Smanjite vrijeme provedeno na slanje i primanje e-pošte

Fotografija H je za dom

E-pošta može olakšati komunikaciju, ali isto tako može isušiti vaše vrijeme. Saznajte kako obraditi dolaznu e-poštu i pisati odlaznu e-poštu kako biste uštedjeli vrijeme.

Prema anketi iz 2005. godine, intervjui zaposlenika pokazali su da je vrijeme izgubljeno na e-mailu izazvalo poduzeće s 10.000 zaposlenika koje bi godišnje izgubilo oko 152 milijuna dolara plaća.

E-mail jasno ima svoje padove. Nejasna e-pošta odvlače zaposlenike iz važnih poslovnih zadataka, komunikacijskih kanala u oblaku i često stvaraju dodatni posao. Izbjegavajte zamke e-pošte slijedeći prijedloge u nastavku.

Kako dolazna e-pošta može trošiti vaše vrijeme

Fotografija Dvortygirl

Postoji mnogo vrsta poruka e-pošte koje mogu trošiti vrijeme. Oni koji:

• Moglo bi se smanjiti iz više poruka i kondenzirati u sveobuhvatnu
• Nemojte se izravno odnositi na vas
• Vezu se s vama, ali ne na izravnom putu, što vas ostavlja nesigurno o tome kako ili ako biste trebali odgovoriti (i pojesti vrijeme)
• Ne usmjeravajte vas da poduzmete nešto (što je neproduktivno)
• Prepustite se i / ili ohrabrujte da gubite vrijeme na webu
• Nisu prikladni za e-poštu i imaju više smisla putem dinamičnog komunikacijskog kanala kao što je poslovni sastanak ili neki oblik koji je prikladniji za sadržaj (poput samostalnog dokumenta bogatog informacijama)

Kako učinkovito procesirati dolaznu poštu

Da biste učinkovito čitali i obradili e-poštu, trebate se usredotočiti na dvije stvari - prepoznavanje poruke e-pošte (ili nedostatka) i odlučivanje o tome koja će se radnja poduzeti kao odgovor.

Korak 1: Shvatiti poruku (ili nedostatak)

Kad god pročitate novu e-poštu, uzmite što manje vremena da shvatite:

• Hoće li vam govornik izravno ili neizravno obraćati
• Je li vam govornik rekao što očekuju od vas?
• Bilo da je to učinjeno na jasan način
• Je li ukupna poruka relevantna za vas
• Je li cjelokupna poruka prikladna, s obzirom na kontekst vašeg odnosa prema pošiljatelju (ili nedostatku, ako npr. Pokušavaju pokrenuti poslovni odnos)

To će vam pomoći da utvrdite što je poruka e-pošte i kako želite odgovoriti. To jest, ako namjeravate odgovoriti na prvo mjesto.

Posebno je važno napomenuti da govornik radi jedno ili više stvari koje vas mogu navesti na gubitak dragocjenog vremena, kao što su:

• Nejasno zbog onoga što pokušavaju reći
• Upotreba jezika na zbunjujući ili eufemistički način da se izbjegne konkretno govoriti (npr. "Mislim da u nekom trenutku moramo imati srce u srcu" u odnosu na "Možeš li me nazvati ovaj tjedan kako bismo telefonom mogli razgovarati o nečem važnom? „)
• Šumiranje ili odlazak iz teme
• Uključujući informacije koje nisu vaše poslovanje, neprikladne, uvredljive ili nekoherentne
• Cc ili bcc'ing za poruke koje nisu relevantne za vas
• Ponavljanje iste poruke kroz različite e-poruke ili ponavljanje onoga što je prethodno opisano, osim e-pošte
• Pisanje o nečemu što ste već raspravljali i riješili - na zaboravan ili bezobziran način

U takvim situacijama, budite posebno oprezni odgovoriti na učinkovit način koji minimizira koliko vremena ćete potrošiti na komunikaciju. Zato što je lako prepustiti navedenim dvosmislenim scenarijima e-pošte da se iskače vaše vrijeme.

