Ovaj gostujući članak napisao je Askar, geek iza tehnološkog centra DemoGeek.
Ako radite na timu ili kada se bavite svojim klijentima, možete se pobrinuti da svoje dokumente distribuirate na ispravan način, tako da informacije u dokumentu dostižu pravu publiku i poštuje povjerljivost informacija.
Word 2007 ima značajku kojom možete formalno pripremiti Word dokument za pravilnu distribuciju grupi ljudi ili čak bilo kojoj osobi s određenim faktorom vjerodostojnosti.
priprema
Pokrenite Word 2007 i napravite dokument onako kako želite.
Nakon što budete zadovoljni dokumentom i spremni za distribuciju, privremeno zaustavite prije nego što pritisnete aplikaciju za e-poštu i slijedite ove jednostavne korake da biste dobili dokument spreman za distribuciju. Imajte na umu da su ti koraci izolirani i što znači da možete odabrati korake koje ste željeli slijediti.
Klikni na Gumb za ured i kliknite na "Pripremiti"Opcija izbornika. Postoji 7 različitih mogućnosti koje biste trebali moći vidjeti. Objasnit ću svaku od tih opcija tako da možete odabrati pravu kombinaciju opcija za svoje zahtjeve distribucije.
Svojstva dokumenta
Prvi na popisu je "svojstva opcija s kojom možete unijeti podatke o metapodatku o dokumentu.
Možete unijeti naziv autora dokumenta, naslov, predmet, ključne riječi, kategoriju, status i komentare.
Neki od njih mogu se pogledati kroz Datoteka >> Nekretnine dijaloški okvir.
Imajte na umu da nakon finaliziranja dokumenta nećete moći vidjeti te entitete, ali do tog trenutka možete povezati svojstva s dokumentima kako bi drugi dobili ideju o dokumentu prije otvaranja dokumenta.
Pregledajte dokument
Druga opcija na popisu je "Pregledajte dokument"Opciju. Kao dio pripreme za distribuciju dokumenta možete pregledati dokument za komentare, revizije, revizijske oznake, napomene tinte. Možete pregledati skrivene metapodatke ili sve osobne podatke koji su spremljeni u dokumentu. Možete pregledati sve prilagođene XML podatke koji su pohranjeni u dokumentu. Također možete pregledati sve informacije o zaglavljima, podnožjima i vodenim žigovima. Konačno, možete pregledati i sve skrivene tekstove u dokumentu.
Odaberite opcije pregleda koje ste željeli osigurati prije nego što distribuirate dokument i kada kliknete "Pregledati"Gumb Word će pregledati dokument i obavijestit će vas o svim stavkama koje pronađe prilikom pregleda.
Stavke koje trebaju vašu pažnju bit će označene s uskličnikom i možete odabrati ponovni pregled ako želite.
Šifrirajte dokument
Treće na popisu je "Šifrirajte dokument"Opciju. Odaberite ovu opciju ako želite pregledati dokument samo od strane određenih osoba kojima vjerujete. Omogućuje vam šifriranje dokumenta pomoću lozinke po vašem izboru i korisnici moraju unijeti ovu lozinku za pregled dokumenta.
Odaberite lozinku koju možete distribuirati grupi. Moj savjet je da ne odaberete lozinku koju osobno upotrebljavate, već lozinku koju nitko ne može upotrijebiti za praćenje vaših mrežnih računa ili osjetljivih računa koje osobno koristite.
Potvrdite lozinku još jednom. Lozinke su osjetljive na velika i mala slova i pazite da sačuvate / zapamtite lozinku jer ne možete povratiti lozinku ako zaboravite i ne postoji način za otvaranje datoteke ako zaboravite lozinku.
Nakon šifriranja trebali biste vidjeti da opcija izbornika ima malu pozadinsku boju koja označava da je ovaj dokument šifriran.
Kada korisnici na vašoj distribucijskoj grupi pokušaju otvoriti šifrirani dokument, od vas će se tražiti da unesete lozinku.
Bez lozinke uopće neće moći otvoriti dokument.
Ograničite dozvolu
Četvrto na popisu je "Ograničite dozvolu"Opciju. Možete koristiti opciju "Ograničite dozvolu" da biste ograničili ono što ljudi mogu učiniti s dokumentom. Ako je dokument osjetljiv, možete koristiti "Ograničite dozvole" kako biste ih ograničili od uređivanja, kopiranja i ispisa dokumenta.
Ograničiti dozvolu koristi klijenta za upravljanje pravima sustava Windows kako bi implementirala ograničenja.
Možda će biti zatraženo da instalirate Upravljanje pravima sustava Windows alat. Ne brinite, idite naprijed i instalirajte je, to je od pouzdanog izvora. Nakon instalacije trebali biste moći konfigurirati ono što ljudi mogu učiniti s dokumentom.
Dodajte digitalni potpis
Peti na popisu je "Dodajte digitalni potpis"Opciju. Digitalni potpisi osiguravaju integritet dokumenta. Zamislite digitalne potpise kao papirnati potpis, ali učinite elektronički radi praktičnosti. Kada dokument ima digitalni potpis to označava integritet i povjerenje dokumenta. To bi bilo korisno ako dokument distribuiraš u vrlo veliku publiku.
Klikni na "Dodajte digitalni potpis"I Word će vas zatražiti pomoću gore navedenog dijaloga za traženje davatelja digitalnih potpisa na usluzi Office Marketplace.
Na svojoj mreži Office Online trebali biste pronaći davatelja digitalnog potpisa koji možete koristiti za potpisivanje dokumenta.
Pokreni kompatibilnost Checker
Preskočimo do zadnje opcije "Pokreni kompatibilnost Checker"Prvo. Ako ste koristili neke značajke koje su specifične za Word 2007 i ako sumnjate da vaša publika možda upotrebljava starije verzije programa Word, možda želite pokrenuti provjeru kompatibilnosti kako biste provjerili može li čitati čitati vaš dokument.
Word 2007 će pokrenuti skup unaprijed definiranih provjera kompatibilnosti i ako pronađe bilo kakve probleme s kompatibilnošću, on će ih navesti u gore navedenom dijalogu, ako ne biste bili dobri za prelazak na konačni korak prije distribucije dokumenta.
Označi kao konačni
Ovo bi trebalo biti zadnji korak koji ste željeli slijediti prije nego što distribuirate dokument grupi. Kao što ime označava, ova će radnja označiti dokument kao sve postavljene za distribuciju.
Budući da se radi o značajnim promjenama u dokumentu, morat ćete potvrditi da želite označiti dokument kao konačan.
Nakon što je dokument označen kao Final, dokument se ne može uređivati i bit će očišćen od čitanja, komentara itd.
Finalizirani dokumenti dobivaju novu ikonu na traci statusa koja izgleda više kao rubberstamp na papiru.
Dobivanje dokumenta pripremljenog za distribuciju može vam pomoći izbjeći neke očite pogreške koje izvršite prilikom distribuiranja dokumenta velikoj skupini ljudi. Ne morate slijediti sve korake; Umjesto toga možete odabrati i odabrati željeni / željeni. Word 2007 je dovoljno fleksibilan da čini ono što od njega zatražite prilikom pripreme dokumenta za distribuciju.
Nadam se da vam je ovo korisno i nadam se da ćete koristiti mogućnost programa Word 2007 da ispravno dovrši dokument prije distribucije. Ako imate bilo kakvih pitanja ili komentara, molim Vas, javite mi u komentarima.
