Danas prekrivamo "dosadne" stvari iz Outlooka. Održavanje i sigurnost, kao u, održavanje i osiguranje podatkovne datoteke programa Outlook 2013 - puna svih vaših važnih podataka - backupom i arhiviranjem podataka.
Od sada, ako ste koristili Outlook za sastavljanje i slanje e-pošte, a trebali ste uzeti vremena za uvoz kontakata G-pošte u svoj adresar ili činjenicu da čak upotrebljavate Outlook adresar, znači da imate puno podataka koji treba zaštititi.
Slično tome, vjerojatno ste proveli mnogo vremena i radili na stvaranju kalendara, dodavanju zadataka i popisa, a možda čak i hrpa bilježaka koje želite spremiti.
Sve se to svodi na to da pazite da barem povremeno napravite sigurnosnu kopiju podatkovne datoteke jer, kako bilo tko od nas može potvrditi, prilično je frustrirajuće i depresivno izgubiti sve vaše podatke i morati početi ispočetka.
Za početak, imamo brzi pogled na upravljačku ploču pošte u sustavu Windows.
Kao što prikazuje slika, imate pristup tri ključna područja postavljanja programa Outlook. U tom slučaju, klikom na gumbe "Računi e-pošte ..." ili "Podatkovne datoteke ..." otvorit će se isti prozor, na odgovarajućim karticama.
Na sljedećem snimku zaslona vidjet ćemo karticu E-pošta koja će vam omogućiti poduzimanje radnji na vašem računu e-pošte kao što je popravak ili promjena. Također možete vidjeti gdje se podaci pohranjuju za svaki račun.
Ako želite izravno utjecati na ove podatkovne datoteke, morat ćete kliknuti karticu "Podatkovne datoteke". Postoje neke praktične stvari koje možete učiniti ovdje.
Na primjer, možete kliknuti gumb "Otvori lokaciju datoteke" da biste vidjeli gdje se nalaze podatkovne datoteke. Ovo je praktično jer ćete znati gdje se nalaze u slučaju da ih ikad trebate skenirati i popraviti (raspravlja se u sljedećem odjeljku).
Postoji još jedna zgodna značajka koju možete upotrijebiti u prozoru Postavke računa. Ako su vaše datoteke podataka postale ogromne i zauzimaju tone prostora na disku (neki ljudi prikupljaju gigabajta na gigabajta stare e-pošte), možete ga komprimirati.
Kliknite gumb "Postavke" na kartici Podatkovne datoteke, a zatim kliknite "Kompaktno sada" kako biste smanjili veličinu datoteke podataka programa Outlook.
Upravljačka ploča Pošta pouzdan je način za održavanje vaših podatkovnih datoteka i profila, ali to nije jedini način, a aplikacija programa Outlook također će vam omogućiti administriranje u poštanske sandučiće. Prikazat ćemo vam te kontrole odmah nakon što pokažemo kako popraviti vaše podatkovne datoteke.
Ako niste primijetili do sada, podaci programa Outlook pohranjeni su u .PST ili .OST datoteci, a većinu vremena to nema ništa loše.
Nažalost, ponekad vaši podaci postaju oštećeni, što nije isto što je rekao da je loše ili beznadno izvan oporavka, samo trebate pokrenuti uključeni alat za popravak ulazne pošte. Alat za popravak ulazne pošte ili "ScanPST" skenirat će i popraviti vašu datoteku osobnih mapa, provjeru i ispravljanje pogrešaka tijekom izrade sigurnosne kopije vaše korumpirane .PST ili .OST datoteke samo u slučaju da nešto počne krivo tijekom oporavka.
Alat ScanPST možete pronaći u mapi za instalaciju programa Outlook, obično C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Kada je pronađete, dvaput kliknite ScanPST alat da biste ga pokrenuli.
Prvo što trebate učiniti jest pregledavati gdje se nalaze vaše .PST ili .OST datoteke. Na sljedećem snimku zaslona vidjet ćete gdje se nalaze na našem računalu. Odaberemo jedan i kliknemo "Otvori".
Ako ScanPST alat pronađe bilo kakve pogreške, on će vas obavijestiti koliko i ponuditi popravak. Kliknite gumb s namjerom da pokrenete navedeni popravak.
Kada završite, alat ScanPST će vas obavijestiti da je vaša datoteka programa Outlook uspješno popravljena.
Možete zatvoriti alat ili ponoviti postupak na bilo kojem drugom podatkovnom datotekama prema potrebi.