Korak 2: Odlučite o tome što poduzeti

Kada znate o čemu se radi, saznajte što produktivniji način da odgovorite. Evo nekoliko tipičnih odgovora:

• Prebacivanje razgovora na bolji komunikacijski medij kao što su telefonski i konferencijski pozivi
• Odgovarajući na ponavljajuće pitanje više ljudi - a ne putem e-pošte - ali putem više medija koji se može dijeliti s informacijama, kao što je Google Doc
• Ne reagirajući na poruke koje ne daju jasno što govornik očekuje od vas (čak i ako se osjeća malo nepristojno)
• Obraćajući se nejasnim porukama izravnim i kratkim konkretnim pitanjima, poput: "Kada biste željeli da izvješće završi?" Ili "Kako biste željeli da doprinesem ovom projektu?"
• Podizanje telefona i pozivanje osobe u bilo kojem dramu ili prijelaz komunikacije počinje se pojavljivati ​​- izvlačenje putem e-pošte trajat će samo dulje i može intenzivirati sukob

3. korak: vratite se na zadatak

Najvažnije, nakon što odgovorite na poruku e-pošte (koja se može sastojati od neodgovora i umjesto brisanja poruke), morate se vratiti na zadatak. Prijeđite na sljedeću e-poštu koja čeka u vašoj pristigloj pošti ili prebacujte zupčanike i vrati se na pravi rad, umjesto da reagira na zahtjeve drugih ljudi.

Kako slanje e-pošte može trošiti vrijeme

Fotografija Adikosa

Osim toga, postoji mnogo vrsta e-pošte šaljete koji može trošiti vrijeme. Oni koji:

• Nepotrebno su izbačeni u nekoliko poruka, od kojih svako traje vremena i misli se da će ga krošiti, umjesto jednog sveobuhvatnog
• Nemojte se izravno odnositi na primatelja, što je gubitak truda s vaše strane
• Nisu dovoljno jasni i privlače se dugim razgovorima e-poštom i / ili nesporazumima, ili uopće nemaju produktivne radnje (što znači da ćete kasnije morati više vremena pokrenuti razgovor)
• Nemojte usmjeravati primatelja da poduzme neku radnju koja je neproduktivna
• Ometajte i potaknite primatelja da gube vrijeme na webu - što znači da potiče isto od vas
• Nisu prikladni za format e-pošte, ali se bolje komuniciraju putem konverzacije u stvarnom vremenu ili putem obrazovnog ili informativnog dokumenta kao što su priručnik, članak bloga, FAQ stranica, izvješće tvrtke ili PowerPoint prezentaciju

Kako učinkovito poslati e-poštu

Da biste pisali e-poštu koja ne troši vrijeme dugo (ne spomenuti vrijeme vašeg primatelja), trebate se usredotočiti na pet stvari: priopćavanje jasne poruke, zahtijevanje primatelja poduzimanje koraka poduzimanja aktivnosti, korištenje dobre strukture, uređivanje prije nego što pritisnete slanje i učinkovito pratite.

Korak 1: Obriši svoju poruku

Prije nego što nacrirete i e-poštu, trebate dobiti jasnu poruku o poruci. odrediti:

• Ono što želite komunicirati
• Zašto ga želite komunicirati
• Koje radnje želite da primatelj preuzme
• Kako ih najbolje možete uvjeriti da poduzmu takve akcije

Evo nekoliko uobičajenih razloga za slanje e-pošte:

• Podsjetiti nekoga na krajnji rok
• Dati nekome pisane upute o zadatku
• Postaviti brzo pitanje na koje se na odgovarajući način može odgovoriti putem pisanja
• Odgovoriti na brzo pitanje na koje se na odgovarajući način može odgovoriti putem pisanja
• Prolaziti zajedno s vremenom osjetljivim informacijama
• Ponuditi dostupne datume za zakazivanje sastanka
• Pratiti nakon sastanka i pokazati zahvalnost

U svim ovim primjerima, osim posljednjeg, želite da vaš primatelj poduzme neku radnju (čak i ako vam to samo odgovara).

