e-poštu koju vam davatelj internetskih usluga pruža, trebate ih konzultirati ili na Internetu za određene upute i postavke koje ćete morati koristiti s programom Outlook.
S druge strane, ako koristite uslugu Outlook.com ili neku drugu uslugu usluge Exchange ActiveSync, informacije će biti prilično jednostavne za pružanje.
Nakon što dodate svoje račune, ako ih ikad trebate upravljati, možete odabrati račun s kojim se želite nositi s padajućeg izbornika na vrhu stranice Podaci o računu na kartici Datoteka.
Ponovno kliknite "Postavke računa" i "Postavke računa". Iz dobivenog prozora možete izraditi novi račun, popraviti postojeći, ukloniti je, postaviti ga kao zadani (ako imate više njih) i, naravno, promijeniti bilo koje postavke ako je potrebno.
Ovdje vidimo postavke za Outlook.com račun. Mnogo toga ne možemo učiniti, iako ste nedavno promijenili zaporku, ovdje možete brzo riješiti problem.
Slijedi IMAP postavljanje, koje je ručno konfigurirano prema postavkama Googlea.
Čitav, tamo se puno više događa, pa čak moramo uloviti u "Više postavki ..." da bismo pjevali s portovima poslužitelja.
Zapamtite, samo jednom trebate raditi ovakve stvari, a onda je zaboravite. Ako kasnije ne promijenite zaporku ili želite dodati / ukloniti račun, vaš rad s postavkama računa e-pošte učinkovito je prošao.
Ako želite saznati više o dodavanju Gmail IMAP računa u Outlook, imamo praktičan vodič koji će vam pomoći u tome.
Iako vam svibanj biti zadovoljni koristeći samo Gmail ili samo Yahoo! Mail za svakodnevnu uporabu, ako koristite nekoliko računa e-pošte, kao što je osobni, profesionalni i / ili radni račun, tada klijent e-pošte kao što je Outlook može ukloniti prebacivanje između računa, uključivanje obveza u kalendar ili upravljanje zadacima ,
To je pravi, održiv i sve-u-jednom proizvodnosti rješenje, a uzimajući Microsoftovo obnovljeno usredotočenje na Office paket, ostaje relevantan dio mnogih korisničkih dnevnih rutina.
Nakon što postavite i spremni računi e-pošte, možete početi koristiti Outlook i istraživati sve njegove funkcije. Vjerojatno ćete ga pronaći prilično jednostavnim za upotrebu, a postoji mnogo više toga što vam pomoć za Geek može pomoći s prethodnim člancima ili jednostavnim pitanjima u našem forumu za raspravu.
