Microsoft Office sprema skrivene metapodatke u Office dokumente, uključujući koliko dugo radite na njima, ime svih koji su radili na dokumentu, kada je dokument izrađen, pa čak i prethodne verzije dokumenta.
Prije javnog objavljivanja dokumenata Officea ili slanja nekome, vjerojatno ćete htjeti provjeriti koje skrivene informacije sadrže dokument i ukloniti osjetljive podatke. Ovaj metapodaci mogu kršiti vašu privatnost ili biti potencijalno posramljujući.
Na Office 2013 ili Office 2010 kliknite izbornik Datoteka, kliknite Info i alat za pregled dokumenta bit će front-and-center, informirajući vas o potencijalno osjetljivim informacijama koje sadrži dokument. Te su informacije više očite nego u starijim verzijama sustava Office, no i dalje je lako propustiti ako niste svjesni da Ured dodaje ove osjetljive podatke u vaše dokumente.
Na sustavu Office 2007 kliknite gumba Office gumba na vrpci, pokažite na Pripremite i kliknite Isprovjeri dokument.
Da biste vidjeli skrivene metapodatke u dokumentu, kliknite gumb Provjeri za pitanja, kliknite Pregledajte dokument i odaberite vrste metapodataka za koje želite pregledati dokument. Možete ostaviti sve odabrane opcije da biste pregledali dokument za sve vrste metapodataka.
Kliknite Ispiti i Ured će pregledati dokument za metapodatke. Kliknite gumb Ukloni sve pored vrste metapodataka da biste je uklonili.
Imajte na umu da nećete moći oporaviti većinu metapodataka nakon brisanja. Zbog toga Microsoft preporučuje stvaranje nove kopije dokumenta (koristite značajku Spremi kao) prije uklanjanja metapodataka i objavljivanja dokumenta. Tada ćete imati kopiju dokumenta s metapodacima. Naravno, ako uopće ne želite ove metapodatke, jednostavno ga uklonite bez brige o očuvanju kopije.
Ured sprema svojstva dokumenta, uključujući pojedinosti poput autora, predmeta, naslova, datuma izrade dokumenta, posljednje izmjene i vremena korištenja dokumenta. Ta svojstva sadržavat će i naziv bilo kojeg predloška koji ste koristili prilikom izrade dokumenta, zaglavlja e-pošte i ostalih povezanih informacija. To može potencijalno biti neugodno - na primjer, možete poslati TPS izvješće svom šefu i reći da ste cijeli dan radili na njemu sami. No, metapodaci bi mogli otkriti da ste tek nekoliko minuta radili na TPS izvješću, surađivali s drugim ljudima i da ste je izradili pomoću predloška pod nazivom "Beskorisni predložak izvješća TPS-a". Još gore, ovdje postoje i druge implikacije na privatnost - možda biste htjeli objaviti dokument na webu bez povezivanja s imenom, no vaše će se ime prema zadanim postavkama pojavljivati u svojstvima dokumenta.
Također se mogu uključiti zaglavlja, podnožja, vodeni žig i tekst u obliku skrivenog teksta, ali se neće pojaviti ako podrobno izvadite dokument. Alat vam govori sadrži li vaš dokument ove informacije.
Ako ste surađivali s drugim ljudima prilikom pisanja dokumenta, sadržavat će još više podataka. Metapodaci će prikazati imena svih koji su radili na dokumentu, kao i bilo kakve komentare, revizijske oznake, napomene tinte i prethodne verzije dokumenta. Ako objavljujete dokument na kojem ste radili, vjerojatno ćete ukloniti sve te podatke, a ne dijeliti ih.
Nažalost, morat ćete upotrijebiti alat za inspektore dokumenata da biste uklonili osjetljive podatke iz svakog pojedinačnog dokumenta prije objavljivanja ili dijeljenja s nekim. Nema ugrađenog načina za uklanjanje tih informacija iz više dokumenata odjednom, niti postoji postavka u cijeloj Uredu da spriječi Office da primijeni te podatke u dokumente.
Međutim, Office automatski može ukloniti metapodatke svaki put kad spremite datoteku. Ovu postavku morate primijeniti na svaki dokument koji upotrebljavate - to je postavka specifična za dokument, a ne postavka cijelog sustava.
Kako biste spriječili Office da spremite metapodatke zajedno s vašim dokumentima, kliknite izbornik Datoteka, kliknite Mogućnosti i odaberite kategoriju Trust Center. Kliknite gumb Postavke centra za povjerljivstvo i odaberite Opcije privatnosti. Omogućite opciju "Ukloni osobne podatke iz svojstava datoteke na spremanje". Ako se čini sivo, kliknite gumb za inspektore dokumenata u nastavku, pokrenite dokument Inspector i uklonite sve osobne podatke dokumenta. Tada biste trebali moći kliknuti potvrdni okvir.
Imajte na umu da ovu opciju morati promijeniti za svaki dokument zasebno.
Te informacije mogu biti korisne, a neke od njih su ključne za suradnju ili za korporacije da prate tko je radio na dokumentu. No, kada je vrijeme za objavljivanje dokumenta, vjerojatno ćete htjeti ukloniti ove metapodatke.
