Kako testirati "čitljivost" vašeg pisanja u programu Microsoft Word ili Outlook

Microsoft Word i Outlook dugo su sadržavali sposobnost pregledavanja statistika "čitljivosti" za ono što pišete, tako da znate koliko je jednostavno ili složeno ono što pišete. To vam može pomoći da vaša pisanja budu dovoljno čitljiva za vašu namjeravanu publiku.

U starijim verzijama programa Word ova je značajka bila samo jedan klik na vašoj traci statusa. U verzijama koje počinju s 2013. morate najprije omogućiti tu značajku, a zatim je pristupite pokretanjem čarolije i gramatike.

Provjera pravopisa i gramatike u programu Word i Outlook dogodi se na ploči Proofing i nudi prilično solidan način dokazivanja dokumenata. Postoje neke bolje dodatke za provjeru gramatike za Office, ali čak i ako imate te mogućnosti, morat ćete omogućiti ugrađenu provjeru gramatike da biste mogli upotrebljavati statistiku čitljivosti. Bilo to vrijedno je zaista vama. A ako vam ne smeta da aktivno provjeri gramatiku, ali samo ne želite da vas ometa grubost, dok radite, uvijek možete isključiti provjeru pravopisa i gramatike dok upisujete.

Kako omogućiti statistiku čitljivosti

Da biste pristupili statistici čitljivosti u programu Word, najprije morate uključiti tu značajku. U programu Word kliknite karticu Datoteka, a zatim kliknite Mogućnosti. U prozoru Mogućnosti odaberite karticu Proofing. Omogući potvrdne okvire "Provjeri gramatiku s pravopisom" i "Prikaži statistiku čitljivosti". Kada završite, kliknite U redu.

Proces je sličan u Outlooku. Kliknite karticu Datoteka, a zatim kliknite Mogućnosti. U prozoru Opcije odaberite karticu Pošta, a zatim kliknite gumb "Pravopis i ispravljanje pogrešaka".

U prozoru Mogućnosti uređivača odaberite karticu Proofing. Omogućite potvrdne okvire "Provjeri gramatiku s pravopisom" i "Prikaži statistiku čitljivosti", a zatim kliknite U redu.

Imajte na umu da u Word i Outlook možete poništiti odabir opcija za provjeru pravopisnih i gramatičkih pogrešaka dok upisujete ako smatrate da ometaju.

Kako pregledati statistiku čitljivosti

Sada kada ste omogućili čitanje statistike, provjeravanje čitljivosti dokumenta ili odabira teksta je jednostavno. Sve što morate učiniti je provesti čaroliju i provjeru gramatike. Možete odabrati određeni tekst za provjeru ili provjeriti da ništa nije odabrano za provjeru cijelog dokumenta. Pokrenite provjeru pravopisa i gramatika tako da pritisnete tipku F7 ili kliknete gumb Provjera datoteka na traci statusa pri dnu prozora.

Provedite provjeru pravopisa i gramatike i, kada završite, pojavit će se prozor Statistika čitljivosti.

Prozor vam pokazuje neke osnovne statistike kao što su riječi i brojevi znakova, zajedno s prosjekima poput rečenica po paragrafu. U odjeljku Čitanje vidjet ćete dva rezultata: Flesch Reading Ease i Flesch-Kincaid Grade Level. Oba rezultata temelje se na formulama koje uzimaju u obzir prosječnu duljinu rečenice (ASL) i prosječne slogove po riječi (ASW).

• Flesch čitanje olakšanje, Ovaj rezultat procjenjuje čitljivost vašeg teksta na ljestvici od 100 točaka, a lakši se rezultati čitaju. Bodovi od 0 do 60 obično se smatraju kolegijima ili fakultetima i relativno je teško čitati. Bodovi od 60 do 80 smatraju se razumno jednostavnim za čitanje i pisanje na običnom engleskom. Većina profesionalnih dokumenata spada u ovaj raspon. Viši rezultati od 80 smatraju se lako čitljivima za djecu.
• Flesch-Kincaid razina stupnja, Ovi rezultati procjenjuju čitljivost teksta na temelju školskih razina u SAD-u. Rezultat od 4,0, na primjer, znači pisanje koje se može razumjeti četvrtom ocjenom. Većina profesionalnih dokumenata pada negdje u rasponu od 7.0-11.0.

A ako vam se sviđa poznavanje matematike iza sebe, formula koja se koristi za određivanje rezultata Flesch Reading Ease je:

206.835 - (1.015 x ASL) - (84.6 x ASW)

Formula koja se koristi za određivanje rezultata Flesch-Kincaid Razina Razina je:

(.39 x ASL) + (11.8 x ASW) - 15.59

I to je to! Jednostavna je značajka omogućavanja i upotrebe te, iako možda ne želite temeljiti sve što pišete o rezultatima čitljivosti, oni još uvijek mogu biti praktični alati za pouzdanje u pravu publiku u pisanju.