Organiziranje i praćenje brojnih poruka e-pošte u uredu svakodnevno može biti posao za sebe. Danas pogledamo kodove boja kako bismo lakše identificirali subjekte poruka i tko ih šalje.
Ova je značajka dostupna u sustavu Office 2007 od samog početka, ali još nismo ga pokrivali, i to sam nešto previdio. Nakon što sam se neko vrijeme igrala s njom, ustanovio sam da je to dobar način za upravljanje brojnim e-porukama koje svakodnevno dobivam. Ovdje ćemo proći kroz bojanje kontakata koji šalju poruke tako da ih lakše uočavaju. Također, kategoriziranje predmeta u različite skupine boja čini se da pomaže u održavanju stvar ravno.
Pošiljatelji šifri boja
Otvorite Outlook i kliknite da biste istaknuli poruku koju želite označiti kodom boja.
Idite na Alati, a zatim Organiziraj.
Otvara se način organiziranja pristigle pošte i želite kliknuti Korištenje boja. Sada možete odabrati boju koju želite povezati s tim kontaktom. Također možete odabrati određenu boju za poruke poslane samo vama, što je praktično kao način razlikovanja grupa i osobnih poruka.
Evo primjera što se može učiniti s bojama. Možda samo želite stvoriti nekoliko boja za najvažnije pošiljatelja ipak, ja sam malo otišao na brod s ovim primjerom.
Kategorije boja
Još jedan koristan način za vizualno organiziranje vaših poruka jest njihova dodavanja kategorija boja. Možete prilagoditi koje se predmete e-pošte odnose na svaku kategoriju boja.
Poruka će imati traku s bojama kategorija na vrhu i možete kliknuti desnom tipkom miša na traku kako biste promijenili boju.
Također možete desnom tipkom miša kliknuti na poruku ispod odjeljka Kategorije da biste promijenili kategoriju.
Svaku kategoriju možete preimenovati na ono što vam ima smisla.
Možda biste htjeli izraditi novu kategoriju za različite e-pošte. Idite na Radnje \ Kategoriziraj i sve kategorije.
Na zaslonu Kategorije boja kliknite na New i dajte kategoriji ime i boju, također možete dodijeliti tipkovnički prečac.
Sada možete razvrstati poruke e-pošte na temelju vrste kategorije u kojoj se nalaze.
Ako želite brzo pogledati vašu e-poštu kako biste dobili ideju o tome što je tamo, upotreba kategorija boja može vam pomoći. Nadajmo se da to možete započeti s organiziranjem e-pošte kako biste znali što šefovi sa šiljastim širom žele da učinite učinkovitije.