Razmotrimo neke važne informacije o tome kako najbolje arhivirati i sigurnosno kopirati vaše podatke. Prva stvar koju želimo raspraviti su vaše mogućnosti automatskog arhiviranja. Da biste započeli, kliknite karticu "Datoteka" na vrpci kako biste vidjeli sljedeći zaslon.
Odmah se obratite pažnju, možete odabrati koji račun želite pristupiti (ako je primjenjivo) klikom na padajući izbornik iznad gumba Dodaj račun.
Kliknite na gumb "Čišćenje alata", a zatim odaberite opciju "Spremanje poštanskih sandučića". Ispod su izbori koje ćete vidjeti. Sve je ovdje posvećeno obrezivanju masnoća iz pristigle pošte i arhiviranja starih poruka.
Klikom na gumb "Automatski arhiviranje" Outlook će automatski arhivirati sve mape pošte koje su konfigurirane kao takve. Da biste postavili opcije automatskog pretraživanja, trebate desnom tipkom miša kliknuti mapu pošte i odabrati karticu "Automatsko arhiviranje".
Ovdje vidimo tipični prozor Svojstva mape pošte. Kartica AutoArchive omogućit će vam da prilagodite kako se mapa automatski arhivira. Napominjemo, u ovom snimku zaslona imamo mapu konfiguriranu za automatsko arhiviranje prema vlastitom rasporedu i akcijama.
Također možete dodijeliti mapu za automatsko arhiviranje u skladu s ukupnim zadanim postavkama automatskog arhiviranja programa Outlook. Ako postavite mapu na zadane postavke, a zatim kliknite "Zadana arhivska postavka ...", vidjet ćete sljedeći dijalog (jer su "zadani", sve promjene koje ste ovdje postavili primjenjivat će se na svaku mapu konfiguriranu prema zadanom autokarhu).
Ne zaboravite, te postavke možete pronaći tako da otvorite Opcije i kliknete naslov "Napredno".
Krenimo dalje za ručno arhiviranje vaših podataka.
Jednostavno, ako ne želite koristiti automatski arhiviranje ili želite jednostavno olakšati postupak arhiviranja, vratite se na alate za čišćenje pronađene na zaslonu s informacijama o računu i kliknite i odaberite "Arhiva" da biste otvorili sljedeći dijalog.
Jednostavno, jednostavno želite odabrati mapu koju želite arhivirati, odabrati datum arhivske stavke, a zatim odabrati mapu u koju želite spremiti arhivu. To je sve, gotovi ste!
Sigurnosno kopiranje datoteka s podacima programa Outlook jednostavno je kao kopiranje vaših .OST ili .PST datoteka na drugi tvrdi disk, poslužitelj za oblak, palac za disk ili neki drugi medij za pohranu. Sjećate se kako pronaći svoje podatkovne datoteke?
Otvorite Upravljačku ploču pošte i kliknite gumb "Podatkovne datoteke". Kliknite "Open File Location ..." (Otvori lokaciju datoteke) i zatim izradite sigurnosne kopije podataka.
Na strani napomena, mogli biste trajno preseliti svoje podatkovne datoteke na lokaciju oblaka, kao što je mapa OneDrive ili Dropbox, čime se osigurava da se podaci programa Outlook uvijek tehnički podupiru.
Da biste vratili sigurnosnu kopiranu podatkovnu datoteku, vratimo se na karticu Datoteka i odaberite "Otvori podatkovnu datoteku programa Outlook".
Na sljedećem snimku zaslona File Explorer automatski se otvara u našim arhivima, ali očigledno možete pretraživati gdje god se vaše podatkovne datoteke nalaze.
Odaberite željenu datoteku i kliknite "Otvori" kako biste mogli pristupiti podacima spremljenim u datoteci. Nakon obnove, moći ćete pregledavati i pregledavati stavke kao i obično.
Ako više ne trebate pristupiti sigurnosnoj datiranoj datoteci, možete samo desnom tipkom miša kliknuti na najvišu mapu i odabrati opciju zatvaranja.
Sigurnosno kopiranje i vraćanje podatkovnih datoteka uglavnom je ručna aktivnost, ali ako postavite svoje mape na automatsko arhiviranje često i arhiviraju se na neku lokaciju poput mape u oblaku, tamo imate nešto sigurnosti.
Međutim, najbolji način da se ne biste izgubili bilo kakvih podataka je da redovito izradite sigurnosnu kopiju podataka o veleprodaji. Imate li što želite dodati? Javite nam u našem forumu za raspravu. Kao i uvijek, veselimo se vašim povratnim informacijama.
