Ako upotrebljavate Excel proračunske tablice za prikupljanje podataka od drugih ljudi, ali otkrijete da oni često ispunjavaju pažljivo planirane ćelije pogrešnim vrstama informacija, to može pomoći pri potvrđivanju podataka.
Ovaj alat omogućuje ograničavanje određenih ćelija samo za dopuštanje pravilno oblikovanih podataka. Ako netko ulazi u nešto što ne bi trebalo biti tamo - kao "ručak u zračnoj luci" umjesto "15,68 dolara" na izvješću o troškovima, Excel odbacuje ulaz sve dok ne dobije ispravno. Razmislite o tome kao pasivno agresivan način kako biste bili sigurni da ljudi ne gube vrijeme.
Kao primjer, ovdje je osnovni radni izvještaj izvješća o troškovima za How-To Geek. Recimo da želimo biti sigurni da korisnici unose samo numeričke vrijednosti koje su oblikovane kao valuta (tj. Neke znamenke, nakon koje slijedi decimalna točka, a slijede još dvije znamenke) u određene ćelije.
Najprije odaberite sve ćelije koje želite ograničiti.
Prijeđite na karticu "Podaci" na vrpci, a zatim kliknite gumb "Provjera valjanosti podataka". Ako vaš prozor nije pun i ne možete vidjeti oznake, to je ikona s dvije horizontalne kutije, zelene kvačice i crveni križni krug.
U prozoru Provjera valjanosti podataka na kartici "Postavke" kliknite padajući izbornik "Dopusti". Ovdje možete postaviti određenu vrstu unosa kako biste omogućili odabrane ćelije. Za izvješće o troškovima inzistirat ćemo na tome da korisnici stavljaju broj s dvije decimalne vrijednosti pa bismo odabrali opciju "Decimalni". Možete odabrati i druge kriterije, primjerice provjeru da ćelija sadrži tekst, vrijeme ili datum, tekst određene duljine ili čak vlastitu prilagođenu potvrdu.
Bez obzira na vrstu podataka koje odaberete na padajućem izborniku "Dopusti", izmijenite dostupne opcije na ostatku kartice "Postavke". Budući da želimo brojčanu vrijednost koja odgovara valuti, postavljamo padajući izbornik "Podaci" u postavku "između". Zatim konfiguriramo minimalnu vrijednost od 0,00 i maksimalnu vrijednost od 10000,00, što je više nego dovoljno za pokrivanje naših potreba.
Da biste ga testirali, kliknite "U redu" da biste primijenili postavke provjere valjanosti, a zatim pokušajte unijeti nepravilnu vrijednost. Na primjer, ako pišemo "palačinke" za vrijednost doručka umjesto troškova obroka, dobit ćemo poruku o pogrešci.
Iako to ograničava ljude na unos samo ispravne vrste podataka, ne daje im povratne informacije o vrsti podataka potrebnih. Znači, postavimo to.
Vratite se na prozor Provjera valjanosti podataka (Podaci> Validacija podataka na Vrpci). Ovdje imate dvije opcije (i možete ih upotrijebiti ako želite). Možete upotrijebiti karticu "Input Message" kako bi vam tip skočnih alata pokazao osobama vrstu podataka koje želite kad god odaberu ćeliju za koju je uključena potvrda podataka. Možete upotrijebiti i karticu "Error Alert" kako biste prilagodili pogrešku koju vide kada unose pogrešnu vrstu podataka.
Prijeđimo prvo na karticu "Input Message". Ovdje provjerite je li uključena opcija "Prikaži ulaznu poruku kada je odabrana ćelija". Zatim unesite svoj alat za unos naslova i nekog teksta. Kao što možete vidjeti u nastavku, samo klikom na jednu od stanica pojavljuje se poruka koja omogućuje da ljudi znaju što se očekuje.
Na kartici "Error Alert" možete prilagoditi poruku o pogrešci koju korisnici vide kada unesu pogrešnu vrstu podataka. Provjerite je li uključena opcija "Prikaži obavijest o pogrešci nakon unosa nevažećih podataka". Odaberite stil za svoju poruku o pogrešci s padajućeg izbornika "Stil". Možete otići s Stop (crveni krug s X-om), Upozorenje (žuti trokut s uskličnikom) ili Informacije (plavi krug s malim slovom "i"), ovisno o jakoj želji poruke.
Upišite naslov svoje poruke, tekst samo poruke, a zatim pritisnite "U redu" da biste završili.
Sada, ako netko pokuša unijeti nepravilne podatke, ta je poruka pogreške nešto korisnija (ili sarkastična, ako vam se sviđa).
To je malo dodatnih zadaća postavljanja provjere valjanosti podataka, ali može vam uštedjeti puno vremena kasnije ako upotrebljavate proračunske tablice za prikupljanje podataka drugih ljudi. Čak je i korisno za sprečavanje vlastitih pogrešaka. A to je dvostruko vrijedno ako ste postavili formule ili bilo kakve zadatke automatizacije koji se oslanjaju na te podatke.
