Pravila na strani poslužitelja prikazuju se na poslužitelju, a ne u klijentu programa Outlook, pa vam omogućuju primjenu pravila prije nego li poruke ikada dodirnu vaš sustav. Evo kako oni rade i što možete učiniti s njima.
Kada postavite uobičajena pravila u programu Outlook, oni funkcioniraju samo kada je aplikacija Outlook otvorena na vašem sustavu. Ovo se zove pravila o klijentima jer rade u aplikaciji klijenta programa Outlook. Oni su izvrsni za stvari poput filtriranja e-pošte u različite mape jer pravila se otvaraju kada otvorite Outlook ili kada se poruke pojavljuju u pretincu pristigle pošte.
Ali što ako želite da se pravila prestanu zatvoriti kada je Outlook zatvoren, kao što je prosljeđivanje poruka kolegici dok ste na odmoru? Za to, trebate pravila na poslužitelju, koji rade na poslužitelju koji obrađuje poštu bez obzira na to imate li Outlook otvoren na računalu. Outlook vam omogućuje da stvorite i one, pa prijeđimo postupak.
upozorenje: Pravila na poslužiteljskoj razini funkcioniraju ako koristite Microsoft Exchange za vaš poslužitelj e-pošte (O365 ili lokalni Exchange poslužitelj), ali ne ako koristite Outlook za obradu poruke e-pošte od davatelja usluga kao što je Gmail ili Yahoo !. I dalje možete postaviti odgovor izvan ureda i pravila za račun koji nije Microsoft, ali ćete morati napustiti Outlook i pokrenuti ga. Ako je to ono što trebate, imamo upute za vas.
U Upravitelju pravila izradite pravilna pravila (na strani klijenta) tako što ćete posjetiti Početna> Pravila, ali ih ne upotrebljavamo. Umjesto toga idite na Datoteka> Opcije i kliknite gumb "Automatski odgovori".
Da biste počeli izrađivati pravilo na strani poslužitelja, kliknite gumb "Pravila".
Time se pojavljuje ploča Pravila automatskog odgovora, a kao što možete vidjeti, ne možete puno učiniti osim klikom na gumb "Dodaj pravilo".
Prozor Uređivanje pravila koji se otvori je mjesto gdje možete oblikovati novo pravilo na strani poslužitelja.
Vidjet ćete da su opcije za ova pravila puno jednostavnije nego u Upravitelju pravila. To je zato što ste ograničeni na radnje koje poslužitelj može izvršiti. Ako želite da Outlook reproducira određeni zvuk kada dođe pošta od vašeg šefa, to možete učiniti samo s pravilom klijentske strane.
Pretpostavimo da je jedan od tima udaljen i žele da se bilo koja poruka e-pošte o pokretanju u određenu mapu proslijedi određenoj osobi. Prvo, odabrali bi opciju "Poslan izravno meni". Dalje, oni bi unijeli "How-To-Geek" u naslovnu liniju. Zatim bi odabrali opciju "Kopiraj u" i odaberite mapu. I konačno, oni bi provjerili opciju "Proslijedi", odaberite primatelja iz adresara, a zatim kliknite "U redu".
Pravilo se dodaje popisu pravila na strani poslužitelja i bit će pokrenuto bez obzira je li Outlook otvoren.
Možete dodati onoliko pravila koja vam se sviđaju. I očito, s njima možete učiniti više nego jednostavan primjer koji smo ovdje prikazali. Možete ih koristiti za promjenu važnosti poruka od određenih kontakata ili koje sadrže određene riječi u predmetu. Ili biste mogli imati pravilo na poslužitelju, izbrišite određene vrste poruka prije nego što ikad dostignu vašu pristiglu poštu.
