Ograničavanje i zaštita dokumenta osigurava vam krajnji autoritet nad njegovim napretkom.
NAVIGACIJA ŠKOLEIako biste možda htjeli da drugi recenzenti predlažu izmjene i daju komentare dokumentu, može biti trenutaka kada ih želite ograničiti od uređivanja i mijenjanja oblikovanja.
Nadalje, možda želite prisiliti sve praćenje promjena ili ograničiti recenzente na komentiranje. Cjelokupna točka ovoga jest osigurati da vaš dokument ne može biti promijenjen na takav način koji ne odgovara vašoj viziji ili stilu.
U ovoj ćemo lekciji prikazati kako ograničiti oblikovanje i vrste uređivanja koje drugi recenzenti mogu izvesti na vašem dokumentu. Kada vaš dokument bude blizu krajnjeg stanja, možete je označiti kao konačan da biste izbjegli nehotične promjene.
Isto tako, možete ograničiti pristup dokumentu tako da uključuje samo vaš tim recenzenata. Pokazat ćemo vam kako zaštititi svoj dokument s lozinkom. Zatim možete započeti samo vaš tim, a nitko drugi neće moći otvoriti dokument.
Započeti ćemo s uvođenjem vas na ograničavanje oblikovanja u dokumentu.
Kada distribuirate drugi dokument za pregled, možda nećete htjeti da promijene oblikovanje dokumenta. Riječ vam omogućuje ograničavanje svih ili nekih tema i stilova, kao i dopuštanje recenzentima da promijene neke od tema i stilova. Da biste to učinili, kliknite "Ograniči uređivanje" u odjeljku "Zaštita" na kartici "Pregled".
Okna "Restrict Editing" prikazuje se desno od glavnog teksta. U odjeljku "Ograničenja oblikovanja" odaberite "Ograničite oblikovanje na odabir stilova" i kliknite vezu "Postavke ...".
U dijaloškom okviru "Ograničenja oblikovanja" svi su stilovi u "Kontrolirani stilovi trenutačno dopušten" okvir odabrani prema zadanim postavkama. Da biste odabrali samo određene stilove koji će se koristiti u dokumentu, možete upotrijebiti gumb "None" za de-odabir svih stilova, a zatim odaberite one koje želite dopustiti. Također možete upotrijebiti preporučene minimalne stilove Worda da biste ih omogućili klikom na "Preporučeni minimum". Ako želite, izaberite dodatna ograničenja u odjeljku "Oblikovanje" pri dnu dijaloškog okvira i kada završite, kliknite "U redu".
Sljedeći dijaloški okvir prikazuje pitanje želite li ukloniti stilove koji nisu dopušteni. Preporučujemo da to ne učinite. Može se dogoditi da u budućnosti želite koristiti te stilove u dokumentu. Ostali recenzenti neće ih moći mijenjati niti ih primjenjivati.
Kliknite "Ne" da biste zadržali stilove koji nisu dopušteni u dokumentu.
Prije nego što se ta ograničenja mogu primijeniti, morate početi provoditi zaštitu. Razgovarat ćemo o tome nakon što vam pokazati kako ograničiti uređivanje.
Pored ograničavanja oblikovanja preglednika dokumenta, možete ograničiti i vrstu recenzenata za uređivanje koje se mogu izvesti na dokumentu. Na oknu "Ograniči uređivanje" odaberite potvrdni okvir "Dopusti samo ovu vrstu uređivanja u dokumentu" i odaberite opciju s padajućeg popisa da biste naznačili vrstu uređivanja koje želite dopustiti u dokumentu. Možete dopustiti ostalim recenzentima samo praćenje promjena, unos komentara ili popunjavanje obrazaca. Možete čak ograničiti dokument tako da ga drugi ljudi mogu samo pročitati i bez izmjena.
Možete pitati koja je razlika između ograničavanja uređivanja i samo promatranih promjena i čuvanja "Track Changes" zaključanih, kao što je objašnjeno u lekciji 2. Stvarno nema razlike; funkcionalnost je ista. Možete koristiti bilo koji način lakše za vas.
Možete navesti iznimke ograničenog oblikovanja i uređivanja, ili osoba kojima je dopušteno slobodno uređivanje dokumenta. Kliknite vezu "Više korisnika ..." u odjeljku "Izuzeci (neobavezno)" okna "Ograniči uređivanje".
Na dijaloškom okviru "Dodaj korisnike" možete dodati korisnike s trenutačnog računala, s domenom na kojem je dio tekućeg računala ili unosom adrese e-pošte. Odvojite sve korisnike i adrese e-pošte točkom sa zaradom i kliknite "U redu" kada završite.
Osobe koje ste dodali u dijaloškom okviru "Dodaj korisnike" prikazuju se u okviru "Pojedinci" u odjeljku "Izuzeci (nije obavezno)" okna "Ograničavanje uređivanja". Odaberite cijeli ili dio dokumenta koji želite da osoba može urediti, a zatim potvrdite okvir za tu osobu u okviru "Pojedinci".
Sada kada ste ograničili formatiranje i uređivanje dokumenta po želji, morate obavijestiti Word da biste počeli provoditi zaštitu kako bi ona postala učinkovita. U odjeljku "Pokreni provođenje" u oknu "Ograniči uređivanje" kliknite "Da, počni provoditi zaštitu".
Na dijaloškom okviru "Počnite provoditi zaštitu" provjerite je li odabrana opcija "Zaporka", dvaput unesite zaporku i kliknite "U redu".
Zapamtite da lozinka nije potrebna i ne u potpunosti štititi dokument (dokument nije šifriran). Jednostavno pomaže u sprječavanju ljudi da isključe ograničenja oblikovanja i uređivanja.
Ako odaberete "Autentifikaciju korisnika", vjerojatno biste vidjeli sljedeću pogrešku:
"Vaš uređaj nije postavljen za Upravljanje informacijskim pravima (IRM). Da biste postavili IRM, prijavite se na Office, otvorite postojeću poruku ili dokument sa zaštićenim IRM-om ili se obratite svom help desku. "
Preporučujemo upotrebu zaporke. Mnogo je jednostavnije.
Kada se ograničenja provode, okna "Ograničavanje ureÄ'ivanja" prikazuje odgovarajući tekst koji pregledniku omoguÄ ‡ uje obavljanje samo dopuĹtenih zadataka za uređivanje i oblikovanje.
