Kako spremiti e-poštu (i ostale stavke) kao datoteke u Microsoft Outlooku

Možete spremiti e-poštu, kontakte i obveze programa Outlook kao pojedinačne datoteke. Spremanje ovih stavki može vam olakšati pristup kasnije i lakše. To je praktičan način za sigurnosno kopiranje ili dijeljenje određenih poruka ili jednostavno olakšavanje pristupa njima.

Kako spremiti poruku e-pošte kao datoteku

Prvo, pogledajte kako spremiti poruke kao datoteke u programu Outlook. To može biti korisno ako želite sigurnosnu kopiju e-pošte na računalu (ili kopirati na drugo računalo) ili ako želite kasnije koristiti poruku kao predložak za buduće poruke.

Započnite otvaranjem poruke koju želite spremiti. U prozoru e-pošte kliknite izbornik "File" na vrpci.

Odaberite naredbu "Spremi kao".

U izborniku "Spremi kao" prijeđite na mjesto na kojem želite spremiti datoteku, a zatim upišite naziv datoteke. Prema zadanim postavkama, Outlook ga naziva s naslovom poruke, ali to možete promijeniti na ono što želite.

Poruku možete spremiti i kao različite vrste datoteka pomoću padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu". Zadana je formata obrasca za Outlook. Ako to odaberete, dvaput kliknite datoteku da biste je ponovo otvorili u programu Outlook. No, postoji i nekoliko drugih opcija koje možete odabrati, kao i:

• Samo tekst: Kada spremite svoju poruku kao datoteku s tekstom, samo spremate riječi, a ne bilo oblikovanja ili slike.
• Predložak za Outlook: Spremanje poruke kao predložak za Outlook znači da možete primijeniti oblikovanje na buduće e-poruke. Kada otvorite datoteku, Outlook stvara novu poruku sa sadržajem datoteke koju možete adresirati i poslati na putu.
• HTML: Spremanje poruke kao HTML dokument znači da spremate svoju e-poštu kako biste ga pregledali na web stranici. Moći ćete otvoriti poruku u bilo kojem web pregledniku.
• MHT: MHT datoteka je datoteka arhive web stranice. Poput HTML datoteke, osmišljen je za pregledavanje u web pregledniku. Za razliku od MHT datoteke, HTML datoteka sprema sav tekst, kod, slike i druge medije u jednu datoteku.

Kada završite, kliknite gumb "Spremi".

A vaša poruka sada je spremljena kao datoteka.

Kako spremiti poruku e-pošte kao PDF

Također možete spremiti e-poštu kao PDF pomoću ugrađenog PDF pisača Microsoft Officea. Spremanje kao PDF je odličan način za spremanje sigurnosne kopije poruke koju ćete moći čitati sa svim odgovarajućim oblikovanjem.

U prozoru s porukama kliknite izbornik "File" na vrpci.

Kliknite naredbu "Ispis".

Kliknite padajući izbornik "Printer", a zatim odaberite opciju "Microsoft Print to PDF".

Imajte na umu da ako na računalu imate instaliranu drugu aplikaciju za stvaranje PDF-ova (ili ako upotrebljavate MacOS), opcije ovdje mogu biti različite. Na primjer, ako ste instalirali Adobe, vjerojatno ćete vidjeti opciju "Adobe PDF". To će raditi jednako dobro.

Zatim kliknite gumb "Ispis".

U prozoru "Spremi PDF kao" koji se otvori odaberite gdje želite spremiti PDF, upišite naziv datoteke, a zatim kliknite gumb "Spremi".

Sada ste spremili e-poruku kao PDF.

I napominjemo da, budući da samo ispisujete u motor za prikazivanje PDF-a, taj isti trik radi točno na isti način za spremanje bilo koje stavke u programu Outlook (kontakti, sastanke itd.) U PDF.

