Neki ljudi vole da se mape programa Outlook savršeno kontroliraju, s porukama e-pošte uredno kategoriziranih i pohranjenih u logičkoj, minimalnoj strukturi mapa. Većina od nas nije takva, tako da je Microsoft pružio alate za pomoć. Jedan od tih alata je nedovoljno poznat alat za praćenje konverzacije, koji briše ili pomiče suvišne poruke e-pošte iz razgovora. Evo kako to radi.
Alat za obradu konverzije možete pokrenuti protiv jednog razgovora, mape ili mape i svih njegovih podmapa. Pretražuje e-poštu koja je suvišna, što znači one koji su potpuno uključeni u drugu poruku u razgovoru. Zatim se briše (prema zadanim postavkama) ili pomiče te poruke e-pošte u drugu mapu, ovisno o tome kako ste je postavili. To vam pomaže da spremnik bude ispunjen više kopija iste poruke.
Najprije morate postaviti parametre Razvrstavanja konverzije. Idite na Datoteka> Opcije> Pošta, a zatim se pomaknite do odjeljka "Razgovor o čišćenju".
Prema zadanim postavkama razvrstavanje razgovora briše stavke, ali umjesto njih želite premjestiti suvišne stavke u mapu, kliknite "Browse" i odaberite mapu na koju želite premjestiti. To je praktično ako želite provjeriti za sebe da su poruke koje alat doista pronađe suvišne. Alat za praćenje konverzacije pouzdan je u našem iskustvu, ali ponekad ne postoji zamjena za samu provjeru stvari.
Vjerojatno možete ostaviti ostale zadane opcije kao što to čine jer imaju puno smisla, ali ako se vaša situacija ili postavke razlikuju, prijeđite i prebacite ili isključite parametre kako vam to odgovara. Nakon što postavke dobijete na način koji želite, kliknite "U redu" da biste se vratili na Outlook.
Sada morate otvoriti alat. Na kartici "Početna" kliknite gumb "Čišćenje". Padajući izbornik omogućuje opciju čišćenja razgovora koji je trenutno odabran u mapi, cijeloj mapi ili cijeloj mapi i svim podmape.
Ovom izborniku možete pristupiti tako da kliknete mapu> mapa za čišćenje ako ne trebate opciju "Clean Up Conversation".
Otići ćemo s "Clean Up Folder" za sada, ali postupak je isti ako čistite razgovor, mapu ili mapu i njegove podmape. A za opciju s jednim klikom možete uvijek desnom tipkom miša kliknuti mapu u navigacijskom oknu i odabrati "Folder za čišćenje".
Kada prvi put pokrenete ovaj alat, pojavit će se upozorenje, pružajući vam mogućnost promjene postavki, pokretanja alata ili otkazivanja operacije.
Ako želite pokrenuti alat bez da vidite ovaj skočni prozor, omogućite opciju "Nemoj ponovo prikazati ovu poruku".
Za pokretanje alata kliknite "Clean Up Folder" (ako ste uključili opciju "Nemoj ponovo prikazati ovu poruku", tada će ovaj alat pokrenuti čim ga odaberete). Kada se alat pokrene, a to može potrajati neko vrijeme ako ga prvi put pokrenete u mapi s puno poruka, obavijest o statusu pojavit će se na traci pri dnu programa Outlook.
Možete nastaviti koristiti Outlook dok je pokrenut. Kada nestane obavijest o statusu, alat je završio. Neće vam reći da je gotov - alat je dizajniran da se pokreće u pozadini kako bi vam pomogao, a ne bombardirajte s porukama - ali će vam reći ako ne može pronaći poruke za čišćenje.
To je sve. Kada smo pokrenuli ovaj alat na primjernoj mapi koja sadrži 2487 poruka e-pošte, pronašla je 502 poruke e-pošte koje bi se mogle izbrisati. Više od petine e-pošte u mapi bilo je suvišno pa je otvarač za oči i alat koji vrijedi koristiti ako vam ponestane prostora ili ste umorni od pomicanja kroz razgovore.
