Ako ste na suradničkom timu radnika, ili se jednostavno bavite s nekoliko revizije vlastitog rada, važno je biti u mogućnosti pratiti inkrementalne promjene. U Microsoft Wordu, sposobnost usporedbe svake razlike u dva gotovo identična dokumenta ugrađena je u alat Usporedi. Evo kako ga koristiti.
Najprije otvorite Word i bilo koju datoteku dokumenta. (To može biti jedan od onih koje uspoređujete, drugi dokument u cijelosti ili jednostavno prazan projekt.) Kliknite karticu "Pregled" pri vrhu zaslona kako biste otvorili izbornik vrpce, a zatim kliknite gumb "Usporedi" to će biti blizu desne strane izbornika.
Ponovno kliknite "Usporedi" ako se otvori drugi izbornik. Zatim u novom prozoru odaberite dva dokumenta: dokument "Izvorni" (ili raniji) i dokument "Revidirani" (ili noviji). Ako se ne vidite ni u padajućem izborniku, kliknite ikonu mape s desne strane da biste pregledali dokument pomoću preglednika datoteka.
Pod stavkom "Promijeni oznake s" možete postaviti bilješku koja će vam pomoći pratiti koja razlika pripada dokumentu. Ovdje ću označiti moje "kasnije" jer je najnovija revizija rukopisa. Dodatku oznake možete dodati samo izmijenjenom dokumentu, no možete ih prebacivati s ikonom s dvostrukom strelicom.
Kliknite gumb "Više" da biste vidjeli naprednu opciju. Većina tih je samoobjasna, a sve su opcije omogućene prema zadanim postavkama. Imajte na umu opciju "Prikaži promjene na", koja pokazuje pojedinačne izmjene jednom po jedan znak (vrlo sporo) ili jednu riječ istodobno.
Kliknite "U redu". Riječ će otvoriti složenu izgledu okvira u jednom dokumentu. S lijeva na desno, imate popis promjena s popisom, potpuni prikaz dokumenta "Revidirani" s crvenim oznakama na lijevoj margini koji označava izmjene, a dvostruko okno prikazuje izvorne i revidirane dokumente složene. Pomicanje kotačićem miša pomičit će sva tri glavna okvira odjednom, ali možete koristiti trake za pomicanje desno od svake za pomicanje pojedinačnih okvira na svaku.
Okvir s izmjenama ovdje je najkorisniji. Prikazuje svaku promjenu, ono što je uklonjeno i ono što je dodano, kako bi od vrha dokumenta do dna. To je fantastičan način da vidite razlike u tekstu i oblikovanju na prvi pogled. Ako kliknete bilo koji od unosa u oknu Revizije, odmah se pomaknite na druge okvire na odgovarajuću poziciju. Uredan!
Nakon što upotrijebite karticu Revizije da biste pronašli određenu reviziju, desnom tipkom miša kliknite odgovarajući tekst u središnjem oknu. Kliknite "Prihvati" ili "Odbaci" (nakon čega slijedi odgovarajuća radnja) da biste zadržali ili vratili promjenu.
Taj uspoređeni dokument možete spremiti kao zasebnu datoteku koja neće utjecati ni na jedan od dokumenata koje trenutno gledate. Samo kliknite Datoteka> Spremi kao i spremite ga kao i svaki drugi Wordov dokument.
Imajte na umu da značajka Usporedi nije dostupna ako bilo koji dokument ima zaštitu lozinkom ili njegove promjene su zaštićene u programu Word. Tu postavku možete promijeniti u pojedinačnim dokumentima tako da kliknete Pregled> Pratite izmjene.
