Kako delegirati vaš Outlook račun za nekoga

Dovoljno je da dijelite svoj kalendar u programu Outlook, a u mnogim tvrtkama svi Outlook kalendari prema zadanim su postavkama vidljivi cijelom uredu. No možete dati nekome mnogo višu razinu vidljivosti i kontrole tako što ćete delegirati račun tako da mogu stvoriti i odgovoriti na sastanke i e-poruke za vas. Pogledajmo kako to radi.

Da biste poslali svoj poštanski pretinac nekome, kliknite Datoteka> Postavke računa, a zatim kliknite naredbu "Delegiraj pristup".

To otvara prozor Delegat, koji će biti prazan prilikom prvog otvaranja. Kliknite gumb "Dodaj" da biste postavili delegat.

Otvara se globalni popis adresa (popis svih ljudi u vašoj tvrtki), tako da možete odabrati delegat. (Ne možete delegirati račun netko izvan domene e-pošte, što znači da ako je vaša e-adresa [email protected], svoj poštanski sandučić možete delegirati samo osobi s e-adresom koja završava "@ mycompany.com". „)

Odaberite osobu na koju delegirate, a zatim kliknite "U redu" da biste otvorili dozvole delegata.

Zadane dozvole daju delegat uredniku prava na popis kalendara i zadataka, ali im ne dopušta pristup Pristigloj pošti, kontaktima ili bilješkama. Međutim, možete promijeniti zadanu dozvolu za bilo koju od ovih kategorija. Opcije su:

• Ništa: Delegat nema pristup.
• recenzent: Delegat može čitati stavke, ali ih ne može uređivati.
• Autor: Delegat može čitati i stvarati stavke, te promijeniti i izbrisati stavke koje stvaraju (kao što su zahtjevi za sastanke ili zadatke).
• Urednik: Delegat može učiniti sve što jedan autor može učiniti, a također može promijeniti i izbrisati stavke koje ste stvorili.

Ako samo želite da vaš delegat upravlja vašim kalendarom (i zadacima koji se mogu dodijeliti drugim ljudima), zadane dozvole će dobro funkcionirati. "Delegat prima kopije poruka vezanih za sastanke poslane meni" je uključena, tako da delegat ne treba pristup vašem pristigloj pošti. Zahtjevi za sastanke i odgovori automatski se šalju kada je ovo uključeno.

Vaš izaslanik neće vidjeti sastanke ili obveze koje ste stvorili i označili kao privatne; oni će samo vidjeti da postoji privatni sastanak. Ako želite da vidite (i uredite) svoje privatne obveze, uključite opciju "Delegat može vidjeti moje privatne stavke".

Konačno, obično je dobra ideja da uključite opciju "Automatski pošalji poruku da biste prenijeli sažetak ovih dopuštenja", tako da delegat zna da imaju dopuštenje za pristup spremniku.

Kliknite U redu da biste se vratili na ploču Delegati. Dostupne su tri opcije na dnu koja su bila zasjenjena prije dodavanja delegata.

Zadani zahtjevi za sastanke za slanje šalju se vašim delegatima, a kopiju vam se šalje radi referentnih radova za većinu ljudi, ali ako želite, promijenite ih u jednu od ostalih opcija.

Nakon što kliknete "U redu", vaš je delegat dodan. Oni sada mogu dodati vaš poštanski pretinac na svoj profil programa Outlook i pristupiti im što ste im omogućili pristup.