Kako spremiti kontakt kao datoteku

Kontakte možete spremiti i kao datoteke pomoću programa Outlook. Djeluje gotovo isto kao i spremanje poruka, a može biti korisno za izradu sigurnosnih kopija pojedinačnih kontakata ili premještanje na novo računalo. Kontakti se spremaju i kao Vcard datoteke (CVC) - format koji koriste mnoge druge aplikacije koje rade s kontaktima. To također olakšava prijenos kontakta u drugu aplikaciju ili slanje podataka kontakta nekom drugom kako bi ga mogli uvesti u bilo koju aplikaciju koju upotrebljavaju.

Iz prozora za kontakt kliknite "Datoteka" na glavnoj vrpci.

Kliknite naredbu "Spremi kao".

U prozoru "Spremi kao", idite na mjesto gdje želite spremiti datoteku kontakta i promijenite naziv ako to želite.

Baš kao i kod poruka, ovdje možete odabrati nekoliko različitih formata datoteka s padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu":

• Samo tekst: Kada spremite kontakt kao datoteku samo za tekst, spremate samo riječi, a ne bilo kakvog oblikovanja ili slika.
• Format bogatog teksta: Spremanje kontakta kao datoteke s bogatim tekstom znači da u datoteci možete spremiti nekoliko vrsta oblikovanja, kao što su podebljano i italtika, zajedno s slikama. Ovaj format može biti koristan ako imate sliku s kontaktnom karticom.
• Format poruke za Outlook: Kada spremite kontakt u obrascu Outlook Poruka, možete ga otvoriti u programu Outlook (čak i na drugom računalu) i funkcionira kao i svaki drugi kontakt programa Outlook. No, tada će se ponašati na isti način ako ga spremite u zadanom VCF formatu, pa ovdje nema puno prednosti.

Kada završite, kliknite gumb "Spremi".

Sada ste spremili kontakt kao datoteku.

Kako spasiti sastanak (ili cijeli kalendar) kao datoteku

I baš kao i kod ostalih stavki programa Outlook, također možete spremiti sastanke kao datoteke. Iako nije gotovo korisno izraditi sigurnosnu kopiju spremljenih kopija pojedinačnih sastanaka, Outlook podržava standard vCalendar, što znači da možete spremiti termin, poslati ga nekom drugom, a zatim ga uvesti u drugu podržanu aplikaciju.

Otvorite termin koji želite spremiti. U prozoru za imenovanje kliknite izbornik "Datoteka" na vrpci.

Kliknite naredbu "Spremi kao".

Dođite do mjesta na koje želite spremiti datoteku s imenima, a zatim im dajte ime.

Baš kao i kod poruka i kontakata, ovdje možete odabrati nekoliko različitih formata datoteka s padajućeg izbornika "Spremi kao vrstu":

• Samo tekst: Kada spremite svoj sastanak kao datoteku s tekstom, samo spremate riječi, a ne formatiranje ili slike.
• Predložak za Outlook: Spremanje vašeg sastanka kao Outlook predložak znači da možete primijeniti oblikovanje na buduće kalendare ili kalendarske obveze.
• Format poruke za Outlook: Kada spremite termin u formatu programa Outlook, možete je otvoriti u programu Outlook, čak i na drugom računalu.
• HTML: Spremanje poruke kao HTML dokument znači da spremate termin da biste ga pregledali na web stranici.
• MHT: MHT datoteka je datoteka arhive web stranice. Poput HTML datoteke, osmišljen je za pregledavanje u web pregledniku. Za razliku od MHT datoteke, HTML datoteka sprema sav tekst, kod, slike i druge medije u jednu datoteku.
• iCalendar Format:iCalendar je još jedan kalendarski standard koji vam omogućuje prijenos podataka kalendara u različite kalendarske aplikacije.

Odaberite želite li spremiti jedan sastanak ili cijeli kalendar. Spremanje cijelog kalendara spremit će sve podatke u trenutačnom kalendaru programa Outlook.

Kada završite, kliknite gumb "Spremi".

A sada ste uspješno spremili termin ili kalendar.