Ponekad se akcija ne čini kao akcija. Možda želite:

• Prolazite uz savjet za suradnika
• Neka znaju vaši prijatelji da ste sigurno putovali na putno odredište
• Dajte kratko ažuriranje o tome kako radite na novom odredištu i kako se možete dosegnuti u idućih nekoliko tjedana

U svakoj od ovih situacija nećete reći primatelju da poduzme određenu radnju. Međutim, podrazumijeva se da se ne očekuje da poduzimaju nikakve radnje, sve dok dajete e-mailu pravilno zatvaranje ili barem potpišete svoje ime. Razumiju da komunikacija može lako završiti s vašom e-poštom; da ne trebaju odgovoriti.

Korak 2: Zatražite svog primatelja poduzmite korake koje se mogu poduzeti

Da biste napisali učinkovite e-poruke koji vam štedi vrijeme, morate ih učiniti djelotvornima. I morate osigurati da je vaš primatelj jasan o tome što se očekuje od njih.

Ako ne ciljaš to, ali pokušavate navesti vašu životnu priču ili objasniti zašto se držite za sljedeći model iPhone umjesto da dobijete najnoviji, možete zaboraviti na uštedu vremena jer pisanje pisama za pisanje uzima puno misli i vremena.

Usredotočite se na sljedeće prilikom izvođenja radnji e-pošte:

• Postavljanje rokova
• Prikazivanje planova za nepredviđene događaje
• Nudimo potencijalne mogućnosti za sljedeći tijek akcije (npr. Vrijeme kada ste dostupni za sastanak u osobi, lokacije na kojima ste na raspolaganju)
• Pružiti mišljenje kada ga se pita
• Upućivanje zahtjeva koji je prikladan za pisanje i zapravo je prikladniji način korištenja drugog načina komunikacije
• Pružanje skupa uputa za zadatak koji je primatelj dogovorio izvršiti

Budite proaktivni i odlučni kada izradite korake koji se mogu poduzeti. Izbjegavajte postavljati otvorena pitanja, osim ako ne postoji druga opcija. Budući da su otvorena pitanja suprotna djelotvornom sadržaju.

Evo nekoliko primjera:

• Umjesto da zatražite od primatelja da vam daju svoj raspored (i gubitak e-pošte u tom postupku) - započnite slanjem svojih raspoloživih sastanaka.
• Umjesto da pitate svog primatelja što misle o određenoj poslovnoj odluci, navedite potencijalnu odluku i zatražite povratnu informaciju; na taj način oni neće morati sami napraviti nešto i umjesto toga će imati nešto za rad

Čuvate e-poštu aktivnom pružajući jasne upute čitatelju i zadržavajući sadržaj djelotvoran, a ne otvoren.

Ono što je najvažnije, morate biti sigurni da je svaka akcija koju očekujete od svog čitatelja jasno priopćena. Nemojte pretpostaviti da znaju da želite postaviti sastanak ovaj tjedan samo da ponudite svoje slobodno vrijeme. Nemojte pretpostavljati da znaju koji zadatak zadataka vaš set uputa vrijedi. Izričito ih navedite i ljubazno ih obavijestite o tome što želite da učine.

Korak 3: Stvaranje dobre strukture

Jedan ste jasno definirali svoju poruku i učinili to djelotvornim, vrijeme je da je organizirate tako da prenesete tu jasnoću i vaše zahtjeve koji se mogu poduzeti.

Stavak: Opće pravilo koje slijedi je držanje stavaka pod pet rečenica. Ne samo da je teško usredotočiti se na dugačke odlomke dok čitanje na webu, već i neprikladni odlomci pružaju primatelju priliku da izgube fokus i možda propuste na najvažnijim točkama. To onda dovodi do neurednih ili suvišnih odgovora, koji oblače komunikacijski kanal.

rečenice: Koristite aktivni glas pri pisanju rečenica. Održavajte kratke i kratke rečenice. Izbjegavajte odlazak na tangente ili nepotrebno objašnjavanje razmišljanja ili osjećaja o stvarima. Umjesto toga, pridržavajte se činjenica i koju radnju zahtijevate od primatelja.

riječi: Pokušajte ne koristiti velike riječi ili sleng, osim ako znate da ih publika neće razumjeti. Izbjegavajte viceve i kulturne reference koje bi mogle biti pogrešno shvaćene, jer sve što se lako može pogrešno protumačiti potencijalna je prepreka učinkovitoj komunikaciji.

