"Ured bez papira" za koji smo bili obećani, nikad se ne čini za mnoge ljude. Stvarnost je, međutim, da je danas ured bez papira ovdje ako ga želite iskoristiti.
Ako ste još uvijek netko tko ispisuje e-poštu, web stranice i ostale dokumente, sada se možete zaustaviti. Postoje bolji načini za praćenje podataka i brže pristupanje - napokon, ne možete tražiti riječi na fizičkim papirima.
Slučaj protiv tiska
Tiskanje je skupo i neprikladno, što zahtijeva često skuplje tintne uloške, papir za pisače i nove pisače kada je taj jeftin inkjet pisač neizbježno propušta. Sve taj papir postaje nered koji mora biti pravilno organiziran, ili nikada nećete moći pronaći ono što tražite. Ne možete ga pristupati kad ste udaljeni od vašeg ureda, ne možete pretraživati preko nje i imate samo jednu kopiju tako da ste u nevolji ako se ikad nešto dogodi.
Ispis je bio neophodan kad su računala bila teška opeka koja je sjedila na stolovima. Sada šetamo računalima u džepovima, tabletima koji se približavaju veličini komada papira i uslugama oblakom koji mogu sigurnosno kopirati i sinkronizirati sve vaše dokumente na svim uređajima. Možete tražiti dokumente koje ste spremili pomoću riječi koje sadrže, tako da ne morate postaviti i upravljati kompliciranim sustavom podnošenja.
Kako ne ispisati
Mi geek možda su prestali tiskati davno, ali postoje mnogi ljudi koji redovito ispisuju poruke e-pošte i web stranice. Pokušat ćemo vam ponuditi neke savjete koji će vas odvesti daleko od pisača i na novi način spremanja i organiziranja informacija koje imaju smisla.
- Stvorite kabinet digitalnih datoteka: Prvo, odlučite gdje ćete spremiti stvari umjesto da ih ispisujete. Pomaže vam da imate jedno dosljedno mjesto gdje ćete sve spremiti. Preporučili smo neku vrstu oblak usluge koja se sinkronizira na svim vašim uređajima tako da im možete pristupiti na pametnim telefonima i tabletima, kao i na računalu. Mnogi ljudi upotrebljavaju Evernote kao svoju arhivu za sve svoje bilješke i dokumente, ali biste se također mogli odlučiti za spremanje u uslugu pohrane oblaka kao što su Dropbox, Google disk ili Microsoft OneDrive. Ako vam se najviše sviđa lokalna pohrana, datoteke možete spremiti u jednu mapu na računalu - ali svakako napravite sigurnosne kopije. To će biti manje prikladno jer ćete morati ručno kopirati datoteke na druge uređaje ako ih želite vidjeti drugdje.
- Ispis u PDF: Sve što želite ispisati - bilo da je to priznanica, dokument, e-adresa ili web stranica - može se ispisati u PDF datoteku. Prvo, morat ćete instalirati PDF pisač na Windows računalo. Tada možete proći kroz postupak ispisa kao normalno, odabirom virtualnog PDF pisača. Dobit ćete datoteku koju možete pohraniti u nešto poput Evernote ili Dropboxa.
- Ispis e-pošte: E-poruke se mogu tiskati na PDF na isti način. Možete ih pokušati istaknuti (ako upotrebljavate Gmail) ili ih dodati u posebnu mapu ili oznaku na koju se kasnije možete uputiti. Te e-poruke možete pristupiti kasnije s bilo kojeg uređaja s klijentom e-pošte - nema potrebe za ispisom.
- Ispis web stranica: Ako ispisujete web stranice koje se odnose na kasnije, možete ih ispisati umjesto PDF-a. Možete ih i označiti da biste ih kasnije pregledali (vaši se oznake mogu sinkronizirati na svim vašim uređajima). Ako kasnije želite pročitati web stranicu, upotrijebite uslugu poput Pocket ili Instapaper da biste stvorili popis stvari koje želite pročitati. Usluge kao što je ova uzimaju web stranicu, pretvaraju ga u čitljivi članak samo za tekst i čak ga pohranjuju izvanmrežno na mobilnim uređajima tako da kasnije možete pročitati web stranicu bez potrebe za ispisom.
- Ispis karata: Ne biste trebali ispisivati karte ako imate pametni telefon s GPS-om. Ako upotrebljavate Google karte, možete se prijaviti u aplikaciju Google karte i pregledati popis pretraživanja koja ste napravili na web stranici Google karata na računalu. Također biste mogli jednostavno ispisati kartu u PDF, naravno.
- Faksiranje dokumenata: Neki kalcificirani stari posao i dalje zahtijevaju faksove. Možete koristiti uslugu kao što je HelloFax za slanje faksova putem weba. HelloFax nudi pet besplatnih faksova mjesečno - to bi trebalo biti više nego dovoljno za kućne korisnike da samo povremeno trebaju poslati faksom tvrtku.
- Kada netko inzistira na tiskanim dokumentima: Nažalost, neke organizacije i dalje inzistiraju na tiskanim dokumentima. Ne postoji samo ovo. Ako oni neće preuzeti PDF e-poštom, možda ćete morati ispisati.
- Što učiniti s vašim starim dokumentima papira: Lakše je krenuti dalje bez papira, umjesto da odlučite metodološki pretvoriti sve svoje stare dokumente u digitalne verzije - to može biti puno posla. Ipak, možete skenirajte svoje stare dokumente u PDF datoteke skenerom.
Korištenje vaših digitalnih datoteka
Vaš digitalni radni prostor sada ima niz prednosti koje papir nema:
- rezerva: Vaše su datoteke sigurnosno kopirane ako ste ih pohranili na uslugu kao što je Evernote, Dropbox, Google disk ili SkyDrive. Ako vaša kuća spali, nećete izgubiti važne dokumente.
- traži: Možete jednostavno pretražiti sve vaše elektronske dokumente kako biste pronašli potrebne dokumente bez prosijavanja papira. Evernote, Dropbox, Google disk, SkyDrive, čak i Windows - svi imaju značajke pretraživanja cijelog teksta.
- Pristup svugdje: Vaši se radovi mogu pristupiti bilo gdje s računala, pametnog telefona ili tableta. Ako ste vani i trebate nešto tražiti, to možete učiniti s vašeg pametnog telefona umjesto da idete kući i kopirate kroz svoje papire.
- Nema nereda: Ne morate se brinuti o pohranjivanju, organiziranju, stvaranju prostora i objavljivanju dokumenata.
- Troškovi tiskanja: Ako ne morate kupiti skupe tinte, jeftine pisače i hrpe papira za pisač, uštedjet ćete novac.
Naravno, neki dokumenti mogu biti preosjetljivi da bi bili pohranjeni na mreži. U takvim situacijama uvijek možete koristiti šifriranje - izradite šifrirani spremnik i pohranite je u uslugu kao što je Dropbox, Google disk ili SkyDrive. Ljudi će trebati lozinku prije nego što mogu pristupiti vašim dokumentima.
Image Credit: Sarah Kolb-Williams na Flickr, cellanr na Flickr, jeremyfoo na Flickr
