Kako poslati e-mail svom profesoru i dobiti brz odgovor

Fotografija tvrtke uniinnsbruck

Profesori su neki od najprometnijih ljudi oko sebe. Moraju predavati, voditi radno vrijeme, raditi s diplomantima i kolegama, prisustvovati konferencijama i drugim javnim događajima te voditi, objavljivati ​​i prezentirati istraživanja. No iako su na vrijeme kratki, postoje načini komuniciranja s njima putem e-pošte i dobivanje pravovremenog odgovora kako biste nastavili raditi s manje zastoja.

Stavite lice na ime

Idealno je da se osobno upoznate sa svojim profesorom prije slanja prvog e-pošte. Predstavite se tijekom prvog tjedna škole. Neka vaš profesor zna o vašim interesima, vašim pitanjima ili nečemu drugom jedinstvenom za vas. Pokazujući da vam je stalo do toga da ih upoznate osobno, potiče ih da pravodobno reagiraju na vaše zahtjeve. Bolji dojam ostaviti, to se bolje mogu sjetiti vas.

Kada dođe vrijeme slanja prve e-poruke s pitanjima o zadatku, vaš će profesor moći staviti vaše lice u vaše ime. To im pomaže staviti e-poštu u kontekst. Ako su već u prošlosti uspješno komunicirali s vama, bit će spremniji ponovno komunicirati bez oklijevanja. I možda će već vjerovati da si ozbiljan učenik.

Upotrijebite Detaljnu liniju predmeta

Predmet je sve što je u pitanju dobivanje pravovremenog odgovora na e-poštu. Prije svega, kada ljudi primaju e-poštu od pošiljatelja koje ne znaju, gledaju na predmetnu liniju za tragove. Temeljem same teme, oni mogu izbrisati poštu koja izgleda spama ili jednostavno nevažno za njih.

Sada, profesori su dužni odgovoriti na studentsku e-poštu za administrativne i klase. Ali predmetna linija je još uvijek važno za brzo dolazak profesora. Oblikujte tematsku liniju tako da ga, kad ga vidite, vaš profesor otvori i čita odmah - umjesto da ga podnese za kasnije čitanje. (Slijedeći cilj je da se e-mail oblikuje na takav način da odmah nakon čitanja vaš profesor odmah odgovara, ali to ćemo dobiti u kasnijem odjeljku.)

Dakle, prije nego što pošaljete svoju e-poštu, suzite ga u svoju specifičnu svrhu. Navedite tu svrhu kao izravno u naslovu.

Umjesto da upotrebljavate "Želim se upisati u vašu klasu", posebno navedite naziv klase i kako vam mogu pomoći da se upišete:

Što ste specifičniji, to vam je lakše učiniti za svog profesora. Vrlo specifičan naslov omogućuje im da pogledaju što se očekuje od njih.

Budite pristojni i formalni

Nakon što upotrijebite dobru temu, trebate se pobrinuti da vaš otvaranje ne sprječava vašeg profesora čitanje pune poruke. Ne želite reći "Hej", a zatim nastavite s porukom. To stvara neprofesionalni ton koji može biti prepreka učinkovitoj komunikaciji. Želite pogriješiti na strani ljubaznosti.

Napišite svoju poruku pristojno i pošteno kao što možete, čak i ako to znači dopuštanje nekih netočnosti. Na primjer, pretpostavimo da ste tijekom ljeta uzeli zajedničku koledžsku školu da biste ispunili opće zahtjeve. Vaš instruktor nije tehnički profesor, već je tek ove godine počeo podučavati dio vremena.

Još ih se želite pozvati kao "profesora" jer je formalna, pristojna i to pokazuje da ste željni uspostaviti dobru komunikaciju. Err na strani ljubaznosti dok se ispravite - kada vas instruktor inzistira da ih uputite na njih kao "g. Bob "ili" Joey ".

Evo još nekih načina kako bi vaša poruka bila pristojna:

• Uvijek se odjavite sa svojim imenom - po mogućnosti prvi i posljednji ako ima puno učenika u razredu.
• Zatvori s rečenicom ili izrazom koji pokazuje vašu zahvalnost za čitanje vaše poruke. Može biti rečenica prije nego što potpišete svoje ime, kao što je: "Cijenim vašu potragu o ovom profesoru Johnu." Ili jednostavno može biti "Hvala", a slijedi vaše ime.
• Ostanite na temu; ići na tangente ukazuje na to da ne poštujete svoje vrijeme, jer vjerojatno imaju stotine drugih poruka e-pošte.
• Nemojte pretpostavljati da će učiniti sve što tražiš. Postoje neke stvari koje profesori moraju učiniti za studente, poput davanja dozvole za ulazak u tečaj ako ispunjavate preduvjete. Ali čak i tako, nemojte pretpostavljati da će učiniti sve što tražite. Ne želite prikazati nepoštivanje ili im dati razlog za ponovno razmatranje kako i ako žele pomoći. Zato pitajte uljudno, što ukazuje na što manje pretpostavki.