Izbjegavajte dodatne riječi i kvalifikacijske izraze. "S obzirom na trenutačnu situaciju u kojoj se to trenutno događa, mislim da bi bilo mudro ..." je kvalificirajuća izjava koja ne samo da gubi riječ i vrijeme, nego i distracts od stvarne poruke. Umjesto toga, samo navedite svoju preporuku bez potrebe za kvalifikacijom.

Drugi primjer: "Pitam se mogu li vas pitati ..." Izreži ovu rečenicu i jednostavno postavlja pitanje. To će također povećati vaše samopouzdanje, jer nećete podsvjesno zatražiti dopuštenje da proaktivno komuniciraju.

interpunkcija: Zadržite pravopisne znakove jednostavnim.Kvalificirane riječi i fraze učinkoviti su samo ako se koriste za uspostavljanje ljubaznosti prilikom pokretanja komunikacije s osobom s kojom biste željeli imati poslovni ili osobni odnos. U takvim slučajevima, ne morate nužno htjeti biti predstojeći, ali upotrijebite neke pristojne fraze kako biste pokazali poštovanje za svoje vrijeme.

Minimiziraj upotrebu zareza - to vam prirodno pomaže da kratke rečenice održite. Izbjegavajte lijen govor inspiriran tekstom, s prekomjernom uporabom točkastih točaka i uzastopnim zarezima. Umjesto toga, zapišite rečenice pravim engleskim jezikom i iskoristite kontrakcije kada to ima smisla, jer bolje čitaju čitanje.

Osim toga, uzmite u obzir poprečni popisi s točkama s metkom i pomoću retka crtica da biste razbili glavne odjeljke (što može uključivati ​​jedan ili više stavaka).

Bullet-points i break sekcije poboljšavaju web čitljivost, kao i pomoći vam da organizirate svoju poruku jasnije.

Korak 4: Uredi prije slanja

Prije slanja e-pošte, potrebno je 1-2 minute da ga pročitate naglas. To će vam pomoći uhvatiti pogreške ili primijetiti nezgodne dijelove koje inače ne biste rekli u osobi. Odmaknite te dodatne riječi i pojednostavnite interpunkciju. Izbacite popise i smanjite svoje odlomke.

Kada možete odgovoriti na sljedeća pitanja s "da", spremni ste pritisnuti "pošalji":

• Je li poruka jasna?
• Jesu li očekivanja djelotvorna i jasno navedena?
• Hoće li moj primatelj moći uspješno primiti moju poruku? Uspjeh znači da znaju što se očekuje od njih.
• Ako su uloge poništene, hoću li uspjeti primiti ovu poruku?

Korak 5: Slijedite učinkovito

Osim toga, budite proaktivni u praćenju e-pošte. Ako netko ne odgovori na izravni zahtjev, ne gubite vrijeme pitajući se što se dogodilo. Umjesto toga, pošaljite pristojnu, ali izravnu poruku e-pošte za prijavu s njima. Primijenite gore navedena načela. I ne trošite previše vremena pokušavajući dobiti odgovor; ako primatelj ne komunicira s vama, znajte kada se krenuti ili umjesto toga pristupiti osobi.

Koristite e-poštu za spremanje vremena

E-pošta vam može uštedjeti puno vremena ako znate kako je učinkovito koristiti. I to vrijedi i za slanje i primanje poruka.

E-pošta se najbolje koristi za slanje djelotvornih poruka koje odgovarajuće komuniciraju putem pisanja. Ako iskoristite prednosti e-pošte i izbjegnete mnoge zamke koje troše vrijeme, služi kao moćan alat.