Čišćenje poštanskih sandučića u programu Outlook skup je alata osmišljen kako bi se oslobodili smeća iz vašeg poštanskog sandučića. Možete ga koristiti za pregled veličine vašeg poštanskog sandučića, automatsko čišćenje stavki po veličini i datumu te izvršavanje nekoliko drugih funkcija. Pusti ih proći i pogledati.
Najprije morate otvoriti alat. Idite na Datoteka> Alati i kliknite Spremnik spremnika.
Dostupni su neki alati i početi ćemo pregledati količinu podataka u vašem poštanskom sandučiću.
Vaš poštanski sandučić za Outlook sastoji se od mapa - Inbox, Poslane stavke, Arhiva i tako dalje - a poznavanje veličine mapa pomaže vam da vidite gdje su sve vaše e-poruke. Da biste saznali, kliknite "Prikaz veličine poštanskog sandučića".
Time se otvara prozor Veličina mape, koji prikazuje veličinu svake mape. Prema zadanim postavkama, otvara se na kartici Lokalni podaci. Lokalni podaci su podaci pohranjeni na vašem računalu u datotekama .pst and.ost.
Stupci prikazuju naziv mape, veličinu i ukupnu veličinu (što je veličina uključujući i sve podmape). Najbolji dio ovog prikaza je da prikazuje mape koje inače ne biste smatrali, poput kalendara. Ako imate nekoliko godina zahtjeva za sastanke i sastanke, u kalendaru biste mogli imati pristojan komad kilobajta koji možete očistiti brisanjem starih događaja.
Ako želite vidjeti veličinu mapa na poslužitelju pošte, kliknite karticu "Podaci o poslužitelju". Prilikom prvog otvaranja ove kartice može potrajati neko vrijeme da se podaci popunjavaju. To je zato što Outlook kontaktirate s Exchange poslužiteljem, tražeći podatke o vašim datotekama (koji se izračunavaju na letu), a zatim preuzimaju i prikazuju rezultate.
Svakim sljedećim vremenom kada otvorite tu karticu, dohvaćanje podataka bit će mnogo brže, jer Exchange samo mora izvršiti analizu razlike, a većina mapa ne mijenja toliko. Kada se kartica učita, vidjet ćete veličine mapa na poslužitelju usluge Exchange. To možda neće biti jednako veličini na kartici Lokalni podaci jer Outlook ne mora nužno preuzeti sve poruke na računalo.
Na kartici Lokalni podaci, na primjer, ukupna veličina mape Arhiva iznosi 116805 kb, ali na kartici Podaci o poslužitelju ukupna veličina iznosi 363399 kb - razlika od 246594 kb (265 MB). To je puno pošte koja nije vidljiva u lokalnim podacima. Što se događa?
Prema zadanim postavkama, Outlook zadržava određenu količinu pošte na vašem lokalnom klijentu kako bi provjerio je li vaša e-pošta ne zauzima previše prostora. Na računalima s tvrdim diskom većim od 64 GB (što je većina njih danas), Outlook će zadržati e-poštu samo od prošle godine na vašem računalu. Starije poruke se čuvaju na poslužitelju e-pošte, a možete im pristupiti. Ako želite, možete preuzeti starije poruke i promijeniti tu zadanu postavku. Imajte na umu da možete promijeniti zadanu postavku da biste je preuzeli manje mail, pa ako se boriš za prostor, možda želite promijeniti zadanu postavku od 1 godine do 6 mjeseci (ili manje).
(Napomena: ovo utječe samo na račune koji koriste Microsoft Exchange poslužitelj, kao što su Hotmail, live.com, O365 i neki korporativni računi. Ako koristite Outlook za preuzimanje pošte od drugih pružatelja usluga kao što su Google ili Yahoo, ta se postavka zanemaruje i sve pošta je preuzeta.)
Sada kada znate koliko podataka sadrže vaše mape, možete odrediti koje ćete one čistiti.
Ako imate pošte u mnogo različitih mapa, možete pretraživati cijeli vaš poštanski sandučić za starije ili veće poruke e-pošte.
Ovo je vrlo korisno ako želite pronaći poruke e-pošte s velikim privicima koje možete izbrisati ili premjestiti iz programa Outlook na hard disk ili uslugu u oblaku. Kao primjer, ako želite pronaći sve poruke e-pošte preko 5 MB, mogli biste promijeniti polje "Pronađi predmete veće od" na 5000 kB, a zatim kliknite gumb "Pronađi".
Standardna ploča za pretraživanje programa Outlook vraća se s popisa poruka koje su najmanje 5 MB.
Ti rezultati samo vraćaju e-poštu, ali polje "Look" možete promijeniti bilo kojoj vrsti datoteke ako želite baciti širu mrežu.
Iz rezultata pretraživanja možete otvoriti svaku e-poštu i izbrisati ih ili ukloniti privitke. Nemojte zaboraviti spremiti privitke prije brisanja ili uklanjanja ako ih trebate spremiti.
Možete postaviti parametre automatskog arhiviranja za svaku pojedinačnu mapu u programu Outlook, nešto što smo prethodno pokrivali kao dio šireg pogleda na održavanje glatke Outlookove. Ako ste postavili pravila o automatskom arhiviranju, možete ih pokrenuti u odjeljku Čišćenje poštanskih sandučića klikom na gumb "Automatsko arhiviranje".
Ovaj se proces može zamijeniti svim mapama u programu Outlook i primjenjuje sva pravila automatskog arhiviranja koju ste postavili. Ako niste postavili nijednu, možda biste se zabrinuli zbog toga da slučajno pritisnete taj gumb, ali ne brinite - zadano pravilo automatskog arhiviranja nije ništa.
Ako želite "mekanu brisanje" svoje pošte tako da ih premjestite u mapu Izbrisanih stavki i rijetko ga ispraznite, ta je opcija za vas.
Bilješka: Neki ljudi vole koristiti mapu izbrisanih stavki kao neku vrstu arhive, bacajući stvari tamo i nikad ne pražnjenje mape. To nije dobra ideja jer postoji mnogo načina na koji možete lako izbrisati mapu Izbrisanih stavki. Umjesto toga, ako trebate zadržati poruku, postavite arhivu!
Kliknite "Prikaz veličine izbrisanih stavki" da biste vidjeli koliko prostora izbrisane stavke vode, zatim duboko udahnite i kliknite "Isprazni".
Time će se izbrisati sve stavke iz mape Izbrisane stavke. Ako vam to strah, svakako odvojite trenutak da premjestite bilo koju važnu poštu u svoj Arhiv na prvom mjestu, ali biste trebali redovito i redovito isprazniti izbrisane stavke ne koristiti ga kao arhivu.
Posljednja opcija u spremniku poštanskih sandučića jest brisanje poruka o sukobu. To su e-poruke koje Outlook misli da su u sukobu s postojećom porukom e-pošte jer imaju iste informacije o zaglavlju. Obično je to zbog privremenih problema sinkronizacije s Exchange poslužiteljem, a te bi trebao biti u mogućnosti izbrisati te poruke e-pošte bez problema. Da biste vidjeli imate li e-poštu u mapi Konflikt, kliknite gumb "Prikaz konfiguracija veličine" da biste vidjeli filtriranu verziju prozora Veličina mapa.
Ako postoje poruke e-pošte, zatvorite prozor Veličina mape i zatim kliknite gumb "Obriši" u prozoru Čišćenje spremnika.
To je alat za čišćenje poštanskih sandučića. Nije osobito sjajan, ali je djelotvoran i koristan.