Koristite odgovarajuće nazive i oznake

Kao što je već pokriveno, koristite odgovarajuće oznake unutar svoje specifične teme i pozovite svog profesora. Pazite da oznake, brojevi, datumi i vremena budu točni. Ako niste sigurni o vremenu sastanka ili slučajno upućujete na pogrešan test, vaš će profesor morati provesti dodatno vrijeme da biste dvaput provjerili i eventualno ponovno poslali e-poštu radi jasnoće. To potencijalno brzo reagira na razgovor koji obuhvaća više e-poruka.

Držite se točke

Kada idete na tangens u e-mail ili otkriti više (osobnih) informacija nego što je potrebno za zadatak pri ruci, ona u konačnici otpada dragocjeno vrijeme čitanja vašeg profesora - kao i vaše vrijeme. Pristajanje na točku jedan je od nekoliko načina za smanjivanje vremena provedenog na slanje e-pošte i smanjenje potrebe za pisanjem dodatnih poruka e-pošte radi pojašnjenja.

Izbjegavajte nepotrebne riječi i fraze poput "Pitam se" ili "Mislite li da biste mogli ..." Umjesto toga, pitajte samo pitanje. Moglo bi biti zastrašivanje biti toliko iskren sa svojim profesorom, ali s praksom to neće biti slučaj dugo. Zato što ćete naučiti to mjesto na profesionalan način, a to stvara povjerenje.

Slijedi primjer poruke koja traje duže čitanje i više je zbunjujuće u svom duľem obliku:

Kao što možete vidjeti, kondenzirani obrazac dobiva poruku učinkovitije:

Držite ga kratko

Imajući kratko je sličan onome što ostaje na točki. U idealnom slučaju, ne želite više od tri do četiri rečenice u stavku. A vi ne želite napisati jednu poruku s previše odlomaka. Osim ako dijelite povratne informacije ili osobnu priču koja će pomoći vašem profesoru upoznati vas i bolje razumjeti kako vam mogu pomoći.

Izvršite izravni zahtjev

Čak i ako imate veliku temu, još uvijek trebate pratiti poruku. Učinite to tako da izravno postavite zahtjev. Moglo bi biti jasnije ako izrazite zahtjev kao pitanje. Ili, ako koristite otvarač "Molimo ... [zahtjev ovdje]". Imajte na umu da ako pošaljete svog profesora samo da biste dobili svoje mišljenje o nekoj temi, to je još uvijek zahtjev jer tražiš da uzmu vremena za dijeljenje što znaju.

Učinite vaš zahtjev tako jasnim da vaš profesor neće imati pitanja o tome što tražite od njih. Ako možete ostvariti ovaj važan korak, možete pomoći svom profesoru da poduzme akciju odmah nakon čitanja vaše e-pošte. I ne samo da ćete dobiti brz odgovor od njih, ali ćete također ući u to čekanje navedene klase puno prije.

Slijedite gore

Čak i ako uspješno primijenite gore navedena načela u slanje e-pošte svom profesoru i ne dobijete pravovremeni odgovor, moglo bi se dogoditi da vaš profesor još nije stigao do vaše e-pošte ili je trenutačno nedostupan neko vrijeme. Ne brinite o tome što su razlozi, jednostavno slijedite uljudno ako ih niste čuli za više od dva dana. Različiti kampusi imaju različite politike ili kulture (čak i ako nisu pisani) za ono što se smatra pravodobnim odgovorom, tako da može varirati ovisno o vašoj instituciji ili kontekstu.

Primijenite gore navedena načela uzorka na e-poštu za praćenje. Ako iz nekog razloga još uvijek ne možete proći, još jedna e-pošta za praćenje može biti prikladna nakon još tri do četiri dana (opet, ovisno o situaciji). Ili možda je vrijeme da osobno razgovarate sa svojim profesorom. Ako je to slučaj, pobrinite se da saznate od njih kako najbolje komuniciraju putem e-pošte.

Učinkovito komuniciranje s vašim profesorom po potrebi uvelike poboljšava vaše šanse za uspjehom u određenoj klasi. Držite tu komunikaciju pravodobno, glatko i produktivno, tako da možete ostati usredotočeni na svoj posao.