Ako upotrebljavate Outlook za bilo koju značajnu količinu vremena, vjerojatno imate nekoliko pravila koja će vam pomoći da upravljate plimnim valom e-pošte. Ako imate novo računalo ili ponovno instalirate sustav Windows, ne morate ih ponovo postaviti - samo ih izvezite.
Pravilo u programu Outlook je niz koraka koje ste postavili automatski poduzeti određene radnje na porukama e-pošte tijekom primanja. Na primjer, možete automatski prikazati obavijest kada primite važne poruke e-pošte, premjestite slične e-poruke u određenu mapu ili označite poruku za praćenje u određeno vrijeme.
Srećom, Outlook ima način za izradu sigurnosnih kopija ovih pravila. To je korisno ako morate ponovo instalirati sustav Windows, postaviti Outlook na novo računalo ili dijeliti pravila s drugim ljudima.
Za početak provjerite je li kartica "Početna" aktivna. U odjeljku "Premjesti" kliknite "Pravila" i odaberite "Upravljanje pravilima i upozorenjima" s padajućeg izbornika.
NAPOMENA: Pravila i upozorenja možete pristupiti tako da kliknete karticu "Datoteka", a zatim kliknete gumb "Upravljanje pravilima i upozorenjima" na zaslonu "Podaci o računu".
Prikazuje se dijaloški okvir "Pravila i upozorenja". Na kartici "Pravila e-pošte" kliknite "Opcije" na alatnoj traci iznad popisa pravila koja ste stvorili.
NAPOMENA: Sva ovdje navedena pravila bit će sigurnosno kopirana, a ne samo odabrana pravila.
Na dijaloškom okviru "Opcije" kliknite "Izvoz pravila".
Prikazuje se dijaloški okvir "Spremi izvezena pravila kao". Dođite do mape u koju želite spremiti sigurnosnu datoteku svojeg pravila. Unesite naziv datoteke sigurnosne kopije u okvir za uređivanje "Naziv datoteke". Pravilo "Pravila čarobnjaka pravila (* .rwz)" odabire se prema zadanim postavkama u padajućem popisu "Spremi kao vrstu" i ekstenzija .rwz automatski se dodaje datoteci. Ako dijelite pravila s drugim ljudima koji koriste istu verziju programa Outlook kao i vi, kliknite "Spremi". Ako dijelite datoteku svojih pravila s nekim tko koristi stariju verziju programa Outlook, morat ćete odabrati neku drugu vrstu datoteka pravila prije nego što spremite datoteku, kao što je objašnjeno u nastavku.
Uz formatu datoteka pravila za trenutačnu verziju programa Outlook, padajućeg popisa "Spremi kao vrstu" nudi tri dodatna formata za datoteku pravila, za osobe koje još uvijek koriste Outlook 2002, 2000 ili 98. Odaberite jednu od one opcije po potrebi, a zatim kliknite "U redu" da biste spremili datoteku pravila.
NAPOMENA: Ako dijelite pravila s više osoba koristeći različite starije verzije programa Outlook, odaberite najraniju verziju jer starije datoteke pravila uvijek mogu biti otvorene u novijim verzijama programa Outlook.
Nakon što izvezete datoteku s pravilima, kliknite "U redu" na dijaloškim okvirima "Opcije" i "Pravila i upozorenja" da biste se vratili na glavni zaslon e-pošte (ili "Podaci o računu", ovisno o tome gdje ste krenuli).
Sada možete izraditi sigurnosnu kopiju rezultirajuće .rwz datoteke na bilo koji vanjski ili mrežni pogon ili ga dijeliti s drugim ljudima.
Sada, recimo da ste postavili novo računalo, instalirali Office, uvezli datoteku podataka Outlook koju ste sigurnosno kopirali (pravila nisu spremljena u Outlook datotekama podataka) sa starog računala i spremni ste provjeriti e-poštu. Uvedi te pravila koja ste izradili i izradili sigurnosnu kopiju, tako da Outlook može automatski poduzeti radnju na e-pošti kada se pojavi. Otvorite dijaloški okvir "Pravila i upozorenja" na jedan od dva načina na koji smo ranije razgovarali. Imajte na umu da je popis pravila prazan. Da biste to ispravili i uvezli pravila, kliknite "Opcije".
Na dijaloškom okviru "Opcije" kliknite "Uvoz pravila".
Prikazuje se dijaloški okvir "Uvoz pravila iz". Dođite do mape u kojoj ste spremili datoteku sigurnosne kopije pravila, odaberite .rwz datoteku, a zatim kliknite "Otvori".
Primijetit ćete da se popis pravila u dijaloškom okviru "Pravila i upozorenja" iza otvorenog dijaloškog okvira "Opcije" popunjava vašim prilagođenim pravilima. Kliknite "OK" u dijaloškom okviru "Opcije" da biste je zatvorili i vratili u dijaloški okvir "Pravila i upozorenja".
Ako ste provjerili e-poštu prije uvoza pravila, možete pokrenuti pravila sada na e-pošti koju ste već primili. Da biste to učinili, kliknite "Run Rules Now" na alatnoj traci iznad popisa pravila u dijaloškom okviru "Pravila i upozorenja".
Na dijaloškom okviru "Run Rules Now" odaberite pravila koja želite pokrenuti i kliknite "Run Now". Nakon što pravila budu pokrenuta, kliknite "Zatvori", a zatim kliknite "U redu" u dijaloškom okviru "Pravila i upozorenja" da biste je zatvorili. Sada će se vaša pravila automatski pokrenuti, provjeravajući e-poštu koju primate i izvršavate radnje koje ste naveli, a sve iza kulisa.
NAPOMENA: neka pravila možda neće raditi na drugim računalima ako postoje određene mape, osobe itd. Koje se koriste u pravilima stvorenim na izvornom računalu, ali nisu dostupni na drugim računalima.
