Ako imate ograničeni prostor na disku ili sporu internetsku vezu, preporučujemo da ograničite ono što Outlook preuzima. Pokazali smo vam kako kontrolirati stavke koje Outlook preuzima na temelju dobi stavki, ali to nije vrlo fleksibilno. Ona također radi samo na e-porukama u vašem poštanskom sandučiću (i, za Outlook 2016 i kasnije, delegiraju poštanske sandučiće) pa ako imate pristup javnim ili zajedničkim mapama ili imate puno kalendarskih događaja i zadataka, trebate još jedna opcija. Korak naprijed sinkronizacija mape, što vam omogućuje da filtrirate stvari koje Outlook preuzimaju na temelju mape po mapama.
Bilješka: Sinkronizacija mapa radi sa svim podržanim verzijama klijenta programa Outlook kada ste spojeni na Microsoft Exchange Server, uključujući Hotmail ili Outlook.com. Ako se povežete s nekom drugom uslugom, kao što je Gmail ili osobni poslužitelj e-pošte, možete konfigurirati ove opcije, ali ih Outlook može ignorirati.
Možete pristupiti opcijama sinkronizacije mape tako da kliknete Mapa> Svojstva mape.
Također možete desnom tipkom miša kliknuti mapu u navigacijskom oknu, a zatim kliknite naredbu "Svojstva".
Na prozoru svojstava mape prijeđite na karticu "Sinkronizacija".
Dobra vijest je da na ovoj kartici postoji samo jedna stvar: izradite filtar. Kliknite gumb "Filtar" da biste otvorili prozor filtra i započeli.
Prozor filtra omogućuje odabir uvjeta (ili uvjeta) koje poruka mora zadovoljiti za Outlook da bi je preuzeli u tu mapu. Sva e-pošta koja ne zadovoljava ove uvjete i dalje postoji na poslužitelju, a te e-poruke možete pristupiti putem internetske aplikacije programa Outlook ili na mreži.
Svaka mapa može imati različite filtre za sinkronizaciju, pa ako izradite filtar na Inboxu, to neće utjecati na neku drugu mapu. Morate stvoriti zaseban filtar za svaku mapu, tako da je stvarno smisleno koristiti ovo na mapama s puno stavki.
Upravo sada u pretincu pristigle pošte je puna poruka e-pošte gdje sam bio CC'ed na stvari koje nisu toliko važno pa ćemo stvoriti filtar koji samo sinkronizira poštu poslanu meni i gdje sam ja jedina osoba na " Za "redak".
Da biste to učinili, dodajte naziv u okvir "Poslana", omogućite potvrdni okvir "Gdje sam", a zatim s padajućeg izbornika s desne strane odaberite "jedina osoba na liniji".
Kliknite gumb "OK" i pojavit će se poruka upozorenja.
Ova poruka znači da će se sve e-poruke koje se podudaraju s vašim filtrom preuzeti u mapu, a sve e-poruke koje se ne podudaraju s vašim filtrom bit će uklonjene iz lokalne mape. Poruke e-pošte koje se ne podudaraju neće se izbrisati - one će i dalje biti dostupne u web-aplikaciji Outlook i ako promijenite ili uklonite filtar, Outlook ih može ponovno preuzeti.
Kliknite "OK" u poruci, a zatim "OK" u prozoru svojstava. Ponovo pokrenite Outlook i filtar treba primijeniti odmah, iako na mapama s tisućama e-pošte može potrajati neko vrijeme da se ponovno sinkronizira. Kada se vaš filtar za poštu sinkronizira, možete kompaktirati poštanski sandučić kako biste maksimalno povećali prostor.
Da biste uklonili filtar, vratite se u prozor filtra i kliknite gumb "Obriši sve". Zatvorite otvorene prozore i ponovo pokrenite Outlook da biste primijenili promjene.
Ovaj alat za sinkronizaciju izvrsno je za dijeljene poštanske sandučiće u kojima samo želite vidjeti e-poštu koja vam je poslana vama ili vašem timu. Možete ga koristiti i za zaustavljanje prikazivanja e-pošte ili kalendarskih događaja starijih od određene dobi, filtriranja velikih privitaka, zaustavljanja sinkronizacije e-pošte s određenih adresa i još mnogo toga. Kriteriji filtra su mnogobrojni i raznoliki, pa ako želite filtrirati određene e-poruke, trebali biste pronaći kombinaciju kriterija filtra koji vam omogućuje da to učinite.
